Jeżeli jesteś freelancerem, pełnienie wielu różnych ról nie jest Ci obce. Jesteś nie tylko twórczym geniuszem realizującym projekty, ale także pracownikiem księgowości, specjalistą od marketingu i przedstawicielem obsługi klienta. A jednym z Twoich najważniejszych zadań jest wysyłanie faktur do klientów.
Ale jaki jest najlepszy sposób, aby to zrobić? W tym artykule przedstawimy porady dotyczące tego, kiedy i jak wysyłać klientom profesjonalne faktury, a także omówimy narzędzia usprawniające ten proces oraz wskazówki dotyczące postępowania w przypadku niezapłaconych faktur.
Kiedy należy wysłać fakturę
Istnieje kilka różnych szkół myślenia o tym, kiedy należy wysłać fakturę do klienta. Niektórzy freelancerzy wolą wysyłać faktury przed rozpoczęciem pracy, a inni dopiero po jej zakończeniu. Każda z tych opcji ma pewne zalety:
Przed: Idealne rozwiązanie w przypadku projektów zleconych lub jednorazowych, w których do wykonania pracy trzeba dokupić dodatkowe materiały, lub w przypadku projektów długoterminowych, w których praca dostarczana jest w ratach. Możesz także poprosić o częściową płatność z góry, jeśli przepływ gotówki jest ograniczony lub jeśli dany klient ma historię niedotrzymywania terminów płatności.
Po: Większość freelancerów wystawia faktury swoim klientom od razu po zrealizowaniu zamówienia lub projektu. Alternatywnie możesz zrobić kilka dni odstępu między zakończeniem realizacji projektu a wysłaniem faktury, aby klient mógł upewnić się, że jest zadowolony. W przypadku umów długoterminowych łatwiejsze może być wysyłanie faktur co miesiąc. Dzięki temu będziesz otrzymywać stałe i przewidywalne płatności, a Twojemu klientowi będzie łatwiej wystawiać i przetwarzać faktury.
Ostatecznie najlepszy moment na wysłanie faktury zależy od trzech głównych czynników:
- Rodzaj oferowanego produktu lub usługi.
- Twoje warunki płatności i wymagania finansowe lub sytuacja.
- Twoja relacja z klientem.
Różne sposoby wysyłania faktur
Kiedy już zdecydujesz, kiedy wysłać fakturę, musisz wybrać sposób, w jaki ją wyślesz. Dostępnych jest kilka różnych opcji – każda z nich ma swoje zalety i wady.
1. Poczta tradycyjna
W dobie poczty elektronicznej i fakturowania online wysyłanie faktur pocztą tradycyjną może wydawać się reliktem przeszłości. Jednak nadal istnieją przypadki, w których może to być najlepsza opcja. Jeśli na przykład Twój klient nie używa poczty e-mail ani fakturowania internetowego, lub jeśli czujesz się bezpieczniej, wysyłając dokument w formie fizycznej, najlepszym rozwiązaniem może być wysłanie faktury pocztą tradycyjną.
Należy pamiętać, że wysyłanie faktur pocztą tradycyjną może być wolniejsze, mniej bezpieczne i droższe niż fakturowanie online i internetowe metody płatności. Dodatkowo proces ten jest bardziej podatny na błędy – ludzie i firmy często zmieniają lokalizację i nie zawsze możesz zagwarantować, że masz najbardziej aktualne dane kontaktowe (lub że adres na kopercie został zapisany poprawnie!).
2. Poczta elektroniczna
Poczta e-mail to najczęstszy sposób wysyłania faktur przez freelancerów. Jest szybki, łatwy i wygodny, i pozwala łatwo śledzić, kiedy faktura została otworzona i wyświetlona.
Aby wysłać fakturę pocztą e-mail, po prostu dołącz plik faktury jako załącznik do wiadomości, wpisz odpowiedni temat i wyślij tę wiadomość e-mail do klienta. Możesz także umieścić krótką informację w treści wiadomości, np. „W załączeniu przesyłam fakturę za ostatni projekt”.
3. Usługa do przechowywanie w chmurze
Jeśli do zarządzania fakturami używasz oprogramowania takiego jak Dropbox, możesz wysyłać faktury bezpośrednio ze swojego konta za pomocą łącza. To wygodna opcja, ponieważ umożliwia tworzenie i wysyłanie faktur oraz zarządzanie nimi z jednego miejsca.
Jak wysyłać faktury za pomocą Dropbox
Korzystając z Dropbox, możesz przesłać szablon faktury na swoje konto i przekształcić go w edytowalny plik PDF wielokrotnego użytku, który możesz udostępnić bezpośrednio z Dropbox lub za pomocą prostego łącza.
Gdy faktury będą gotowe do wysłania, rozważ użycie dedykowanej funkcji udostępniania dokumentów, takiej jak Wyślij i śledź, aby uzyskać wgląd w to, jak klienci korzystają z Twoich faktur po ich udostępnieniu. Może to być szczególnie przydatne, jeśli chcesz mieć pewność, że klienci otrzymali i wyświetlili Twoje faktury.
Możesz także skonfigurować unikalne ustawienia udostępniania dla każdego odbiorcy, monitorować działania podejmowane na Twoich treściach i analizować trendy przeglądania udostępnionych plików w jednym centralnym pulpicie nawigacyjnym.
Wskazówki dotyczące postępowania po wysłaniu faktury
Jeśli nie otrzymasz płatności za fakturę w uzgodnionym terminie, być może będzie konieczne skontaktowanie się z klientem.
Oto kilka wskazówek dotyczących postępowania w przypadku nieopłaconych faktur:
- Zacznij od rozmowy telefonicznej, aby sprawdzić, czy faktura została wysłana do właściwej osoby lub działu.
- Wyślij wiadomość e-mail z przypomnieniem w dniu terminu płatności, jeśli faktura nie została uregulowana.
- Jeśli to nie zadziała, wypróbuj alternatywną metodę, taką jak wysłanie pisma pocztą tradycyjną.
- W swojej komunikacji zachowaj stanowczość i uprzejmość i jasno określ konsekwencje braku płatności w terminie, takie jak opłaty za zwłokę lub wstrzymanie przyszłych usług.
- Prowadź rejestr wszystkich podejmowanych prób i otrzymanych odpowiedzi na wypadek konieczności eskalowania sytuacji.
- Rozważ zaoferowanie alternatywnych opcji płatności, takich jak plan ratalny, aby ułatwić klientowi opłacenie faktury.
- Jeśli wszystkie próby zawiodą, rozważ skorzystanie z porady prawnej lub z usług firmy windykacyjnej w celu odebrania należności.
Pamiętaj, aby zawsze zachować profesjonalizm i podejść do sytuacji uczciwie, ponieważ utrzymywanie dobrych relacji z klientami ma kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojej firmy.
Usprawnij każdy etap procesu fakturowania
Dropbox może pomóc Ci usprawnić cały proces fakturowania, od tworzenia i dostosowywania faktur, po wysyłanie ich do klientów i śledzenie postępów.
Z łatwością konwertuj faktury w formacie PDF na edytowalne szablony, które możesz dostosować przed wysłaniem do klienta. Za pomocą funkcji Wyślij i śledź możesz śledzić, kiedy Twoje faktury są otwierane i wyświetlanie, dzięki czemu w razie potrzeby szybko skontaktujesz się z klientami.
Korzystając z Dropbox, zaoszczędzisz czas i wysiłek poświęcany na fakturowanie, co pozwoli Ci skupić się na tym, co robisz najlepiej: wykonywaniu świetnej pracy dla swoich klientów.