Skip to content (Press Enter)

Jak wysyłać faktury za pracę freelancera

Dopiero zaczynasz pracę jako freelancer i nie wiesz, jak – ani kiedy – wysłać fakturę swojemu klientowi? Odkryj różne sposoby wysyłania faktur i zapoznaj się z naszymi wskazówkami dotyczącymi wysyłania i śledzenia faktur za pracę freelancera.

Udostępniaj pliki z łatwością
Ilustracja przedstawiająca osobę trzymającą niebieski papierowy samolocik.

Jeżeli jesteś freelancerem, pełnienie wielu różnych ról nie jest Ci obce. Jesteś nie tylko twórczym geniuszem realizującym projekty, ale także pracownikiem księgowości, specjalistą od marketingu i przedstawicielem obsługi klienta. A jednym z Twoich najważniejszych zadań jest wysyłanie faktur do klientów.

Ale jaki jest najlepszy sposób, aby to zrobić? W tym artykule przedstawimy porady dotyczące tego, kiedy i jak wysyłać klientom profesjonalne faktury, a także omówimy narzędzia usprawniające ten proces oraz wskazówki dotyczące postępowania w przypadku niezapłaconych faktur.

Kiedy należy wysłać fakturę

Istnieje kilka różnych szkół myślenia o tym, kiedy należy wysłać fakturę do klienta. Niektórzy freelancerzy wolą wysyłać faktury przed rozpoczęciem pracy, a inni dopiero po jej zakończeniu. Każda z tych opcji ma pewne zalety:

Przed: Idealne rozwiązanie w przypadku projektów zleconych lub jednorazowych, w których do wykonania pracy trzeba dokupić dodatkowe materiały, lub w przypadku projektów długoterminowych, w których praca dostarczana jest w ratach. Możesz także poprosić o częściową płatność z góry, jeśli przepływ gotówki jest ograniczony lub jeśli dany klient ma historię niedotrzymywania terminów płatności.

Po: Większość freelancerów wystawia faktury swoim klientom od razu po zrealizowaniu zamówienia lub projektu. Alternatywnie możesz zrobić kilka dni odstępu między zakończeniem realizacji projektu a wysłaniem faktury, aby klient mógł upewnić się, że jest zadowolony. W przypadku umów długoterminowych łatwiejsze może być wysyłanie faktur co miesiąc. Dzięki temu będziesz otrzymywać stałe i przewidywalne płatności, a Twojemu klientowi będzie łatwiej wystawiać i przetwarzać faktury.

Ostatecznie najlepszy moment na wysłanie faktury zależy od trzech głównych czynników:

  1. Rodzaj oferowanego produktu lub usługi.
  2. Twoje warunki płatności i wymagania finansowe lub sytuacja.
  3. Twoja relacja z klientem.
Freelancer pracuje na laptopie w domu.

Różne sposoby wysyłania faktur

Kiedy już zdecydujesz, kiedy wysłać fakturę, musisz wybrać sposób, w jaki ją wyślesz. Dostępnych jest kilka różnych opcji – każda z nich ma swoje zalety i wady.

1. Poczta tradycyjna

W dobie poczty elektronicznej i fakturowania online wysyłanie faktur pocztą tradycyjną może wydawać się reliktem przeszłości. Jednak nadal istnieją przypadki, w których może to być najlepsza opcja. Jeśli na przykład Twój klient nie używa poczty e-mail ani fakturowania internetowego, lub jeśli czujesz się bezpieczniej, wysyłając dokument w formie fizycznej, najlepszym rozwiązaniem może być wysłanie faktury pocztą tradycyjną.

Należy pamiętać, że wysyłanie faktur pocztą tradycyjną może być wolniejsze, mniej bezpieczne i droższe niż fakturowanie online i internetowe metody płatności. Dodatkowo proces ten jest bardziej podatny na błędy – ludzie i firmy często zmieniają lokalizację i nie zawsze możesz zagwarantować, że masz najbardziej aktualne dane kontaktowe (lub że adres na kopercie został zapisany poprawnie!).

2. Poczta elektroniczna

Poczta e-mail to najczęstszy sposób wysyłania faktur przez freelancerów. Jest szybki, łatwy i wygodny, i pozwala łatwo śledzić, kiedy faktura została otworzona i wyświetlona.

Aby wysłać fakturę pocztą e-mail, po prostu dołącz plik faktury jako załącznik do wiadomości, wpisz odpowiedni temat i wyślij tę wiadomość e-mail do klienta. Możesz także umieścić krótką informację w treści wiadomości, np. „W załączeniu przesyłam fakturę za ostatni projekt”.

3. Usługa do przechowywanie w chmurze

Jeśli do zarządzania fakturami używasz oprogramowania takiego jak Dropbox, możesz wysyłać faktury bezpośrednio ze swojego konta za pomocą łącza. To wygodna opcja, ponieważ umożliwia tworzenie i wysyłanie faktur oraz zarządzanie nimi z jednego miejsca.

Obraz interfejsu użytkownika Dropbox pokazujący funkcję wysyłania i śledzenia plików przechowywanych na koncie Dropbox.

Jak wysyłać faktury za pomocą Dropbox

Korzystając z Dropbox, możesz przesłać szablon faktury na swoje konto i przekształcić go w edytowalny plik PDF wielokrotnego użytku, który możesz udostępnić bezpośrednio z Dropbox lub za pomocą prostego łącza.

Gdy faktury będą gotowe do wysłania, rozważ użycie dedykowanej funkcji udostępniania dokumentów, takiej jak Wyślij i śledź, aby uzyskać wgląd w to, jak klienci korzystają z Twoich faktur po ich udostępnieniu. Może to być szczególnie przydatne, jeśli chcesz mieć pewność, że klienci otrzymali i wyświetlili Twoje faktury.

Możesz także skonfigurować unikalne ustawienia udostępniania dla każdego odbiorcy, monitorować działania podejmowane na Twoich treściach i analizować trendy przeglądania udostępnionych plików w jednym centralnym pulpicie nawigacyjnym.

Wskazówki dotyczące postępowania po wysłaniu faktury

Jeśli nie otrzymasz płatności za fakturę w uzgodnionym terminie, być może będzie konieczne skontaktowanie się z klientem. 

Oto kilka wskazówek dotyczących postępowania w przypadku nieopłaconych faktur:

  • Zacznij od rozmowy telefonicznej, aby sprawdzić, czy faktura została wysłana do właściwej osoby lub działu.
  • Wyślij wiadomość e-mail z przypomnieniem w dniu terminu płatności, jeśli faktura nie została uregulowana.
  • Jeśli to nie zadziała, wypróbuj alternatywną metodę, taką jak wysłanie pisma pocztą tradycyjną.
  • W swojej komunikacji zachowaj stanowczość i uprzejmość i jasno określ konsekwencje braku płatności w terminie, takie jak opłaty za zwłokę lub wstrzymanie przyszłych usług.
  • Prowadź rejestr wszystkich podejmowanych prób i otrzymanych odpowiedzi na wypadek konieczności eskalowania sytuacji.
  • Rozważ zaoferowanie alternatywnych opcji płatności, takich jak plan ratalny, aby ułatwić klientowi opłacenie faktury.
  • Jeśli wszystkie próby zawiodą, rozważ skorzystanie z porady prawnej lub z usług firmy windykacyjnej w celu odebrania należności.

Pamiętaj, aby zawsze zachować profesjonalizm i podejść do sytuacji uczciwie, ponieważ utrzymywanie dobrych relacji z klientami ma kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojej firmy.

Funkcja „Wyślij i śledź” Dropbox.

Usprawnij każdy etap procesu fakturowania

Dropbox może pomóc Ci usprawnić cały proces fakturowania, od tworzenia i dostosowywania faktur, po wysyłanie ich do klientów i śledzenie postępów. 

Z łatwością konwertuj faktury w formacie PDF na edytowalne szablony, które możesz dostosować przed wysłaniem do klienta. Za pomocą funkcji Wyślij i śledź możesz śledzić, kiedy Twoje faktury są otwierane i wyświetlanie, dzięki czemu w razie potrzeby szybko skontaktujesz się z klientami.

Korzystając z Dropbox, zaoszczędzisz czas i wysiłek poświęcany na fakturowanie, co pozwoli Ci skupić się na tym, co robisz najlepiej: wykonywaniu świetnej pracy dla swoich klientów.