프리랜서라면 다양한 역할을 하는 데 이미 익숙할 겁니다. 프리랜서는 단순히 작업물을 만든 뛰어난 창의력의 소유자로 끝나지 않습니다. 회계사, 마케팅 담당자, 고객 서비스 담당자의 역할도 해야 하죠. 그리고 프리랜서가 담당하는 가장 중요한 일 중 하나는 바로 클라이언트에게 청구서를 전송하는 일입니다.
그렇다면 청구서를 보내는 가장 좋은 방법은 무엇일까요? 이 안내서에서는 클라이언트에게 언제, 어떻게 청구서를 보내야 하는지 살펴보도록 하겠습니다. 이와 함께 청구서 전송 프로세스를 간소화해주는 도구와 미지급된 대금에 대한 후속 연락을 취할 때의 팁도 함께 살펴보겠습니다.
청구서는 언제 보내야 할까?
클라이언트에게 청구서를 보내는 시점에 대한 의견은 서로 다릅니다. 어떤 프리랜서들은 일을 시작하기 전에 청구서를 보내고, 어떤 프리랜서들은 일을 완료한 후에 청구서를 보내죠. 각 방식에는 각각의 이점이 있습니다.
작업을 시작하기 전: 작업 완료를 위해 추가적인 자료나 자재를 구매해야 하는 일회성 프로젝트나 작업 의뢰, 작업을 몇 번으로 나누어 전달하는 장기 프로젝트에 적합한 방식입니다. 현금 흐름 상황이 빠듯하거나 클라이언트가 지급 기한이 지나 대금을 지급한 전력이 있는 경우에도 대금의 일부를 선금으로 요청할 수 있습니다.
작업을 시작한 후: 대부분의 프리랜서는 프로젝트나 주문을 완료한 직후에 클라이언트에게 청구서를 보냅니다. 또는, 클라이언트가 결과에 만족한 것을 확인할 수 있도록 프로젝트를 전달한 시기와 청구서 전송 시기 사이에 며칠 간의 간격을 둘 수도 있습니다. 계속 진행되는 계약의 경우, 청구서를 월 단위로 보내는 것이 더 간편할 수 있습니다. 그러면 프리랜서는 예측할 수 있는 일관적인 수익을 얻게 되고, 클라이언트 측에서도 청구서를 발행해 처리하기가 한결 수월하죠.
궁극적으로 청구서를 보내는 최적의 시기는 다음 3가지 요소에 따라 달라질 수 있습니다.
- 제공하는 제품이나 서비스의 유형
- 재정적 요건/상황과 지급 조건
- 클라이언트와의 관계
청구서를 보내는 다양한 방식
청구서를 언제 보낼지 결정했다면 이제 청구서를 어떻게 보낼지 결정할 차례입니다. 청구서를 보내는 방식은 다양하며, 방식마다 각각의 장단점이 있습니다.
1. 우편으로 전송
이메일과 온라인 청구서 발행이 보편적인 세상에서 청구서를 우편으로 전송하는 것이 고리타분하게 느껴질 수 있습니다. 하지만 우편 전송이 가장 좋은 옵션으로 생각되는 경우도 여전히 있습니다. 예를 들어, 클라이언트가 이메일이나 온라인 청구서를 사용하지 않을 수도 있고, 본인이 실제 문서를 전송할 때의 안도감을 선호할 수도 있죠. 그러면 우편으로 청구서를 전송하는 방식이 가장 적합할 수 있습니다.
하지만 청구서를 우편으로 전송하는 방식은 온라인으로 청구서를 발행하고 대금을 받는 방식보다 더 느리고, 덜 안전하며, 비용이 더 많이 든다는 점을 명심하도록 하세요. 또한, 이 방식은 실수가 발생할 가능성이 더 큽니다. 사람과 비즈니스는 자주 장소를 옮기고, 본인이 가진 연락처 정보가 최신 정보인지 항상 보장할 수는 없기 때문입니다. (그리고 주소를 봉투에 정확하게 적었는지도 항상 보장할 수 없고요!)
2. 이메일로 전송
프리랜서 용역 대금 청구서를 보낼 때 사용하는 가장 일반적인 방식은 바로 이메일입니다. 이메일은 쉽고, 빠르며, 간편합니다. 또한 청구서를 언제 열어 봤는지도 간편하게 추적할 수 있죠.
청구서를 이메일로 전송하는 방법은 간단합니다. 청구서 파일을 첨부파일로 업로드한 후 적절한 제목을 입력해 이메일을 보내면 되죠. 이메일 본문에 "최근 진행한 프로젝트 청구서 첨부했습니다" 등의 간단한 메시지를 작성할 수도 있습니다.
3. 클라우드 스토리지를 통해 전송
Dropbox 같은 소프트웨어를 사용해 청구서를 관리하고 있다면 계정에서 바로 링크 하나로 청구서를 보낼 수 있습니다. 클라우드 스토리지는 한 공간에서 청구서를 만들고, 관리하고, 전송할 수 있다는 점에서 편리한 옵션이 될 수 있습니다.
Dropbox로 청구서를 전송하는 방법
Dropbox를 사용하면 계정에 청구서 템플릿을 업로드해 반복 사용이 가능하고 편집 가능한 PDF로 변환할 수 있습니다. 그다음, 링크 하나로 Dropbox에서 바로 청구서를 공유할 수 있죠.
청구서를 전송할 준비가 되었다면 보내기 및 추적 같은 문서 공유 전용 기능을 사용해 청구서를 전송한 후에 클라이언트가 청구서에 어떻게 반응했는지 알려주는 인사이트를 확보해 보세요. 이 기능은 클라이언트가 청구서를 잘 받았고, 열어 봤는지 알고 싶을 때 특히 유용합니다.
또한, 하나의 중심 대시보드에서 수신인별로 고유한 공유 조건을 설정하고, 콘텐츠에서 발생한 활동을 모니터링하고, 공유된 파일의 열람 동향을 분석할 수 있습니다.
미지급된 대금에 대한 후속 연락을 취할 때의 팁
합의된 기간 내에 대금을 받지 못했다면 클라이언트에게 후속 연락을 취해야 할 수 있습니다.
미지급된 대금에 대해 후속 연락을 취해야 할 때는 다음 팁을 참조하세요.
- 먼저 전화를 걸어 청구서가 올바른 사람이나 부서에 전송되었는지 확인하는 것으로 시작하세요.
- 대금이 지급되지 않았다면 지급 기한 마지막 날에 이메일 리마인더를 전송하세요.
- 그래도 대금이 지급되지 않는다면 우편으로 서신을 보내는 등의 다른 방법을 시도해 보세요.
- 단호하면서도 정중하게 소통하고, 대금 지급이 연체될 시 연체 수수료, 향후 서비스 중단 등의 결과가 뒤따른다는 사실을 명확하게 전달하세요.
- 상황을 에스컬레이션해야 할 경우를 대비해 모든 후속 연락과 응답 내용을 기록으로 남겨두세요.
- 클라이언트가 대금을 더 수월하게 지급할 수 있도록 대금 수령 계획 등의 대안적 지급 옵션을 제공하는 것을 고려해 보세요.
- 모든 시도가 실패로 돌아갈 경우, 법적 자문을 받거나 채권 추심 전문 회수 기관에 의뢰하는 방법을 고려해 보세요.
비즈니스의 성공에 있어 클라이언트와 좋은 관계를 유지하는 것은 매우 중요합니다. 따라서 모든 상황에서 전문적인 태도를 유지하고 진정성을 가지고 상황을 처리해야 한다는 사실을 명심하세요.
청구서 발행 프로세스의 모든 단계를 간소화하세요!
Dropbox는 청구서를 작성하는 것에서부터 클라이언트에게 전송해 진행 상황을 추적하는 것까지, 청구서 발행 프로세스 전체를 간소화하도록 도와줍니다.
PDF로 된 청구서를 편집 가능한 템플릿으로 간편하게 변환해 클라이언트에 맞게 수정한 후 전송하세요. 보내기 및 추적 기능을 사용하면 클라이언트가 언제 청구서를 열어 봤는지 추적할 수 있어 필요할 때 즉시 클라이언트에게 후속 연락을 취할 수 있습니다.
Dropbox를 사용하면 청구서 발행에 소요되는 시간과 번거로움이 줄어들어 클라이언트를 위한 최고의 결과물을 제작하는 데 집중할 수 있습니다.