Comment envoyer une facture lorsqu’on travaille à son compte ?

En tant que free‑lance, vous avez l’habitude de porter plusieurs casquettes. Outre votre activité principale dans laquelle vous excellez, vous gérez également la comptabilité, le marketing et le service client. Et envoyer des factures à vos clients fait partie de vos tâches les plus importantes.

Mais quelle est la meilleure façon de le faire ? Cet article décrit quand et comment envoyer une facture professionnelle à un client, et vous présente des outils qui simplifient le processus, avec des conseils pour relancer les factures impayées.

Quand dois‑je envoyer ma facture ?

Il n’y a pas règle stricte en la matière. Certains free‑lances préfèrent envoyer leurs factures avant d’effectuer la mission, tandis que d’autres attendent la fin de la prestation. Chaque option a ses avantages.

Avant la prestation : cette option est idéale pour les commandes ou les projets ponctuels pour lesquels vous devez acheter du matériel supplémentaire, ou pour les projets à long terme qui comprennent plusieurs livraisons. Vous pouvez également demander un premier acompte si vous manquez de trésorerie ou si le client a tendance à payer en retard.

Après la prestation: la plupart des free‑lances facturent leurs clients lorsque la commande ou le projet est finalisé. Vous pouvez également attendre quelques jours entre la livraison du projet et l’envoi de la facture afin que le client puisse confirmer qu’il est satisfait. Pour des contrats qui durent dans le temps, il est parfois plus simple d’envoyer des factures mensuelles. Vous obtenez ainsi des paiements prévisibles et vos clients peuvent plus facilement traiter vos factures.

Au final, le meilleur moment pour envoyer votre facture dépend de trois principaux facteurs :

1. Le type de produit ou de service que vous proposez.
2. Vos conditions de paiement et votre situation ou vos exigences financières.
3. Le type de relation que vous entretenez avec le client.

Les différents modes d’envoi de factures

Maintenant que vous savez quand envoyer votre facture, vous devez choisir comment vous allez l’envoyer. Il existe plusieurs options, chacune présentant des avantages et des inconvénients.

1. Par courrier

À l’ère des e‑mails et de la facturation en ligne, envoyer ses factures par courrier peut sembler un peu désuet. Mais cela peut être la meilleure option à choisir dans certains cas. Par exemple, si votre client n’utilise pas de messagerie électronique ou la facturation en ligne, ou si vous trouvez l’envoi d’un document papier plus sécurisé, vous pouvez choisir d’envoyer votre facture par courrier.

Gardez à l’esprit qu’envoyer des factures par courrier peut être plus lent, moins sécurisé et plus onéreux que les modes de facturation et de paiement en ligne. De plus, ce processus est davantage source d’erreurs : les personnes et les entreprises déménagent souvent, et il se peut que vous ayez une ancienne adresse (ou que vous ne l’écriviez pas correctement sur l’enveloppe !).

2. Par e‑mail

L’e‑mail est le moyen le plus couramment utilisé par les indépendants pour envoyer leurs factures. C’est rapide, facile et pratique, et cela vous permet de savoir facilement quand votre facture a été ouverte et consultée.

Pour envoyer une facture par e‑mail, ajoutez simplement le fichier de la facture en tant que pièce jointe, renseignez la ligne d’objet et envoyez l’e‑mail à votre client. Vous pouvez inclure un court message dans le corps de l’e‑mail, tel que « Veuillez trouver ci‑joint ma facture pour votre dernier projet ».

3. Depuis votre stockage cloud

Si vous utilisez un logiciel comme Dropbox pour gérer vos factures, vous pouvez envoyer des factures directement depuis votre compte à l’aide d’un lien. C’est une solution pratique, car elle vous permet de créer, de gérer et d’envoyer vos factures sans changer d’interface.

Comment envoyer des factures avec Dropbox

Avec Dropbox, vous pouvez importer votre modèle de facture dans votre compte et le convertir en PDF modifiable et réutilisable que vous pouvez partager directement depuis Dropbox ou via un simple lien.

Une fois que vos factures sont prêtes à être envoyées, vous pouvez utiliser une fonctionnalité dédiée au partage de document comme Envoyer et suivre pour savoir comment les clients interagissent avec les factures que vous avez partagées. Cela peut être particulièrement utile si vous voulez vous assurer que votre client a bien reçu et consulté vos factures.

Vous pouvez également définir des paramètres de partage uniques pour chaque destinataire, surveiller les actions entreprises sur votre contenu et analyser les tendances d’affichage de vos fichiers partagés depuis un tableau de bord central.

Conseils pour gérer le suivi des factures

Si vous ne recevez pas le paiement de votre facture dans le délai imparti, vous devrez peut‑être effectuer une relance auprès du client. 

Voici quelques conseils pour gérer les relances de factures impayées :

• Commencez par téléphoner au client pour vérifier que vous avez envoyé votre facture à la bonne personne ou au bon service.
• Envoyez un e‑mail de rappel le jour de l’échéance du paiement si le paiement n’a pas été effectué.
• Si cela ne fonctionne pas, essayez une autre méthode, comme envoyer un courrier par la poste.
• Faites preuve de fermeté et de courtoisie dans votre message et indiquez clairement les conséquences engendrées par un retard de paiement, comme des pénalités de retard ou l’interruption des services prévus.
• Gardez une trace de toutes vos relances et des réponses que vous recevez au cas où vous auriez besoin de faire remonter le problème.
• Proposez éventuellement d’autres modes de paiement, comme un échéancier de paiement afin de faciliter le règlement pour votre client.
• Si toutes ces tentatives échouent, vous pouvez demander des conseils juridiques ou faire appel à une agence de recouvrement de créances pour obtenir le paiement de votre facture.

Restez professionnel en toute circonstance et gérez la situation avec intégrité. Il est essentiel pour le succès de votre activité d’entretenir de bonnes relations avec votre clientèle.

Optimisez chaque étape du processus de facturation

Dropbox peut vous aider à rationaliser tout le processus de facturation, de la création et la personnalisation de vos factures jusqu’à leur envoi à votre client et au suivi de leur statut. 

Convertissez facilement des factures au format PDF en modèles modifiables que vous pouvez personnaliser avant envoi. Et avec la fonctionnalité Envoyer et suivre, vous savez à quel moment vos factures sont ouvertes et consultées, ce qui vous permet de relancer rapidement le client le cas échéant.

En utilisant Dropbox, vous gagnez du temps et simplifiez vos tâches de facturation afin de vous concentrer sur ce que vous faites le mieux : fournir un travail de qualité à vos clients.