Lad os slå det fast – papirarbejde er SÅ irriterende.
Og selvom mange virksomheder allerede har elimineret udskrivning og scanning ved at digitalisere deres dokumentstrømme, er der stadig masser af virksomheder og brancher, der stadig føler, at de sidder fast i gamle papirsystemer. Der er en bedre måde.
Herunder finder du seks forskellige tilgange til, hvordan du kan gøre papirarbejde nemmere for dit kontor, team, afdeling eller virksomhed. Disse tips er perfekte til enhver branche, der er klar til at opgive papirarbejdet. Hvert forslag kræver, at du har en aktiv Dropbox Sign-konto (tidligere HelloSign).
Klik her for at få din prøveversionskonto.
1. Spar tid ved at oprette skabeloner til ofte brugte dokumenter
Hvorfor gøre det samme 100 gange, når du kan gøre det én gang og automatisere det? Med Dropbox Sign-skabeloner kan du formatere et dokument én gang og derefter gemme formateringen til fremtidig brug. Det er en fantastisk måde at eliminere overflødig formatering og give dig selv tid og mentale ressourcer tilbage.
Find ud af, hvordan du opsætter din første skabelon her.
2. Spar endnu mere tid ved automatisk at udfylde oplysninger i dine dokumenter
Forestil dig, at du lige har modtaget en kompliceret pakke med dokumenter, og du i stedet for at udfylde hundredvis af tekstfelter bare behøver at tjekke oplysningerne og underskrive på den stiplede linje? Det ville være en enorm lettelse! Heldigvis kan det blive virkelighed, når du bruger teksttags med Dropbox Sign API.
Med tekstmærker kan API-kunder mulighed formatere dokumentskabeloner (husk, vi har lige talt om dem!) med særlige mærker, der automatisk udfylder tekstfelter med data. Dette kan være f.eks. jobtitel, telefonnummer, e-mailadresse og meget mere.
3. Aktiver påmindelser via e-mail, så du kan holde styr på papirerne
Dropbox Sign-påmindelser via e-mail holder dig opdateret om et dokuments aktivitet, hvilket gør det krystalklart, hvornår du skal huske en underskriver på at underskrive, eller hvis du selv skal underskrive et dokument, som du kom til at glemme.
E-mailpåmindelser giver dig et godt overblik over et dokuments aktivitet, og hjælper dig med at undgå akavede opfølgninger og påmindelser. Du kan se, hvornår et dokument er blevet åbnet, set, underskrevet og mere.
Naviger til fanen Indstillinger i din Dropbox Sign-konto for at administrere dine e-mailmeddelelser.
4. Angiv en underskrivelsesrækkefølge for at holde alle i god orden
Har du dokumenter i din virksomhed eller branche, der kræver underskrifter fra flere interessenter? Det er nemt at få disse dokumenter underskrevet på en ordnet måde, når du aktiverer en underskrivelsesrækkefølge for et dokument.
En underskrivelsesrækkefølge eliminerer bøvlet med at skulle sende det samme dokument til flere e-mailadresser og manuelt holde styr på, hvem der har set hvad hvornår. Det er særligt effektivt sammen med e-mailpåmindelser. Alle er underrettet!
Du kan tildele en underskrivelsesrækkefølge, når du konfigurerer dit dokument til underskrift. Du kan nu også tildele en underskrivelsesrækkefølge, når du opretter en dokumentskabelon.
5. Spar dig selv for bøvlet med at skulle gennemgå dokumenter med datavalidering manuelt
At fejle er menneskeligt, at beskytte mod fejl er datavalidering. Datavalidering er en funktion, der advarer underskriveren, hvis de indtaster forkert formaterede data.
For eksempel vil en fejlmeddelelse dukke op, hvis man ved et uheld indtaster et telefonnummer i en tekstboks til e-mail. Det giver ro i sindet, at de oplysninger, du indsamler, er de oplysninger, du ønsker, og forhindrer dig i at skulle gennemlæse dokumentet for at fange enhver uskyldig fejl.
6. Få det fulde udbytte ved at integrere online underskrivning i din arbejdsgang
Hvis du gerne vil have fuld kontrol over hele underskriftsoplevelsen, kan du overveje at indlejre signaturoplevelsen i din arbejdsgang, applikation eller platform med Dropbox Sign API.
Med API'en kan du integrere Dropbox Sign funktionalitet i din angivne arbejdsgang. Det kan man kalde opgradering!
Læs mere om, hvordan integration af arbejdsgange fungerer.
Få smertefrit papirarbejde
Uanset om du er klar til dit allerførste online dokument, automatisere eksisterende papirstrømme eller integrere en online underskriftsoplevelse på dit websted, så er det nemt med Dropbox Sign og Dropbox.
