Cuando eres un profesional autónomo, te acostumbras a desempeñar muchas funciones. No solo eres la mente maestra detrás de tu trabajo, también eres quien se encarga de la contabilidad, el marketing y la atención al cliente. Y una de las tareas más importantes que tienes es la de enviarles las facturas a tus clientes.
Pero, ¿cuál es la mejor manera de hacerlo? En este artículo, te brindaremos orientación sobre cuándo y cómo deberías enviar una factura profesional a un cliente, incluidas herramientas para agilizar el proceso y sugerencias para hacer un seguimiento de las facturas impagas.
¿Cuándo debería enviar mi factura?
Hay varias escuelas de pensamiento diferentes sobre cuándo enviarle una factura al cliente. Algunos profesionales autónomos prefieren enviar sus facturas antes de empezar con el trabajo, mientras que otros esperan a completar sus tareas. Cada opción tiene sus propios beneficios:
Antes: es ideal para encargos o proyectos puntuales en los que se necesita comprar material adicional para completar el trabajo, o para proyectos a largo plazo en los que el trabajo se entrega por plazos. También puedes pedir un pago parcial por adelantado si tu flujo de dinero es limitado o si el cliente en cuestión tiene un historial de plazos vencidos y pagos atrasados.
Después: la mayoría de los trabajadores autónomos les envían facturas a sus clientes tan pronto como completan un pedido o proyecto. De forma alternativa, puedes permitir unos días entre la entrega del proyecto y el envío de la factura para que el cliente se asegure de que está a gusto con el trabajo. Para contratos en curso, puede que resulte más conveniente enviar facturas de forma mensual. Esto significa que obtienes pagos constantes y predecibles y hace que sea más fácil para tu cliente emitir y procesar las facturas.
En última instancia, el mejor momento para enviar la factura depende de tres factores principales:
- El tipo de producto o servicio que ofreces.
- Tus condiciones de pago y las demandas o situación financiera.
- Tu relación con el cliente.
Diferentes maneras de enviar facturas
Una vez que decidiste cuándo enviar tu factura, debes elegir cómo lo vas a hacer. Hay varias opciones diferentes disponibles, y cada una tiene sus ventajas y desventajas.
1. Por correo
En la era de los correos electrónicos y la facturación online, enviar facturas por correo físico parece una reliquia del pasado. Sin embargo, aún hay algunos casos en los que puede ser la mejor opción. Por ejemplo, si un cliente no usa correo electrónico o facturación online, o si prefieres la seguridad de enviar un documento físico; entonces enviar la factura por correo es lo más óptimo.
Es importante tener en cuenta que enviar facturas por correo puede ser un proceso más lento, menos seguro y más caro que la facturación online y los métodos de pago. Además, este proceso está más expuesto a errores: las personas y los negocios cambian de dirección seguido y no siempre se puede garantizar que tengas la información de contacto más actualizada (¡o que la hayas escrito en el sobre de forma correcta!)
2. Por correo electrónico
El correo electrónico es la forma más común que tienen los profesionales autónomos para enviar facturas. Es rápido, fácil y conveniente y te permite rastrear cuándo se abrió y se visualizó la factura sin problemas.
Para enviar una factura por correo electrónico, carga la factura como un archivo adjunto, escribe un asunto adecuado y envíale el correo electrónico a tu cliente. También puedes incluir un mensaje breve en el cuerpo del correo electrónico, como “Adjunto se encuentra la factura del proyecto reciente”.
3. Por almacenamiento en la nube
Si usas un software como Dropbox para administrar tus facturas, puedes enviarlas directamente desde tu cuenta con un vínculo. Esta puede ser una opción conveniente, ya que te permite crear, administrar y enviar las facturas desde un solo lugar.
Enviar facturas con Dropbox
Con Dropbox, puedes cargar la plantilla de facturas en tu cuenta y transformarla en un PDF editable y reutilizable que puedes compartir desde Dropbox o con un simple vínculo.
Una vez que las facturas estén listas para enviar, considera usar una característica dedicada para compartir documentos como Enviar y hacer seguimiento para obtener estadísticas sobre la forma en que los clientes interactúan con tus facturas después de que las compartes. Esto puede ser muy útil si quieres asegurarte de que los clientes hayan recibido y visualizado las facturas.
También puedes establecer una configuración de uso compartido para cada destinatario, monitorear las acciones que realizan con tu contenido y analizar las tendencias de visualización de tus archivos compartidos en un panel de control centralizado.
Sugerencias para el seguimiento de las facturas
Si no recibes el pago de la factura dentro de las condiciones acordadas, es probable que debas hacer un seguimiento con el cliente.
Estas son algunas sugerencias para hacer un seguimiento de las facturas impagas:
- Empieza con una llamada telefónica para verificar que enviaste la factura a la persona o al departamento correcto
- Envía un recordatorio por correo electrónico el día de vencimiento del pago si aún no lo recibiste
- Si esto no funciona, prueba un método alternativo, como enviar una carta por correo
- Sé consistente pero cortés en la comunicación y establece las consecuencias de no pagar a tiempo de forma clara, como recargos por demora o interrupción de colaboraciones futuras.
- Mantén un registro de todos tus intentos de seguimiento y respuestas recibidas en caso de que debas escalar la situación
- Considera ofrecer opciones de pago alterativas, como un plan de pago, para que al cliente le resulte más fácil realizar el pago
- Si todos los intentos fallan, considera buscar asesoramiento legal o usar una agencia de cobro de deudas para cobrar el pago
Recuerda siempre ser profesional y manejar la situación con integridad, ya que mantener una buena relación con tus clientes es fundamental para el éxito de tu negocio.
Agiliza cada paso del proceso de facturación
Dropbox puede ayudarte a agilizar todo el proceso de facturación, desde crear y personalizar las facturas hasta enviarlas a los clientes y realizar un seguimiento de su progreso.
Convierte facturas con formato PDF en plantillas editables de forma fácil que puedes personalizar antes de enviarlas a un cliente. Y con la función Enviar y hacer seguimiento, puedes hacer un seguimiento de cuándo se abren y visualizan las facturas para poder comunicarte con el cliente si es necesario.
Con Dropbox, puedes ahorrar tiempo y molestias en tus tareas de facturación para poder concentrarte en lo que mejor sabes hacer: crear un gran trabajo para tus clientes.