Slik sender du fakturaer for frilansarbeid

Som frilanser er du vant til å fylle mange roller. Du er ikke bare det kreative geniet bak arbeidet ditt – du er også regnskapsfører, markedsfører og kundeservicemedarbeider. Og en av de viktigste oppgavene dine er å sende fakturaer til kundene.

Så hva er den beste måten å gjøre dette på? I denne artikkelen finner du veiledning om når og hvordan du bør sende profesjonelle fakturaer til kundene dine, informasjon om verktøy du kan bruke til å effektivisere prosessen, og tips for å følge opp ubetalte fakturaer.

Når bør jeg sende fakturaer?

Det er delte meninger om når du bør sende fakturaer til kunder. Enkelte frilansere foretrekker å sende fakturaer før de går i gang med arbeidet, mens andre venter til arbeidet er fullført. Begge alternativene har sine fordeler:

Før: Ideelt for oppdrag og enkeltstående prosjekter der du må kjøpe ekstra materiale for å fullføre arbeidet, eller for langsiktige prosjekter med delleveringer. Du kan også be om delvis forskuddsbetaling hvis du har likviditetsproblemer, eller hvis den aktuelle kunden har unnlatt å betale innen forfallsdato tidligere.

Etter: De fleste frilansere fakturerer kundene sine så snart en bestilling eller et prosjekt er fullført. Du kan også la det gå noen dager etter levering før du sender fakturaen, slik at kundene kan være sikre på at de er fornøyde. For pågående kontrakter er det gjerne enklere å sende fakturaer én gang i måneden. Da får du regelmessige og forutsigbare betalinger, og det er enklere for kundene dine å utstede og behandle fakturaene.

Det beste tidspunktet for å sende fakturaer avhenger av tre hovedfaktorer:

1. Typen produkt eller tjeneste du tilbyr.
2. Betalingsvilkårene og den økonomiske situasjonen.
3. Forholdet ditt til kunden.

Ulike måter å sende fakturaer på

Når du har fastslått tidspunktet for å sende en faktura, må du velge hvordan du skal sende den. Det er ulike måter å gjøre dette på, og alle har sine fordeler og bakdeler.

1. Via post

I en tid med e-post og fakturering på nettet kan det virke håpløst gammeldags å sende fakturaer i posten. Det er likevel noen tilfeller der dette er det beste alternativet. Hvis for eksempel kunden ikke bruker e-post eller fakturering på nettet, eller hvis du foretrekker tryggheten ved å sende et fysisk dokument, kan faktura via post være løsningen.

Det er viktig å huske på at det kan ta lenger tid, være mindre sikkert og koste mer å sende fakturaer i posten, sammenlignet med fakturering og betaling på nettet. Denne prosessen er også mer utsatt for feil – personer og bedrifter bytter ofte adresse, og du kan ikke alltid være sikker på at du har den nyeste kontaktinformasjonen (eller at du har skrevet riktig adresse på konvolutten).

2. Via e-post

De fleste frilansere sender fakturaer på e-post. Det er raskt, enkelt og praktisk, og du kan følge med på når kundene har åpnet og sett fakturaene.

Når du skal sende en faktura via e-post, er det bare å laste opp fakturafilen som et vedlegg, skrive en passende emnelinje og sende e-posten til kunden. Du kan også legge til en kort brødtekst i e-posten, for eksempel «Fakturaen for det nylige prosjektet er vedlagt».

3. Via nettskylagring

Hvis du administrerer fakturaene dine med programvare som Dropbox, kan du sende e-poster direkte fra kontoen din bare med en kobling. Dette alternativet kan være praktisk – du kan opprette, administrere og sende fakturer fra ett sted.

Slik sender du fakturaer med Dropbox

Med Dropbox kan du laste opp en fakturamal til kontoen din og forvandle den til en gjenbrukbar, redigerbar PDF-fil som du kan dele direkte fra Dropbox, eller med en enkel kobling.

Når fakturaene er klare til å sendes, kan du vurdere å bruke en dokumentdelingsfunksjon som Send og spor, slik at du får innsikt i hvordan kundene samhandler med fakturaene når du har delt dem. Dette er spesielt nyttig hvis du vil sjekke at kundene har mottatt og sett fakturaene.

Du kan også angi unike delingsinnstillinger for hver mottaker, følge med på handlingene som utføres på innholdet ditt, og analysere visningstrendene i delte filer på én sentral oversikt.

Tips for å følge opp fakturaer

Hvis en kunde ikke betaler en faktura i henhold til de avtalte vilkårene, må du kanskje kontakte kunden. 

Her er noen tips til hvordan du følger opp ubetalte fakturaer:

• Start med å ta en telefon for å sjekke at du har sendt fakturaen til riktig person eller avdeling.
• Send en påminnelse på forfallsdatoen hvis fakturaen ikke er betalt.
• Hvis det ikke fører frem, kan du prøve en alternativ fremgangsmåte, for eksempel sende et brev i posten.
• Vær bestemt, men høflig, og gi tydelig beskjed om konsekvensene av å ikke betale i tide, for eksempel purregebyrer eller stans i fremtidige tjenester.
• Arkiver alle oppfølgingsforsøkene dine og svarene du mottar, i tilfelle du må gå videre med saken.
• Vurder å tilby alternative betalingsmåter som gjør det enklere for kunden å betale, for eksempel en betalingsplan.
• Hvis ingen av forsøkene fører frem, kan du vurdere å snakke med en juridisk rådgiver eller bruke et inkassoselskap til å kreve inn betalingen.

Husk at du alltid må fremstå profesjonell og håndtere situasjonen med integritet. Det er svært viktig at du opprettholder gode forhold til kundene dine for at foretaket ditt skal lykkes.

Effektiviser alle trinn i faktureringsprosessen

Med Dropbox kan du effektivisere hele faktureringsprosessen – fra du oppretter og tilpasser fakturaene til du sender dem til kundene og sporer fremdriften. 

Du kan enkelt konvertere PDF-fakturaer til redigerbare maler som du kan tilpasse før du sender dem til kundene. Og med Send og spor kan du følge med på når kundene åpner og viser fakturaene, slik at du raskt kan følge dem opp om nødvendig.

Med Dropbox kan du spare tid og krefter på faktureringen, slik at du kan fokusere på det du er best på: levere godt arbeid til kundene dine.