Wenn Sie freiberuflich arbeiten, sind Sie es gewohnt, verschiedene Funktionen zu erfüllen. Sie sind nicht nur das kreative Genie hinter Ihrer Arbeit. Sie erledigen außerdem die Buchhaltung, sind Marketer und außerdem auch in Sachen Kundendienst tätig. Und eine Ihrer wichtigsten Aufgaben ist das Versenden von Rechnungen an Ihre Kunden.
Aber was ist die beste Methode, dies zu tun? In diesem Artikel geben wir Ihnen ein paar Orientierungshilfen, wann und wie Sie Kunden eine professionelle Rechnung senden sollten – einschließlich Tools zur Optimierung dieses Prozesses und Tipps zur Nachverfolgung unbezahlter Rechnungen.
Wann sollte ich meine Rechnung verschicken?
Es gibt unterschiedliche Auffassungen darüber, wann Rechnungen an Kunden zu senden sind. Manche Freiberufler verschicken ihre Rechnungen am liebsten vor Arbeitsbeginn, andere warten wiederum, bis der Auftrag abgeschlossen ist. Jede Vorgehensweise hat ihre Vorteile:
Vor der Auftragserfüllung: Diese Option ist ideal bei Aufträgen oder Projekten, für die Sie zusätzliches Material kaufen müssen, um die Arbeit fertigzustellen, oder bei langfristigen Projekten mit sukzessiven Teillieferungen. Sie können auch um eine teilweise Vorauszahlung bitten, wenn der Cashflow knapp ist oder wenn es bei einem Kunden bereits zu verpassten Zahlungsterminen oder verspäteten Zahlungen kam.
Nach der Auftragserfüllung: Die meisten Freiberufler stellen ihren Kunden eine Rechnung aus, sobald ein Auftrag erfüllt oder ein Projekt abgeschlossen ist. Alternativ können Sie zwischen dem Projektabschluss und dem Versenden Ihrer Rechnung ein paar Tage verstreichen lassen, damit Ihre Kunden sich vergewissern können, dass sie zufrieden sind. Bei laufenden Verträgen kann es einfacher sein, Rechnungen monatlich zu versenden. Dies bedeutet für Sie gleichmäßige und vorhersehbare Zahlungen und erleichtert Ihren Kunden die Verarbeitung und Zahlung der Rechnungen.
Letztlich sind es drei Hauptfaktoren, von denen der beste Zeitpunkt für den Versand Ihrer Rechnung abhängt. Diese sind:
- die Art von Produkt oder Dienstleistung, die Sie anbieten
- Ihre Zahlungsbedingungen und finanziellen Ansprüche oder die Situation
- Ihre Beziehung zu dem Kunden
Verschiedene Möglichkeiten, Rechnungen zu versenden
Nachdem Sie entschieden haben, wann Sie Ihre Rechnung versenden, müssen Sie bestimmen, wie Sie sie versenden möchten. Es stehen ein paar verschiedene Optionen zur Verfügung, von denen jede Vor- und Nachteile birgt.
1. Per Post
Im Zeitalter von E-Mail und Online-Rechnungsstellung mag das Versenden von Rechnungen per Post wie ein Relikt aus vergangenen Zeiten erscheinen. Es gibt jedoch noch ein paar Fälle, in denen es womöglich die beste Option ist. Wenn etwa Ihr Kunde keine E-Mails oder Online-Rechnungsstellung nutzt oder wenn Sie die Sicherheit des Versendens eines physischen Dokuments bevorzugen, dann kann das Senden Ihrer Rechnung per Post die beste Vorgehensweise sein.
Beachten Sie dabei, dass das Versenden von Rechnungen per Post langsamer, weniger sicher und teurer sein kann als eine Online-Rechnungsstellung und Online-Zahlungsmethoden. Darüber hinaus ist dieser Vorgang anfälliger für Fehler – Personen und Unternehmen wechseln häufig ihre Räumlichkeiten und Sie können nicht immer sicherstellen, dass Sie über die aktuellsten Kontaktinformationen verfügen (oder dass Sie sie richtig auf den Umschlag geschrieben haben!).
2. Per E-Mail
Für Freiberufler ist eine E-Mail der gängigste Weg, Rechnungen zu versenden. Es geht schnell, ist unkompliziert und komfortabel und gibt Ihnen die Möglichkeit, ganz einfach nachzuverfolgen, wann Ihre Rechnung geöffnet und angezeigt wurde.
Um eine Rechnung per E-Mail zu versenden, laden Sie einfach die Rechnungsdatei als Anhang hoch, verfassen eine passende Betreffzeile und senden die E-Mail an Ihren Kunden. Sie können im Text der E-Mail auch eine kurze Nachricht einfügen, wie z. B. „Anbei finden Sie meine Rechnung für Ihr aktuelles Projekt.“
3. Per Cloud-Speicher
Wenn Sie zum Verwalten Ihrer Rechnungen Software wie Dropbox verwenden, können Sie Rechnungen einfach mit einem Link direkt von Ihrem Konto aus versenden. Dies kann eine praktische Option sein, da Sie auf diese Weise Ihre Rechnungen von einem Ort aus erstellen, verwalten und versenden können.
So versenden Sie Rechnungen mit Dropbox
Mit Dropbox können Sie Ihre Rechnungsvorlage in Ihr Konto hochladen und in ein wiederverwendbares, bearbeitbares PDF umwandeln, das Sie freigeben können – direkt von Dropbox aus oder mit einem einfachen Link.
Sobald Ihre Rechnungen zum Versand bereit sind, können Sie eine spezielle Dokumentfreigabefunktion wie „Senden und nachverfolgen“ verwenden, um einen Überblick darüber zu erhalten, wie Kunden mit Ihren Rechnungen interagieren, nachdem diese für sie freigegeben wurden. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Kunden Ihre Rechnungen erhalten und angesehen haben.
Sie können außerdem für jeden Empfänger individuelle Freigabeeinstellungen festlegen, an Ihren Inhalten durchgeführte Aktionen überwachen und Anzeigetrends für von Ihnen freigegebene Dateien in einem zentralen Dashboard analysieren.
Tipps für das Nachverfolgen von Rechnungen
Wenn Ihre Rechnung nicht gemäß den vereinbarten Bedingungen beglichen wird, müssen Sie der Sache möglicherweise bei Ihrem Kunden nachgehen.
Hier sind ein paar Tipps für das Nachverfolgen von Rechnungen:
- Fragen Sie zunächst telefonisch an, ob Sie Ihre Rechnung an die richtige Person oder Abteilung gesendet haben.
- Senden Sie am Fälligkeitstag eine Erinnerung per E-Mail, wenn die Rechnung noch nicht beglichen wurde.
- Wenn dies nicht funktioniert, versuchen Sie es mit einer alternativen Methode, z. B. mit dem Senden eines Briefs per Post.
- Kommunizieren Sie bestimmt, aber höflich und weisen Sie klar und deutlich auf die Konsequenzen einer nicht fristgerechten Zahlung hin, wie eine Verzugsgebühr oder eine Einstellung zukünftiger Dienste.
- Führen Sie Protokoll über all Ihre Nachverfolgungsversuche und die Antworten, die Sie erhalten, für den Fall, dass Sie die Situation eskalieren müssen.
- Denken Sie darüber nach, alternative Zahlungsmöglichkeiten anzubieten, wie etwa einen Zahlungsplan, um Kunden die Zahlung zu erleichtern.
- Wenn alle Versuche fehlschlagen, sollten Sie Rechtsberatung in Anspruch nehmen oder ein Inkassobüro mit der Eintreibung der Zahlung beauftragen.
Denken Sie daran, immer professionell zu bleiben und die Situation mit Integrität zu handhaben, da die Aufrechterhaltung einer guten Beziehung zu Ihrem Kunden entscheidend ist für den Erfolg Ihres Unternehmens.
Optimieren Sie jeden Schritt der Rechnungsstellung
Dropbox kann Ihnen helfen, den gesamten Rechnungsstellungsprozess zu optimieren – vom Erstellen und Anpassen Ihrer Rechnungen bis hin zum Versenden an Ihre Kunden und der Nachverfolgung des Fortschritts.
Konvertieren Sie PDF-Rechnungen ganz einfach in bearbeitbare Vorlagen, die Sie vor dem Senden an einen Kunden anpassen können. Und mit der Funktion „Senden und nachverfolgen“ können Sie nachvollziehen, wann Ihre Rechnungen geöffnet und angezeigt werden, damit Sie Kunden bei Bedarf umgehend kontaktieren können.
Mithilfe von Dropbox können Sie bei Ihrer Rechnungsstellung Zeit und Aufwand sparen – so können Sie sich auf das konzentrieren, was Sie am besten können: für Ihre Kunden großartige Arbeit leisten.