Sådan sender du en faktura for freelancearbejde

Man er vant til at have mange hatte på, når man er freelancer. Man er ikke bare det kreative geni bag arbejdet, man er også bogholder, markedsføringsmedarbejder og kundeservicerepræsentant. Og en af de vigtigste opgaver er at sende fakturaer til dine kunder.

Men hvordan gør man så det på den bedste måde? I denne artikel kan du finde vejledning til, hvornår og hvordan du skal sende professionelle fakturaer til kunder, herunder værktøjer til at strømline processen og tips til at følge op på ubetalte fakturaer.

Hvornår skal jeg sende min faktura?

Der er delte meninger om, hvornår man skal sende fakturaer til en kunde. Nogle freelancere foretrækker at sende fakturaer, inden de går i gang med arbejdet, mens andre venter, indtil arbejdet er færdigt. Der er fordele ved begge metoder:

Inden: Perfekt til projektopgaver eller engangsprojekter, hvor du skal købe yderligere materialer for at udføre arbejdet, eller til langvarige projekter, hvor arbejdet leveres i rater. Du kan også bede om en delvis forudbetaling, hvis du mangler penge, eller hvis den pågældende kunde har en historie med overskredne forfaldsdatoer og forsinkede betalinger.

Efter: De fleste freelancere fakturerer deres kunder, så snart de har færdiggjort en ordre eller et projekt. Du kan også vente et par dage mellem projektets afslutning og afsendelse af fakturaen, så kunden kan sikre sig, at denne er tilfreds med arbejdet. Ved løbende kontrakter kan det være nemmere at sende en faktura på månedsbasis. Det betyder, at du får konsistente og forudsigelige betalinger, og det gør det nemmere for dine kunder at udstede og behandle fakturaerne.

Det bedste tidspunkt for afsendelse af fakturaer afhænger i sidste ende af tre hovedfaktorer:

1. Den type produkter eller tjenester, du leverer.
2. Dine betalingsbetingelser og økonomiske krav eller din økonomiske situation.
3. Din relation til kunden.

Forskellige metoder til udsendelse af fakturaer

Når du har besluttet dig for, hvornår du vil sende din faktura, skal du beslutte dig for, hvordan du vil sende den. Der findes flere forskellige metoder, som hver har sine egne fordele og ulemper.

1. Med posten

I en tid med onlinefakturering og fakturering via e-mail kan det virke gammeldags at sende fakturaer med posten. Der er dog stadig nogle tilfælde, hvor det er den bedste metode. Hvis din kunde f.eks. ikke benytter onlinefakturering eller fakturering via e-mail, eller hvis du foretrækker sikkerheden ved at sende et fysisk dokument, kan det være det bedste valg at sende din faktura med posten.

Det er vigtigt at huske på, at det kan tage længere tid at sende fakturaer med posten, at sikkerheden kan være dårligere, og at det kan være dyrere end onlinemetoder til fakturering og betaling. Processen er også mere sårbar over for fejl – folk og virksomheder flytter ofte adresse, og du kan ikke altid være sikker på, at du har de nyeste kontaktoplysninger (eller at du får skrevet dem rigtigt på konvolutten!)

2. Via e-mail

E-mail er den mest almindelige måde for freelancere at sende fakturaer på. Det er hurtigt, nemt og bekvemt, og det giver dig mulighed for nemt at spore, hvornår din faktura er blevet åbnet og vist.

Hvis du vil sende en faktura til en kunde, skal du bare uploade fakturafilen som en vedhæftet fil, skrive en passende emnelinje og sende e-mailen til kunden. Du kan også inkludere en kort besked i e-mailens brødtekst, som f.eks. “Se fakturaen for mit seneste projekt i den vedhæftede fil”.

3. Via dit cloudlager

Hvis du bruger software som Dropbox til at administrere dine fakturaer, kan du sende fakturaer direkte fra din konto med blot et link. Dette kan være en praktisk løsning, da du får mulighed for at oprette, administrere og sende fakturaer fra ét samlet sted.

Sådan sender du fakturaer med Dropbox

Med Dropbox kan du uploade din fakturaskabelon til din konto og omdanne den til en genanvendelig, redigerbar PDF-fil, som du kan dele direkte fra Dropbox eller med et simpelt link.

Når dine fakturaer er klar til afsendelse, kan du overveje at bruge en dedikeret funktion til dokumentdeling, som f.eks. Send og spor, for at få indsigt i, hvordan dine kunder interagerer med dine fakturaer, når du har delt dem. Dette kan være praktisk, hvis du gerne vil sikre dig, at dine kunder har modtaget og set dine fakturaer.

Du kan også angive unikke delingsindstillinger for hver modtager, overvåge handlinger for indholdet og analysere visningstendenser for dine delte filer fra ét centralt dashboard.

Tips til opfølgning på fakturaer

Hvis du ikke modtager betaling for din faktura inden for de aftalte betalingsbetingelser, kan det være nødvendigt at kontakte din kunde. 

Her er nogle tips til, hvordan du kan følge op på ubetalte fakturaer:

• Start med et opkald for at kontrollere, at du har sendt fakturaen til den rigtige person eller afdeling
• Send en påmindelse via e-mail på betalingens forfaldsdato, hvis den ikke er blevet betalt
• Hvis dette ikke virker, kan du prøve en alternativ metode, som f.eks. at sende et brev med posten
• Vær fast, men høflig i din kommunikation, og angiv klart og tydeligt konsekvenserne ved ikke at betale til tiden, som f.eks. gebyrer for forsinkede betalinger eller stop for fremtidige tjenester
• Hold styr på dine opfølgningsforsøg og de svar, du modtager, hvis du bliver nødt til eskalere situationen
• Overvej at tilbyde alternative betalingsmetoder, som f.eks. en betalingsplan, så din kunde får nemmere ved at betale
• Hvis alle disse forsøg mislykkes, kan du overveje at søge juridisk rådgivning eller at bruge et inkassobureau til at inddrive betalingen

Husk, at du altid skal forblive professionel og håndtere situationen med integritet, da opretholdelsen af et godt forhold til kunden er afgørende for din virksomheds succes.

Strømlin alle trin i faktureringsprocessen

Dropbox kan hjælpe dig med at strømline hele faktureringsprocessen – fra oprettelse og tilpasning af fakturaer til afsendelse til kunder og sporing af deres status. 

Konvertér nemt PDF-fakturaer til redigerbare skabeloner, du kan tilpasse, inden de sendes til dine kunder. Og med Send og spor kan du spore, hvornår dine fakturaer åbnes og vises, så du prompte kan kontakte kunder, hvis det bliver nødvendigt.

Hvis du bruger Dropbox kan du spare tid og besvær på opgaver, der er relateret til fakturering – så du kan fokusere på det, du er bedst til: at levere fantastisk arbejde til dine kunder.