Коли ви фрілансер, ви звикли бути майстром на всі руки. Ви не просто творчий геній, який стоїть за Вашою роботою; Ви також бухгалтер, маркетолог і представник служби підтримки клієнтів. І одне з найважливіших завдань, які ви маєте, - це надсилання рахунків-фактур своїм клієнтам.
Але який найкращий спосіб це робити? У цій статті ми надамо деякі вказівки щодо того, коли та як надсилати професійний рахунок-фактуру клієнту, включаючи інструменти для оптимізації процесу та поради щодо подальших дій у разі несплачених рахунків-фактур.
Коли я повинен надіслати свій рахунок-фактуру?
Є кілька різних варіантів мислення щодо того, коли надсилати рахунок клієнту. Деякі фрілансери вважають за краще надсилати рахунки-фактури до початку роботи, а інші чекають, поки робота буде завершена. Кожен варіант має свої переваги:
Перед: ідеально підходить для комісійних або одноразових проєктів, у яких вам потрібно купити додаткові матеріали для завершення роботи, або для довгострокових проєктів, у яких робота доставляється частинами. Ви також можете попросити здійснити частковий авансовий платіж, якщо готівковий потік обмежений, або якщо відповідний клієнт має історію пропущених термінів здійснення та прострочення платежів.
Після: більшість фрілансерів виставляє рахунки-фактури своїм клієнтам, як тільки замовлення або проєкт було виконано. Крім того, ви можете залишити кілька днів між здачею проекту та надсиланням рахунку-фактури, щоб клієнт міг переконатися, що він задоволений. Для поточних контрактів може бути простіше надсилати рахунки щомісяця. Це означає, що ви отримуєте послідовні та передбачувані платежі, а також полегшує для вашого клієнта виставлення та обробку рахунків-фактур.
Зрештою, найкращий час для надсилання рахунку-фактури залежить від трьох основних факторів:
- Тип продукту або послуги, які ви пропонуєте.
- Ваші умови оплати та фінансові вимоги чи ситуація.
- Ваші відносини з клієнтом.
Різні способи надсилання рахунків-фактур
Як тільки Ви вирішите, коли надсилати рахунок-фактуру, Вам потрібно вибрати спосіб його надсилання. Існує кілька різних варіантів, кожен зі своїми плюсами та мінусами.
1. Поштою
В епоху електронної пошти та онлайн-рахунків надсилання рахунків поштою може здатися пережитком минулого. Однак у деяких випадках це може бути найкращим варіантом. Наприклад, якщо ваш клієнт не використовує електронну пошту чи онлайн-рахунки, або якщо ви віддаєте перевагу безпеці надсилання фізичного документа, тоді надсилання рахунку-фактури поштою може бути правильним шляхом.
Важливо пам’ятати, що надсилання рахунків-фактур поштою може бути повільнішим, менш безпечним і дорожчим, ніж онлайн-методи виставлення рахунків та оплати. Крім того, цей процес більш вразливий до помилок — люди та компанії часто змінюють приміщення, і ви не завжди можете гарантувати, що у вас є найновіша контактна інформація (або що ви правильно її написали на конверті!)
2. Електронною поштою
Електронна пошта є найпоширенішим способом надсилання рахунків фрілансерами. Це швидко, легко та зручно, і ви можете легко відстежувати, коли ваш рахунок-фактуру відкривали та переглядали.
Щоб надіслати електронний лист із рахунком-фактурою, просто завантажте файл із рахунком-фактурою як вкладення, напишіть відповідну тему та надішліть електронний лист своєму клієнту. Ви також можете включити коротке повідомлення в тіло електронної пошти, наприклад «Будь ласка, у вкладенні перегляньте мій рахунок-фактуру для вашого нещодавнього проєкту».
3. За допомогою хмарного сховища
Якщо ви використовуєте таке програмне забезпечення, як Dropbox для керування рахунками-фактурами, ви можете надсилати рахунки-фактури безпосередньо зі своєї обліковки за допомогою лише посилання. Це може бути зручним варіантом, оскільки він дозволяє створювати, керувати та надсилати рахунки-фактури з одного місця.
Як надсилати рахунки-фактури за допомогою Dropbox
За допомогою Dropbox ви можете передати свій шаблон рахунка-фактури до своєї обліковки та перетворити його на багаторазовий, редагований PDF-файл, яким можна поділитися безпосередньо з Dropbox, або за допомогою простого посилання.
Коли ваші рахунки-фактури будуть готові до надсилання, спробуйте скористатися спеціальною функцією обміну документами, як-от «Надіслати та відстежувати» , щоб отримати уявлення про те, як клієнти взаємодіють із вашими рахунками-фактурами після того, як ними поділилися. . Це може бути особливо корисним, якщо ви хочете переконатися, що ваші клієнти отримали та переглянули ваші рахунки-фактури.
Ви також можете встановити унікальні параметри спільного доступу для кожного одержувача, відстежувати дії, які виконуються з вашим вмістом, і аналізувати тенденції перегляду ваших спільних файлів на одній центральній інформаційній панелі.
Поради щодо контролю за рахунками-фактурами
Якщо ви не отримаєте платіж за своїм рахунком-фактурою в узгоджені терміни, вам, можливо, доведеться зв’язатися зі своїм клієнтом.
Нижче наведено кілька порад щодо подальших дій у разі неоплачених рахунків-фактур:
- Почніть із телефонного дзвінка, щоб перевірити, чи надіслали ви свій рахунок-фактуру потрібній особі чи відділу
- Надішліть нагадування електронною поштою в день сплати платежу, якщо він не був оплачений
- Якщо це не допомогло, спробуйте альтернативний спосіб, наприклад, відправте листа поштою
- Будьте твердими, але ввічливими у своєму спілкуванні та чітко вказуйте наслідки несвоєчасної оплати, як-от несвоєчасна оплата або припинення надання послуг у майбутньому
- Зберігайте записи про всі ваші спроби відстеження та відповіді, які ви отримуєте, якщо вам знадобиться загострити ситуацію
- Подумайте про те, щоб запропонувати альтернативні варіанти оплати, наприклад план оплати, щоб полегшити вашому клієнту здійснення оплати
- Якщо всі спроби виявилися невдалими, зверніться за юридичною консультацією або скористайтеся послугами колекторського агентства, щоб стягнути платіж
Не забувайте завжди залишатися професіоналом і сумлінно вирішувати ситуацію, оскільки підтримка хороших стосунків із клієнтами має вирішальне значення для успіху вашого бізнесу.
Оптимізуйте кожен крок процесу виставлення рахунків-фактур
Dropbox може допомогти вам оптимізувати весь процес виставлення рахунків-фактур, від створення та налаштування ваших рахунків-фактур до надсилання їх вашому клієнту та відстеження їх виконання.
Легко конвертуйте PDF- рахунки-фактури в редаговані шаблони, які можна налаштувати перед надсиланням клієнту. А за допомогою функції «Надіслати та відстежувати» ви можете відстежувати, коли ваші рахунки-фактури відкриваються та переглядаються, тож у разі потреби ви можете негайно зв’язатися з клієнтами.
Використовуючи Dropbox, ви можете заощадити час і нерви на своїх завданнях з виставлення рахунків, щоб ви могли зосередитися на тому, що ви вмієте найкраще: створювати чудову роботу для своїх клієнтів.