身為自由工作者，常需要身兼多職。既是發想作品的頭腦，也是會計師，還是行銷人員，又得當客戶服務專員。而最重要的工作之一，就是必須為客戶開立發票。
到底如何是最佳做法？本文會提供一些方針，說明該在何時以何種方式為客戶開立專業的發票，也會介紹各種能簡化流程的工具，以及後續追蹤未付發票時的訣竅。
該何時發送發票？
究竟該何時向客戶開立發票，各方說法不同。有些自由工作者偏好在開工前便送出發票，有些人則是會等到工作全數完成才開立。不同方式各有優點：
先開立：若是需要購買額外材料的一次性委託，或是長期專案安排分期交件，便適合此種方式。若手頭上需要現金，或是當事客戶有不準時付款的記錄，也可以要求先預付部分款項。
後開立：大部分自由工作者在訂單或專案完成後會立即向客戶開立發票。或者也能等待專案交付過後幾天再開立，讓客戶方有時間確認是否滿意成果。如果是持續性的合約，每個月定期開立發票會比較方便。如此您便能穩定收到預期的款項，客戶那方也較容易開立和處理發票。
總而言之，最適合開立發票的時機，視以下三大要素而定：
- 提供的產品或服務類型。
- 付款條款和財務方面的需求或情況。
- 與客戶之間的關係。
開立發票的各種方式
決定開立發票的時間點後，需要選擇發送發票的方式。以下提供幾種選擇，各有優缺點。
1.郵寄
如今已經是用電子郵件和線上開立發票的時代，郵寄發票簡直是老派作風。不過在某些情況下，郵寄仍是最好的選擇。例如客戶並未使用電子郵件或線上發票服務，或您自己較偏好實體文件的安全性，那麼郵寄仍是不錯的選擇。
但一定要記得，與線上開立發票和付款的方式相比，郵寄發票的速度較慢、較不安全，也較為昂貴。此外這種流程較易發生錯誤。人或公司都經常更改地址，難以確保手上是最新的聯絡資訊（也難以保證在信封上寫下收件資訊時完全不出錯）。
2. 電子郵件
自由工作者最常使用電子郵件來寄送發票。這種方式迅速簡單又方便，且能輕鬆追蹤對方式否開啟和檢視過您寄出的發票。
想要以電子郵件寄送發票，只需要上傳發票檔案做為附件，寫好合適的主旨行，再將電子郵件寄給客戶即可。也可以附上簡短的信件內文，例如「為您提供近期專案的發票，請見附檔」。
3. 雲端儲存空間
若在使用 Dropbox 這類軟體管理發票，透過連結便能直接從自己的帳戶發送發票。這是相當方便的選擇，因為可以集中一處建立、管理和傳送發票。
如何用 Dropbox 發送發票
您可以用 Dropbox 將發票範本上傳到帳戶中，將範本轉變為能重複使用的可編輯 PDF，如此便能直接從 Dropbox 分享，或是以簡單的連結提供給客戶。
準備要寄送發票時，可考慮使用專門的文件共享功能，例如傳送和追蹤，即可獲得深入的分析資訊，瞭解與客戶分享發票後對方與發票的互動狀況。如果想確認客戶有收到並檢視發票，這種功能格外實用。
您也可以為每個收件人設定專屬的共享設定，監控對內容所做的動作，並且集中在中央儀表版上分析共享檔案的檢視趨勢。
發票後續追蹤小提示
如果在約定的期限內未收到發票款項，可能就需要向客戶後續追蹤。
以下提供幾個催收未附發票的小提示：
- 先致電對方，確認您的發票確實寄給了正確的對象或部門。
- 若到了付款期限卻尚未收到款項，則在當日寄送提醒電子郵件。
- 若仍未付款，可再嘗試其他方法，例如郵寄信件。
- 溝通時保持堅定但禮貌的立場，並清楚表明未準時付款的後過，例如需支付逾時費用或終止未來服務。
- 記錄下我方所有後續追蹤行動和您所收到的回覆，以免需要向上呈報情況。
- 可考慮提供替代付款方式，例如分期付款，讓客戶更易於支付費用。
- 若所有行動都失敗，可考慮尋求法律建議或委請債務催收機構收取款項。
請記得一定要維持專業態度，並以誠信精神應對情況。生意成功的關鍵便在於與客戶維持良好關係。
