如果您是一名自由职业者，您习惯于身兼数职。您不仅是您的作品背后的创意天才，还是会计、营销人员和客户服务代表。您最重要的一项任务就是向客户发送发票。
但最佳方法是什么？在这篇文章中，我们将提供一些有关何时以及如何向客户发送专业发票的指导，包括简化流程的工具以及跟进未付发票的提示。
我应该何时发送发票？
关于何时向客户发送发票，有几种不同观点。一些自由职业者喜欢在开始工作前发送发票，而另一些自由职业者则等工作完成后才发送。每种选择各有优势：
工作开始前：非常适合需要购买额外材料才能完成工作的委托项目或一次性项目，或分期交付工作的长期项目。如果现金流紧张，或者相关客户有错过截止日期和逾期付款的记录，您也可以要求预付部分款项。
完成工作后：大多数自由职业者在订单或项目完成后立即向客户开具发票。或者，您可以在交付项目和发送发票之间留出几天时间，以便客户确保他们满意。对于正在进行的合同，按月发送发票会更方便。这意味着您可以获得一致且可预测的付款，并使您的客户更轻松地开具和处理发票。
最后，发送发票的最佳时间取决于三大因素：
- 提供的产品或服务的类型。
- 支付条款和财务需求或状况。
- 与客户的关系。
发送发票的不同方式
决定何时发送发票后，您需要选择发送方式。方式不一，各有利弊。
1. 邮寄
在电子邮件和在线发票时代，通过邮寄发送发票似乎已成为过去。然而，在某些情况下，邮寄仍可能是最佳选择。例如，如果您的客户不使用电子邮件或在线发票，或者您更倾向于发送纸质文档的安全性，那么邮寄发票可能是最佳选择。
请务必记住，较之在线发票和付款方式，邮寄发票可能更慢、更不安全且更昂贵。此外，此过程更易出错——人员和企业经常搬迁，并且您无法始终保证您拥有最新的联系信息（或者保证您已在信封上填写正确）。
2. 电子邮件
电子邮件是自由职业者发送发票的最常见方式。其快捷、简单、方便，并且让您能够轻松跟踪发票的打开和查看时间。
要发送发票电子邮件，只需将发票文件作为附件上传，写个合适的主题行，然后将电子邮件发送给客户即可。您还可以在电子邮件正文中添加一条短消息，例如“请查收随附的近期项目发票”。
3. 云存储空间
如果您使用 Dropbox 等软件管理发票，则只需一个链接即可直接从帐户发送发票。这可能是个方便的选择，因为您可以一站式创建、管理和发送发票。
如何使用 Dropbox 发送发票
使用 Dropbox，您可以将发票模板上传至您的帐户，并将其转换为可重复使用、可编辑的 PDF，您可以直接从 Dropbox 共享或通过简单的链接进行共享。
一旦发票准备好发送，请考虑使用专用文档共享功能（例如发送和跟踪）深入了解共享发票后客户如何处理发票。如果您希望确保客户已收到并查看您的发票，这可能特别有用。
您还可以为各收件人设置唯一的共享设置，监控对内容采取的操作，并在集中式面板中分析共享文件的查看趋势。
发票跟进提示
如果您未在商定期限内收到发票付款，您可能需要跟进您的客户。
以下是针对跟进未付发票的一些提示：
- 首先打电话确认您是否将发票发送至正确人员或部门
- 如果尚未付款，请在付款到期日发送电子邮件提醒
- 如果未达到预期效果，请尝试其他方法，例如通过邮寄发送信件
- 沟通时要态度坚定而有礼貌，并明确说明不按时付款的后果，例如滞纳金或停止未来的服务
- 记录所有后续尝试以及收到的回复，以防您需要将情况升级
- 考虑提供替代付款方式（例如付款计划），以便客户更轻松地付款
- 如果所有尝试均告失败，请考虑寻求法律建议或使用债务催收公司催收款项。
请记住始终保持专业和正直的态度，因为与客户保持良好的关系对于业务的成功至关重要。
简化发票流程的每一步
Dropbox 可以帮助您简化整个发票流程，从创建和自定义发票到将发票发送给客户并跟踪其进度。
轻松将 PDF 发票转换为可编辑模板，您可以在发送给客户之前对其进行自定义。通过发送和跟踪功能，您可以跟踪发票的开具和查看时间，以便在必要时及时与客户联系。
通过使用 Dropbox，您可以免去发票任务所需花费的时间与精力，这样您就可以全心全力发挥所长：为客户创造出色的作品。