為了制定萬無一失的專案計畫，首先必須擁有適當工具。這意味著找到一個空間來建立、共享和協作處理您的專案計畫文件。
Dropbox Paper 提供您撰寫專案計畫和處理各式工作所需的一切，歡迎免費試用並善用我們的指南，把握最大的成功機會。
一切就緒？只要開啟專案計畫範本，就可以開始編輯囉！
跳至以下各節：
什麼是專案計畫？這個階段的重要之處為何？
專案計畫就好比一份詳盡的藍圖，列出了專案的範圍、目標、交付成果、時程、資源和風險。
專案計畫之所以重要，在於其清楚描繪出專案的整體目標、關鍵里程碑和各項任務。出色的專案計畫具備下列優勢：
- 提供專案的精準時程
- 編製準確預算和財務預測
- 資源均衡配置
- 降低風險，或是提高風險意識並減輕風險
- 在工作團隊與利益相關者之間清楚表達期望
執行專案相當耗時且過程中須使用大量資料和各種檔案。別等到出現問題才採取行動，立即使用 Dropbox Backup 快速保護和儲存您的心血。
制定亮眼專案計畫的 10 個步驟
專案計畫的細節可能因專案不同而出現極大差異。專案形式五花八門，您的專案可能是建立應用程式，也可能是製作電影。
好消息是，無論您的專案內容為何，都可以遵循重複步驟制定任何專案計畫。
步驟 1：訂定專案範圍
在計畫的這個階段中，您只須釐清專案的界線即可 (應涵蓋哪些內容？又該排除哪些內容？) 哪些專案目標看起來一定能成功致勝？
例如，提高收入或客戶滿意度、擴大銷售額或拓展客群，抑或是降低成本。設立目標有助於確認專案的交付成果和任務。
此步驟至關重要，設立目標不僅能為規劃專案奠定基礎，同時也為整個工作團隊注入更多動力，協助他們掌握目標全貌。
步驟 2：設定成功標準
您需要清晰明確的標準，才能確認自己是否達成所謂成功的目標。重大里程碑可能包括開始執行 Beta 版測試或敲定大型看板設計等。
請設定明確 (Specific)、可衡量 (Measurable)、可實現 (Achievable)、相關 (Relevant) 且有時效限制 (Time-bound) 的目標 (SMART)。目標可不是憑感覺實現，您需要可靠的資料作為佐證。
設定具體標準的範例包括：在第一個月達成 1,000 次 Podcast 下載次數、在年底前達成 500 次預約次數、在第二季度前達成 10,000 次廣告曝光次數等。
步驟 3：將專案劃分為較小的任務
在這個階段中，您可以列出關鍵利益相關者、開始分配工作並決定職責。這是確認參與對象以及表達期望的好機會。
為此，請先確定大型任務並細分為易於管理的小型任務。舉例來說，您可能會將影片的專案計畫分成撰寫腳本、拍攝和剪輯。
最重要的是評估完成每項任務所需的時間和資源，這將引導您進入下一步。
步驟 4：制定專案時程
您必須擬定完整的時程，並涵蓋所有任務、里程碑和截止日期。Dropbox Paper 提供出色的協作功能，讓規劃變得輕鬆無比，使用這項功能即可準確安排時程。
請試著使用甘特圖製定時程，由於專案執行可能需要數個月，運用圖表更方便理解。在時程中使用視覺化元素，能讓專案看起來更有可能成功。
步驟 5：分配資源與預算
您可以在此階段確認執行每項任務的必要資源，例如人員、設備或材料。為了確保您可以隨時找到所需的一切，這是不可或缺的一環。
舉例來說，也許您在進行商業拍攝時需要兩名演員和一名攝影師，或是需要一名設計師來渲染標誌。無論執行什麼專案，請務必精準評估每項任務所需的資源。
步驟 6：識別風險
規劃時應將延誤或意外狀況 (例如疾病) 納入考量，並制定應急措施，避免發生問題。風險可能包括客戶提供過多意見回饋、技術延遲，甚至是惡劣天氣等情況。
分析依存關係 (找出哪些任務必須在其他任務開始之前完成) 並特別著重於這些任務。如果您已制定明確的應對方案，就能有效控制大多數風險。
步驟 7：溝通和協作
來到專案計畫的這個階段後，您可以列出利益相關者之間的溝通鏈，決定誰該向誰報告，例如基層團隊成員應向部門主管報告。
變革管理就屬於溝通鏈的其中一個重要例子，對於長期專案而言至關重要。
如果專案出現變動，誰負責設定期望？誰負責激勵工作團隊？您必須提名利益相關者召開會議或問答環節，以便針對相關變動進行溝通並解決任何問題。
無論是在計畫的這個階段或持續管理專案時，都鼓勵團隊成員相互協作。協作有助於促進團隊合作並確保每個人都朝著相同目標前進。
Dropbox 提供各種強大功能，可讓您在 PDF 上新增註解、針對影片的特定畫面留言、即時提供文件意見回饋等。立即尋找合適方案並註冊。
步驟 8：監控和追蹤進度
好消息！制定成功專案計畫的工作皆準備就緒，現在您能高枕無憂了。抱歉，我只是在開玩笑，您還得持續監控進度並適時做出調整呢！
Dropbox Paper 提供任務管理工具和功能，可協助您管理日期、追蹤工作及設定自動提醒。如此一來，您便能根據預算和時程掌握專案進度。
步驟 9：審查和評估
隨著專案計畫的進展，您必須定期展開審查，確認哪些方面運作良好，哪些方面則需要改進。這項計畫中是否存在您必須重新考慮的癥結點呢？
例如，如果您的專案是拍攝尿布廣告，父母和孩子都會在拍攝現場，要精準安排時間可能相當困難。身為一名優秀的專案經理，您可以將某些因素 (例如午睡時間) 納入未來的專案中。
步驟 10：慶祝成功並承認失敗
在成功達成目標時慶祝勝利 (例如：跨越里程碑) 也是專案計畫的一環。針對需要跨部門處理、充斥著許多變數的大型專案，適時慶祝成功有助於培養團隊合作精神。
規劃和有效管理彼此相輔相成。因此，即使有些事情行不通，也請肯定團隊成員的努力付出，並花時間反思工作團隊的表現。
為了提升專案計畫的成功率，請使用 Dropbox Paper 中的免費專案計畫範本，內含大量適用於其他工作類型的實用範本庫。
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專案計畫是極為重要的藍圖，也是抵禦風險的堡壘，能讓您按照原訂預算如期完成專案，同時提供您取得成功的絕佳機會。不僅如此，任何人都可以執行專案計畫！
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