Als freelancer ben je het gewend om verschillende petten te dragen. Je bent niet alleen het creatieve genie achter je werk; je bent ook de accountant, de marketeer en de medewerker van de klantenservice. En een van je belangrijkste taken is het sturen van facturen naar je klanten.
Maar wat is de beste aanpak? In dit artikel geven we wat richtlijnen over wanneer en hoe je een professionele factuur naar een klant stuurt (inclusief tools om het proces te stroomlijnen) en wat tips voor het opvolgen van onbetaalde facturen.
Wanneer stuur ik mijn factuur?
Er zijn een paar verschillende opvattingen over wanneer je een factuur naar een klant stuurt. Sommige freelancers sturen hun facturen het liefst voordat ze aan de slag gaan, terwijl anderen wachten tot de opdracht is voltooid. Elke optie heeft zo zijn voordelen:
Van tevoren: ideaal voor commissies of eenmalige projecten waarbij je extra materialen moet aanschaffen om het werk te voltooien, of voor langdurige projecten waarbij het werk in fases wordt opgeleverd. Je kunt ook om een gedeeltelijke vooruitbetaling vragen als je krap bij kas zit of als de klant in kwestie een voorgeschiedenis heeft van gemiste deadlines en te late betalingen.
Achteraf: de meeste freelancers factureren hun klant zodra een bestelling of project is uitgevoerd. Je kunt ook een paar dagen wachten tussen de oplevering van het project en het sturen van je factuur, zodat de klant er zeker van kan zijn dat die tevreden is. Bij lopende contracten kan het makkelijker zijn om maandelijks facturen te sturen. Zo krijg je regelmatige en voorspelbare betalingen. Bovendien is het voor je klant zo eenvoudiger om de facturen op te stellen en te verwerken.
Welk moment het beste is om je factuur te sturen, hangt uiteindelijk af van drie belangrijke factoren:
- Het type product of service dat je levert.
- Je betalingsvoorwaarden en financiële eisen of situatie.
- Je relatie met de klant.
Verschillende manieren om facturen te sturen
Als je eenmaal hebt besloten wanneer je je factuur stuurt, moet je bepalen hoe je dat gaat doen. Er zijn een aantal verschillende opties beschikbaar, elk met eigen voor- en nadelen.
1. Via de post
In het tijdperk van e-mail en online factureren lijkt het sturen van facturen per post misschien een overblijfsel uit het verleden. Toch zijn er nog steeds enkele gevallen waarin het de beste optie kan zijn. Als je klant bijvoorbeeld geen gebruik maakt van e-mail of online facturering, of als je de voorkeur geeft aan de veiligheid van het sturen van een fysiek document, dan is het per post versturen van je factuur misschien de beste oplossing.
Het is belangrijk om te onthouden dat het per post versturen van facturen trager, minder veilig en duurder kan zijn dan online facturering en betalingsmethoden. Bovendien is dit proces foutgevoeliger: mensen en bedrijven verhuizen vaak, en je kunt niet altijd garanderen dat je over de meest actuele contactinformatie beschikt (of dat je deze correct op de envelop hebt geschreven)
2. Via e-mail
Freelancers sturen facturen meestal via e-mail. Het is snel, eenvoudig en handig, en je kunt makkelijk bijhouden wanneer je factuur is geopend en bekeken.
Om een e-mail met je factuur te sturen, upload je eenvoudig het factuurbestand als bijlage, schrijf je een geschikte onderwerpregel en stuur je de e-mail naar je klant. Je kunt ook een kort bericht in de hoofdtekst van de e-mail opnemen, zoals 'In de bijlage vindt u mijn factuur voor het recente project.'
3. Via je cloudopslag
Als je software zoals Dropbox gebruikt om je facturen te beheren, stuur je facturen met slechts een link, rechtstreeks vanuit je account. Dit kan een handige optie zijn, omdat je hiermee je facturen vanuit één plek kunt maken, beheren en versturen.
Facturen versturen met Dropbox
Met Dropbox kun je je factuursjabloon uploaden naar je account en deze omzetten in een herbruikbare, bewerkbare PDF die je rechtstreeks vanuit Dropbox kunt delen of met een eenvoudige link.
Zodra je facturen klaar zijn om te versturen, kun je overwegen om een speciale functie voor het delen van documenten te gebruiken, zoals Verzenden en volgen, om inzicht te krijgen in de manier waarop klanten met je facturen omgaan nadat ze zijn gedeeld. Dit kan vooral handig zijn als je er zeker van wilt zijn dat je klanten je facturen hebben ontvangen en bekeken.
Je kunt ook voor elke ontvanger unieke deelinstellingen instellen, acties op je materiaal volgen en de weergavetrends van je gedeelde bestanden analyseren in één centraal dashboard.
Tips voor het opvolgen van facturen
Als je de betaling van je factuur niet binnen de afgesproken termijn ontvangt, moet je mogelijk contact opnemen met je klant.
Hier zijn enkele tips voor het opvolgen van onbetaalde facturen:
- Begin met een telefoontje om te controleren of je je factuur naar de juiste persoon of afdeling hebt gestuurd
- Stuur een e-mailherinnering op de dag dat de betaling moet plaatsvinden als deze nog niet is voldaan
- Werkt dit niet, probeer dan een alternatieve methode, zoals het sturen van een brief per post
- Wees resoluut maar beleefd in je communicatie en vermeld duidelijk de gevolgen van het niet op tijd betalen, zoals een toeslag voor de te late betaling of het stopzetten van toekomstige dienstverlening
- Houd al je vervolgpogingen en de reacties die je ontvangt bij voor het geval je de situatie moet escaleren
- Overweeg het aanbieden van alternatieve betaalmogelijkheden, zoals een betaalplan, om het voor je klant makkelijker te maken om te betalen
- Mislukken alle pogingen, dan kun je overwegen om juridisch advies in te winnen of een incassobureau in te schakelen om de betaling te innen
Vergeet niet om altijd professioneel te blijven en de situatie integer aan te pakken, aangezien het onderhouden van een goede relatie met je klanten cruciaal is voor het succes van je bedrijf.
Elke stap van het facturatieproces stroomlijnen
Dropbox kan je helpen het hele facturatieproces te stroomlijnen, van het opstellen en aanpassen van je facturen tot het versturen ervan naar je klanten en het volgen van de voortgang.
Converteer PDF-facturen eenvoudig naar bewerkbare sjablonen die je kunt aanpassen voordat je ze naar een klant stuurt. En met Verzenden en volgen kun je bijhouden wanneer je facturen worden geopend en bekeken, zodat je indien nodig snel kunt opvolgen met klanten.
Door Dropbox te gebruiken, bespaar je tijd en moeite bij je facturering, zodat jij je kunt concentreren op datgene waar je in uitblinkt: fantastisch werk leveren aan je klanten.