For at skabe en idiotsikker projektplan skal du først have de rigtige værktøjer til opgaven. Lige nu betyder det, at du skal finde et sted, hvor du kan oprette, dele og samarbejde om dit projektplansdokument.
Dropbox Paper har alt, hvad du skal bruge til at skrive din projektplan og lave masser af andet arbejde. Prøv det gratis, og brug vores vejledning for at opnå det bedste resultat.
Er du klar? Åbn en Projektplansskabelon, og vi kan gå i gang.
Spring til et afsnit:
- Definition og hvorfor er en projektplan vigtig?
- Trin til at skabe en fantastisk projektplan
- Trin 1: Definer projektets omfang
- Trin 2: Sæt mål for succes
- Trin 3: Del projektet op i mindre opgaver
- Trin 4: Opret en tidslinje for projektet
- Trin 5: Tildel ressourcer og budget
- Trin 6: Identificer risici
- Trin 7: Kommuniker og samarbejd
- Trin 8: Overvåg og følg fremskridt
- Trin 9: Gennemgå og evaluer
- Trin 10: Fejr succes og anerkend fiaskoer
- Tips til bedre projektledelse
Hvad er en projektplan, og hvorfor er den så vigtig?
En projektplan er en detaljeret køreplan, der skitserer et projekts omfang, mål, leverancer, tidslinjer, ressourcer og risici.
Projektplaner er vigtige, fordi de giver et klart billede af et projekts overordnede mål, vigtige milepæle og individuelle opgaver. De bedste projektplaner giver følgende fordele:
- Præcise tidsrammer for projektet
- Præcis budgettering og økonomiske prognoser
- Afbalanceret fordeling af ressourcer
- Lavere risiko, eller mere bevidsthed om og begrænsning af risiko
- En klar måde at kommunikere forventninger på mellem teams og interessenter
Projekter tager tid og involverer brug af masser af data og forskellige filer. Vent ikke på, at noget går galt – brug Dropbox Backup til hurtigt at sikre og gemme dit hårde arbejde.
10 trin til at skabe en fantastisk projektplan
De konkrete detaljer i en projektplan varierer meget fra projekt til projekt. Måske bygger du en app, måske laver du en film – det kan være hvad som helst.
Uanset hvad du arbejder på, er der heldigvis trin, du kan følge for at formulere en projektplan.
Trin 1: Definer projektets omfang
I denne fase af planen skal du blot finde ud af, hvor grænserne for projektet går – hvad er inkluderet, og hvad er ikke? Hvilke projektmål vil se ud som en sejr?
Eksempler er højere omsætning eller kundetilfredshed, øget salg eller kundebase – eller lavere omkostninger. Målene hjælper dig med at fastlægge projektets leverancer og opgaver.
Dette trin er afgørende, da det hjælper med at lægge fundamentet for planlægningen, men det giver også det bredere team lidt mere motivation – eftersom de kan se det større billede.
Trin 2: Sæt mål for succes
Du har brug for krystalklare kriterier for at afgøre, om du opfylder de mål, der definerer succes. Store milepæle kan være ting som at gå i betatest eller færdiggøre et reklamebannerdesign.
Definer målene, og sørg for, at de er specifikke, målbare, opnåelige, relevante og tidsbestemte (SMART). Mål nås ikke med følelser alene, du har brug for solide data til at bakke dem op.
Eksempler på konkrete målinger kan være 1.000 podcast-downloads i den første måned, 500 reservationer inden årets udgang, 10.000 annoncevisninger inden 2. kvartal - og så videre.
Trin 3: Del projektet op i mindre opgaver
Her er den del, hvor du kan skitsere de vigtigste interessenter, begynde at fordele arbejdet og fastlægge ansvarsområder. Det er chancen for at fastslå, hvem der er involveret, og hvad du forventer af dem.
For at gøre dette skal du identificere store blokke af opgaver og dele dem op i håndterbare bidder. For eksempel kan du opdele en projektplan for et videoklip i manuskriptskrivning, optagelse og redigering.
Det vigtigste er at estimere den tid og de ressourcer, du har brug for til at gennemføre hver enkelt, hvilket fører dig til næste trin.
Trin 4: Opret en tidslinje for projektet
Du har brug for en grundig tidsplan, der omfatter alle opgaver, milepæle og deadlines. Dropbox Paper har fremragende samarbejdsfunktioner, der gør planlægningen nemmere – brug den til at udstikke en præcis kurs.
Prøv at oprette et Gantt-diagram til at udvikle din tidslinje, som måske ligger måneder ude i fremtiden, da det gør det lidt lettere at forstå. Visuelle elementer i en tidslinje kan få et projekt til at føles mere gennemførligt.
Trin 5: Tildel ressourcer og budget
Det er her, du identificerer de ressourcer, du har brug for – folk, udstyr eller materialer – til hver opgave. Denne del er afgørende for at sikre, at alt er tilgængeligt, når du har brug for det.
For eksempel har du måske brug for to skuespillere og en kameramand til en reklameoptagelse – eller en designer til at gengive et logo. Uanset hvad det er, skal du sørge for præcist at estimere hver opgaves ressourcer.
Trin 6: Identificer risici
Planlæg forsinkelser eller uventede problemer, som f.eks. sygdom, og hav beredskab på plads for at undgå problemer. Risici kan være for mange runder med feedback fra en klient, tekniske forsinkelser eller endda dårligt vejr.
Analyser afhængighederne (hvilke opgaver skal afsluttes, før en anden kan starte), og fokuser på disse. De fleste risici er ret håndterbare, hvis du har faste planer for at håndtere dem.
Trin 7: Kommuniker og samarbejd
Denne del af projektplanen er der, hvor du skitserer kommunikationskæden mellem interessenterne. Beslut, hvem der rapporterer til hvem, f.eks. yngre teammedlemmer til afdelingsledere.
Et vigtigt eksempel på dette er forandringsledelse. Det er afgørende for langsigtede projekter.
Hvem sætter forventningerne, hvis et projekt ændrer sig, og hvem motiverer teamet? Du bliver nødt til at udpege interessenter til at holde møder eller Spørgsmål og svar-sessioner for at kommunikere ændringer – og løse eventuelle problemer.
Tilskynd til samarbejde i denne fase af planen, og når du fortsætter med at styre projektet. Samarbejde er med til at fremme teamwork og sikrer, at alle arbejder mod det samme mål.
Dropbox har kraftfulde funktioner, der giver dig mulighed for at kommentere PDF-filer, kommentere videoklip billede for billede, give feedback på dokumenter i realtid og meget mere. Vælg din plan og tilmeld dig i dag.
Trin 8: Overvåg og følg fremskridt
Godt nyt! Alt til en vellykket projektplan er på plads, så nu kan du læne dig tilbage og slappe af. Det var bare for sjov – du bliver nødt til konstant at overvåge udviklingen og foretage justeringer – beklager.
Dropbox Paper har værktøjer til opgavestyring og funktioner, der hjælper dig med at administrere datoer, spore arbejde og få automatiske påmindelser. Det er fantastisk at følge udviklingen i forhold til dit budget og din tidsplan.
Trin 9: Gennemgå og evaluer
Efterhånden som projektplanen skrider frem, er du nødt til at foretage regelmæssige gennemgange for at afgøre, hvad der fungerer godt, og hvad der skal forbedres. Er der et fast punkt i planen, som du vil genoverveje?
Hvis dit projekt f.eks. er en ble-reklame med forældre og børn på settet, er det svært at planlægge præcist. Som en god projektleder kan du tage højde for ting (som f.eks. middagslure) i fremtidige projekter.
Trin 10: Fejr succes og anerkend fiaskoer
Projektplanlægning indebærer, at man fejrer succes, når det sker, f.eks. når man passerer en milepæl. Det fremmer holdånden på store projekter med mange bevægelige dele og på tværs af forskellige afdelinger.
Planlægning og effektiv ledelse går hånd i hånd. Så anerkend dine teammedlemmers indsats, selv hvis noget ikke fungerer, så, og tag dig tid til at reflektere over gruppens præstationer.
Brug den gratis Projektplansskabelon i Dropbox Paper, som også indeholder et stort bibliotek af nyttige skabeloner til andre typer arbejde, for at få de bedste muligheder for succes med din projektplan.
Lav imponerende projektplaner og meget mere med Dropbox Paper
Projektplaner er en vigtig køreplan og et bolværk mod risici - du har brug for den i dit projekt til at holde tiden, styre budgettet og have den bedste chance for et vellykket resultat. Men alle kan gøre det!
Dropbox Paper er det perfekte sted til at lave en idiotsikker projektplan. Tilmeld dig Dropbox for at bruge Paper gratis, eller bare log ind og begynd at arbejde på din næste vellykkede projektplan med det samme.