Gode projektledere er de ikke-anerkendte stjerner i enhver succesfuld organisation. Projektlederne udfører ganske vist ikke det kreative arbejde, som giver kunderne et smil på læben, men de sørger for, at arbejdet bliver gjort godt, effektivt og til tiden. De opdager problemer, før de bliver til problemer, opbygger yderst effektive enheder og øger bundlinjen helt generelt.
Vi har bedt to eksperter inden for projektledelse og organisationsfilosofi om at dele deres bedste tips til meget effektive projektledere.
1. Få folk til at skabe relationer
I denne asynkrone tidsalder med eksterne kontorer, kan teammedlemmer og klienter føle sig isolerede og alene. Der er ingen snak ved vandkøleren, ingen spontane drinks efter arbejdstid og ingen småbrokkerier over irritationsmomenter. Gør det derfor til din opgave at give teamet mulighed for at skabe indbyrdes relationer.
“Personlige relationer er et vigtigt middel til at skabe forbindelser i samarbejdsmiljøer”, siger Dr. Barbara Edington, som er direktør for Center of Excellence in Project Management og professor i afdelingen for ledelse og informationsteknologi på St. Francis College. Hos Dropbox har vores skribenter f.eks. en virtuel “Happy hour” fredag eftermiddag. De snakker om deres uge, fortæller, hvad de er i gang med at læse, får en drink og har kontakt som mennesker – i stedet for som kolleger.
Og hvem fik mon ideen til dette? EN PROJEKTLEDER.
Når det handler om at involvere dine klienter på en personlig måde, kan du overveje at sende korte videoklip med meddelelser om projektstart, statusopdateringer og beskeder efter afslutning af opgaver. (Med Dropbox Capture kan du gør det nemt og hurtigt!) På den måde kan de få en fornemmelse af teammedlemmernes personlighed og stil.
2. Etabler en proces til beslutningstagning
Der vil uundgåeligt opstå spørgsmål – fra teamet, klienterne og alle derimellem. En god projektleder fastsætter konkrete regler med hensyn til, hvordan spørgsmålene besvares, og hvordan der generelt træffes beslutninger.
Cornelius Fichtner, som er vært for podcasten Project Management, foreslår, at man har en “styringsstruktur, der siger: Denne type beslutninger kan træffes af projektlederen, denne type beslutninger skal eskaleres til en bestyrelse, og disse beslutninger skal eskaleres til projektsponsoren”.
“Hvis det er klart, hvem der beslutter, hvad, medvirker det til at skabe tillid”, tilføjer han. En DACI-metode er én mulighed for at fastslå, hvem der er ansvarlig for at træffe den endelige beslutning, samt hvem der er involveret på forskellige niveauer i processen.
Dr. Edington tilføjer “Sørg for, at arbejdsgangen i forbindelse med hver enkelt opgave er forstået med hensyn til, hvilke personer der er ansvarlige for de pågældende opgaver”. (Læs: Hold dig på din egen banehalvdel).
3. Fokus på individuelle forbindelser
Et team er kun så godt som relationerne mellem de enkelte medlemmer. Lederne bør skabe stærke enheder, der kan fremme hinandens styrker og kompensere for eventuelle svagheder. Det betyder til tider, at man reducerer teamets størrelse.
“Projektledere bør fokusere på samarbejdet mellem højt kvalificerede personer i stedet for at forsøge at blande [dem] sammen i ét stort team”, forklarer Dr. Edington. Hvorfor? Du er ikke interesseret i at mindske enkeltpersoners stærke sider, forklarer hun, og dermed risikere, at de mister “følelsen af ansvar”.
Overvej at bruge et flowdiagram til at vise, hvordan enkeltpersoners ekspertise passer ind i det overordnede projekt og har forbindelse til andres ekspertise. Brug teammedlemmernes navne i stedet for generelle afdelingsnavne for at styrke følelsen af personligt ansvar og forpligtelse. (Intet er så godt som lidt smiger til at fange alles opmærksomhed!)
4. Udarbejd en overordnet styringsplan
Tænk på de aktiver, der er involveret i et typisk projekt. Der kan være masser af dokumenter, billeder, videoer eller wireframes. En fantastisk projektleder visualiserer arbejdsgangen, der sørger for, at leverandørerne har skrevet under på den stiplede linje, designeren har de rigtige aktiver, udvikleren de rigtige filer, og den kreative direktør kan gennemgå alt på det rigtige tidspunkt. Ideelt set har du en samlet løsning som Dropbox, hvor du kan sende kontrakter til elektronisk underskrivning, organisere aktiver og overføre dem på en sikker måde.
5. Bliv mester i planlægning – og udarbejd en masterplan
Du er flyveleder. I denne globale verden med fjernarbejde er det afgørende at have mulighed for at arbejde asynkront. Projektledere skal have indsigt i, hvornår det enkelte teammedlem arbejder, og om vedkommendes arbejdstid overlapper med de rigtige teammedlemmer – og holde øje med det samlede billede.
“Man skal være dygtig til virtuel projektstyring og kunne læse et virtuelt rum og forstå, hvordan det går”, siger Fichtner.
Hvis du har styr på tidsplanerne, sikrer du, at der ikke sidder en person i Boston og venter på et svar, mens den ansvarlige person i Singapore sover. De rigtige produkter kan hjælpe med dette: Dropbox gør det nemt for Mary i Boston at kommentere en fil eller inkludere en personlig video, som Brian i Singapore kan se, når han vågner. Det betyder, at alle spørgsmål og svar kan findes på ét samlet sted, og at deres chef i Los Angeles også kan gennemgå deres arbejde.
Prøv at forestille dig et godt gammeldags whiteboard, hvor du hurtigt kan få overblik over, hvem der arbejder på hvad, og om arbejdet er færdigt. (Gør du dette digitalt? Overvej farvekodning). Og aftal om muligt et fast tidspunkt, hvor alle kan tjekke ind og stille spørgsmål.
6. Anmod om feedback
Når alt kommer til alt, sørger en projektleder – følelsesmæssig leder, rådgiver, ven, coach og chef – for, at det hele fungerer. Tillid til teamet, teknologien og værktøjerne er grundlaget for deres succes.
Omvendt gælder det også, at projektlederen skal være god, for at teamet er godt. Det betyder, at du skal indhente feedback fra dine medarbejdere og konstant forsøge at forbedre dig.
“Få feedback fra de enkelte teammedlemmer og ikke fra gruppen som helhed”, siger Dr. Edington. “Spørg hvert enkelt teammedlem “Hvordan klarer jeg mig?” og “Hvordan kan jeg gøre dit arbejde nemmere for dig?””.
Når du taler personligt med det enkelte teammedlem i stedet for i en gruppesammenhæng, sikrer du, at vedkommende er tryg ved at give ærlig feedback, siger Dr. Edington. Hvis du skaber et trygt rum, hvor folk kan sige deres mening, bør det også forbedre teamets overordnede indsats.
7. Undersøg topledere (og dårlige ledere)
Hvis arbejde beundrer du? Tag et nærmere kig på succesfulde – og ikke mindst – dysfunktionelle teams og ledere. De behøver ikke at være projektledere eller for den sags skyld i din egen branche, men de kan være basketballtrænere, administrerende direktører, lærere, ingeniører eller modedesignere.
“Iagttag, iagttag, iagttag”, siger Dr. Edington. “Hvilke elementer var de gode til, og hvad var de dårlige til?” Undersøg deres arbejde, og overvej derefter, hvordan du kan efterligne dem for at hjælpe dit team med at være kreative og handlingsorienterede.
Ved at opbygge bedre vaner, øve dem og bruge Dropbox-værktøjer kan projektledere gøre mere end blot at overleve: De kan faktisk komme til at trives. Enklere processer og mere effektive arbejdsgange behøver ikke bare at være en ønskedrøm, og projektstyring behøver ikke at være en sur pligt. Gør det til en fornøjelse.
