Sådan administrerer du fakturering: 5 tips til håndtering af fakturaer for freelancere

Mange drømmer om at arbejde freelance, men lad os nu bare være helt ærlige: Det kan være et mareridt at administrere fakturaer. Det minder om et endeløst spil finansielt Tetris, når man skal få alle tal og forfaldsdatoer til at passe sammen. Og lad os endelig ikke glemme glæderne ved at rykke kunder for ubetalte regninger.

Med de rigtige værktøjer og strategier kan du dog strømline processen og få dine betalinger hurtigere. I denne artikel giver vi dig 5 tips til håndtering af fakturaer, som kan hjælpe dig med at bevare overblikket, så du kan fokusere på det, der er vigtigst for dig – nemlig at imponere dine kunder og skabe vækst i din virksomhed.

Hvorfor er fakturahåndtering så vigtigt?

Hvis du har en effektiv proces til håndtering af fakturaer, kan det hjælpe dig – og dine kunder – med at undgå dyre fejl i behandlingen og betalingen af dine fakturaer. Dette kan hjælpe dig med at undgå forsinkelser i betalingen af dine produkter eller tjenester, som skyldes menneskelige fejl i dataangivelser. Du kan i stedet få en god faktureringsoplevelse helt uden stress, som kan skabe positive relationer til dine kunder.

Hvis du har de rette værktøjer, kan håndteringen af fakturaer også hjælpe dig med at administrere din pengestrøm og din lagerbeholdning samt forudsige din økonomi og din vækst.

Sådan administrerer du fakturaer på en effektiv måde

Her er 5 tips til, hvordan du kan administrere dine fakturaer på en effektiv måde:

1. Vælg den software, der bedst opfylder dine behov

Dit første skridt mod en effektiv fakturahåndtering er at vælge den bedste software. Nogle kunder foretrækker måske at få tilsendt fakturaer som Word-, Google- eller PDF-dokumenter, så de kan uploade dem direkte til deres eget system til håndtering af fakturaer for at behandle dem der.

Du kan dog gøre processen nemmere for alle ved at finde en software, der giver dig mulighed for at oprette, administrere og sende dine fakturaer fra ét sted.

Dropbox giver dig én centralt sted, hvor du kan opbevare alle dine fakturaer, så du nemmere kan finde, administrere og dele dem fra enhver enhed, uanset hvor du er. Dette eliminerer behovet for at opbevare fakturaerne fysisk, f.eks. i papirarkiver eller gemt som filer på en lokal computer, hvilket øger risikoen for, at de går tabt eller bliver beskadiget.

Hvis du gerne vil knytte dine filer til din fakturerings- eller projektstyringssoftware, kan Dropbox integreres med en række forskellige værktøjer som ActiveCollab og Xero Tax.

2. Gør det nemt for dine kunder at betale dig

En af de værste situationer er, hvis en kunde bliver overrasket over at modtage en faktura. Det er vigtigt at drøfte betalingsbetingelserne med din kunde så hurtigt som muligt – helst inden du går i gang med arbejdet. På den måde kan du gøre det klart, hvordan du foretrækker at modtage betaling, så det er så nemt som muligt for kunden, når fakturaen skal betales.

En enkel betalingsproces er en fordel for alle parter – kunderne kan slippe for noget af den tidskrævende administration, der er forbundet med fakturaer, og du kan øge din likviditet ved at modtage betalinger hurtigere.

Elektroniske betalingsmetoder som Stripe og PayPal er mere sikre end traditionelle kontantbetalinger. De er også meget hurtigere end at skulle sende bankoverførsler via netbank.

3. Automatiser processen

Et digitalt faktureringsværktøj kan hjælpe dig med at undgå mange af de potentielle fejl, der normalt opstår i forbindelse med fakturaer i papirform. Dine fakturaer kan sendes til kunden direkte fra dit faktureringsværktøj og går ikke tabt i posten.

Hvis du har brug for at indhente underskrifter til dine fakturaer, kan et værktøj som Dropbox Sign hjælpe dig automatisere det meste af processen, så alt går hurtigere. Du kan oprette genanvendelige skabeloner og forhåndsudfyldte formularer, som du kan tilpasse og sende til elektronisk underskrivning hos dine kunder. Du modtager meddelelser via e-mail, når kunden ser, åbner eller underskriver din faktura.

4. Spar tid med tilpassede skabeloner

Hvis du har brug for at fakturere tilbagevendende betalinger eller regelmæssigt arbejde for kunder, kan du spare masser af tid og kræfter med en skabelon.

På denne måde forhåndsudfyldes de gentagede oplysninger, du ellers manuelt skulle have indtastet igen og igen. Hvis du tilføjer dit brands logo og tilpasser stilen på din skabelon, sikrer du samtidig, at dine fakturaer også er letgenkendelige for dine kunder.

Hvis du ikke har brug for at indhente underskrifter til dine fakturaer, giver Dropbox dig mulighed for nemt at redigere PDF-dokumenter, så du kan oprette nye fakturaer fra en skabelon med nogle få klik. Versionskontrol giver dig mulighed for at spore ændringer af fakturaer – det kan være nyttigt i forbindelse med revision. Du kan derefter dele disse filer med et enkelt klik, og så vil kunder, leverandører og andre interessenter kunne tilgå disse filer. Det gælder også, selvom de ikke har en Dropbox-konto.

5. Hav en plan for ubetalte fakturaer

Mange freelancere kan berette, at forfaldne og ubetalte fakturaer desværre er helt almindeligt. Der er mange faktorer, der kan være skyld i dette – fra fakturaer, der ikke leveres til de rette personer eller afdelinger, til kunder, der simpelthen bare har for travlt til at behandle dem.

Derfor er det vigtigt, at du har lavet en proces for manglende betaling. Denne proces kan f.eks. omfatte:

• Angivelse af gebyrer for sen betaling eller opkrævning af renter i den kontrakt, du har med din kunde
• Anmodning om betaling ved modtagelse, som betyder, at kunden skal betale dig, så snart denne har modtaget fakturaen
• Angivelse af en rimelig betalingsperiode, så kunden ikke føler sig stresset
• Planlægning af påmindelser, der sendes til kunder via e-mail – f.eks. syv dage inden forfaldsdatoen for en betaling, på selve forfaldsdatoen og syv dage efter forfaldsdatoen – hvis din faktura skulle være gået tabt i din kundens indbakke

Sådan administrerer du fakturaer med Dropbox

Hvis du ikke bruger faktureringssoftware, men i stedet manuelt opretter dine fakturaer som dokumenter, kan Dropbox være en god måde til at gemme, organisere og dele dine fakturaer på.

Upload fakturaer til din Dropbox-konto, og få dem synkroniseret med dine enheder med det samme. Del dokumenter direkte fra dit cloudlager med nogle få klik. Du kan også sende dine fakturaer med Send og spor for mere avancerede funktioner til afsendelse af filer, som f.eks. engagementssporing.

Fakturahåndtering på den nemme måde

Fremskynd processen med at oprette, tilpasse og sende fakturaer med Dropbox.

Dropbox fungerer som en central platform til opbevaring, redigering og deling af fakturaer, så du kan bevare overblikket over din økonomi.