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自由接案如何開立發票

初出茅廬開始自由接案,但不確定該何時以及如何開立發票給客戶?一同瞭解各種不同的發票寄送方式,以及接案時開立和催付發票的實用小提示。

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插圖:一個人拿著藍色紙飛機

身為自由工作者,常需要身兼多職。既是發想作品的頭腦,也是會計師,還是行銷人員,又得當客戶服務專員。而最重要的工作之一,就是必須為客戶開立發票。

到底如何是最佳做法?本文會提供一些方針,說明該在何時以何種方式為客戶開立專業的發票,也會介紹各種能簡化流程的工具,以及後續追蹤未付發票時的訣竅。

該何時發送發票?

究竟該何時向客戶開立發票,各方說法不同。有些自由工作者偏好在開工前便送出發票,有些人則是會等到工作全數完成才開立。不同方式各有優點:

先開立:若是需要購買額外材料的一次性委託,或是長期專案安排分期交件,便適合此種方式。若手頭上需要現金,或是當事客戶有不準時付款的記錄,也可以要求先預付部分款項。

後開立:大部分自由工作者在訂單或專案完成後會立即向客戶開立發票。或者也能等待專案交付過後幾天再開立,讓客戶方有時間確認是否滿意成果。如果是持續性的合約,每個月定期開立發票會比較方便。如此您便能穩定收到預期的款項,客戶那方也較容易開立和處理發票。

總而言之,最適合開立發票的時機,視以下三大要素而定:

  1. 提供的產品或服務類型。
  2. 付款條款和財務方面的需求或情況。
  3. 與客戶之間的關係。
一位自由工作者在家用筆記型電腦工作

開立發票的各種方式

決定開立發票的時間點後,需要選擇發送發票的方式。以下提供幾種選擇,各有優缺點。

1.郵寄

如今已經是用電子郵件和線上開立發票的時代,郵寄發票簡直是老派作風。不過在某些情況下,郵寄仍是最好的選擇。例如客戶並未使用電子郵件或線上發票服務,或您自己較偏好實體文件的安全性,那麼郵寄仍是不錯的選擇。

但一定要記得,與線上開立發票和付款的方式相比,郵寄發票的速度較慢、較不安全,也較為昂貴。此外這種流程較易發生錯誤。人或公司都經常更改地址,難以確保手上是最新的聯絡資訊(也難以保證在信封上寫下收件資訊時完全不出錯)。

2. 電子郵件

自由工作者最常使用電子郵件來寄送發票。這種方式迅速簡單又方便,且能輕鬆追蹤對方式否開啟和檢視過您寄出的發票。

想要以電子郵件寄送發票,只需要上傳發票檔案做為附件,寫好合適的主旨行,再將電子郵件寄給客戶即可。也可以附上簡短的信件內文,例如「為您提供近期專案的發票,請見附檔」。

3. 雲端儲存空間

若在使用 Dropbox 這類軟體管理發票,透過連結便能直接從自己的帳戶發送發票。這是相當方便的選擇,因為可以集中一處建立、管理和傳送發票。

Dropbox 使用者介面示意圖,展現 Dropbox 帳戶內儲存檔案的傳送和追蹤功能。

如何用 Dropbox 發送發票

您可以用 Dropbox 將發票範本上傳到帳戶中,將範本轉變為能重複使用的可編輯 PDF,如此便能直接從 Dropbox 分享,或是以簡單的連結提供給客戶。

準備要寄送發票時,可考慮使用專門的文件共享功能,例如傳送和追蹤,即可獲得深入的分析資訊,瞭解與客戶分享發票後對方與發票的互動狀況。如果想確認客戶有收到並檢視發票,這種功能格外實用。

您也可以為每個收件人設定專屬的共享設定,監控對內容所做的動作,並且集中在中央儀表版上分析共享檔案的檢視趨勢。

發票後續追蹤小提示

如果在約定的期限內未收到發票款項,可能就需要向客戶後續追蹤。

以下提供幾個催收未附發票的小提示:

  • 先致電對方,確認您的發票確實寄給了正確的對象或部門。
  • 若到了付款期限卻尚未收到款項,則在當日寄送提醒電子郵件。
  • 若仍未付款,可再嘗試其他方法,例如郵寄信件。
  • 溝通時保持堅定但禮貌的立場,並清楚表明未準時付款的後過,例如需支付逾時費用或終止未來服務。
  • 記錄下我方所有後續追蹤行動和您所收到的回覆,以免需要向上呈報情況。
  • 可考慮提供替代付款方式,例如分期付款,讓客戶更易於支付費用。
  • 若所有行動都失敗,可考慮尋求法律建議或委請債務催收機構收取款項。

請記得一定要維持專業態度,並以誠信精神應對情況。生意成功的關鍵便在於與客戶維持良好關係。

Dropbox 的「傳送和追蹤」功能。

簡化發票開立流程的每個步驟

Dropbox 可協助您簡化發票開立的整理流程,從發票的建立、客製化、發送給客戶到追蹤客戶進度,全都包含在內。 

輕鬆就能轉換 PDF 發票為可編輯的範本,先客製發票後再傳送給客戶。透過傳送和追蹤功能,還能追蹤發票開啟和檢視的時間,方便您在需要時迅速追蹤客戶情況。

使用 Dropbox 可為您節省發票開立工作所需的時間和心力,讓您專注於自身最擅長的工作上:為客戶提供優秀的服務。