Quando sei un freelance, sei abituato a ricoprire diversi ruoli. Non sei solo il genio creativo dietro il tuo lavoro; sei anche il commercialista, l'addetto al marketing e il rappresentante del servizio clienti. E una delle attività più importanti che devi svolgere è l'invio di fatture ai tuoi clienti.
Ma qual è il miglior modo per farlo? In questo articolo, forniremo alcune linee guida su quando e come inviare una fattura professionale a un cliente, inclusi gli strumenti per semplificare il processo e i consigli per dare seguito alle fatture non pagate.
Quando devo inviare la fattura?
Esistono diverse scuole di pensiero su quando inviare una fattura a un cliente. Alcuni freelance preferiscono inviare le proprie fatture prima di iniziare il lavoro, altri invece attendono il completamento del lavoro. Ciascuna opzione presenta i suoi vantaggi:
Prima: ideale per le commissioni o i progetti singoli per cui devi acquistare materiale aggiuntivo per poter completare il lavoro o per i progetti a lungo termine per cui il lavoro viene consegnato in più volte. Puoi anche chiedere un pagamento parziale in anticipo in caso di scarsa liquidità o se il cliente in questione ha una storia di scadenze non rispettate e pagamenti in ritardo.
Dopo: la maggior parte dei freelance invia la fattura ai clienti non appena un ordine o un progetto è stato completato. In alternativa, puoi aspettare un paio di giorni tra la consegna del progetto e l'invio della fattura in modo che il cliente possa assicurarsi di essere soddisfatto. Per i contratti in corso, può essere più semplice inviare le fatture su base mensile. Ciò significa che ricevi pagamenti coerenti e prevedibili ed è più semplice per il cliente emettere ed elaborare le fatture.
In definitiva, il miglior momento per inviare la fattura dipende da tre fattori principali:
- Il tipo di prodotto o servizio che offri.
- I termini di pagamento e la situazione o le richieste finanziarie.
- Il tuo rapporto con il cliente.
Diversi modi per inviare le fatture
Una volta che hai deciso quando inviare la tua fattura, devi scegliere come farlo. Esistono un paio di opzioni diverse a disposizione, ciascuna con i propri pro e contro.
1. Per posta
Nell'era delle email e della fatturazione online, l'invio di fatture per posta può sembrare una reliquia del passato. Tuttavia, ci sono ancora alcuni casi in cui potrebbe essere l'opzione migliore. Ad esempio, se il cliente non usa le email o la fatturazione online o se preferisci la sicurezza di inviare un documento fisico, l'invio per posta potrebbe essere la soluzione giusta.
È importante tenere presente che inviare le fatture per posta può essere più lento, meno sicuro e più costoso rispetto ai metodi di pagamento e fatturazione online. Inoltre, questo processo è più soggetto a errori, le persone e le aziende cambiano spesso sede e non puoi sempre avere la garanzia di disporre delle informazioni di contatto più aggiornate (o di averle scritte correttamente sulla busta).
2. Tramite email
Le email sono il modo più comune per i freelance di inviare le fatture. È un modo rapido, facile e conveniente e ti consente di monitorare facilmente quando la tua fattura è stata aperta e visualizzata.
Per inviare un'email con la fattura, basta caricare il file della fattura come allegato, scrivere un oggetto pertinente e inviare l'email al cliente. Puoi anche includere un breve messaggio nel corpo dell'email, come "Invio in allegato la fattura per il recente progetto."
3. Tramite lo spazio di archiviazione cloud
Se usi software come Dropbox per gestire le tue fatture, puoi inviarle direttamente dal tuo account con un link. Questa può essere un'opzione conveniente, perché ti consente di creare, gestire e inviare le tue fatture da un unico posto.
Come inviare le fatture con Dropbox
Con Dropbox, puoi caricare il modello di fattura nel tuo account e trasformarlo in un PDF modificabile che puoi riutilizzare e condividere direttamente da Dropbox o con un semplice link.
Una volta che le tue fatture sono pronte per essere inviate, prendi in considerazione di usare una funzionalità dedicata di condivisione documenti come Invio e monitoraggio per ottenere informazioni su come i clienti interagiscono con le tue fatture dopo che le hai condivise. Questo può essere specialmente utile se desideri assicurarti che i clienti abbiano ricevuto e visualizzato le tue fatture.
Puoi anche configurare impostazioni di condivisione univoche per ciascun destinatario, monitorare le azioni intraprese sui contenuti e analizzare i trend di visualizzazione dei tuoi file condivisi in un'unica dashboard centrale.
Consigli per dare seguito alle fatture
Se non ricevi un pagamento per la tua fattura entro i termini concordati, potresti dover consultare il cliente.
Ecco un paio di consigli per dare seguito alle fatture non pagate:
- Inizia con una telefonata per verificare di aver inviato la fattura alla persona o al reparto corretti
- Invia un promemoria tramite email il giorno del pagamento se non è stato ricevuto
- Se non funziona, prova un metodo alternativo, come inviare una lettera per posta
- Non esitare ma sii gentile nella comunicazione e indica chiaramente le conseguenze del mancato pagamento puntuale, come spese di mora o l'interruzione di servizi futuri
- Registra tutti i tentativi di follow-up e le risposte ricevute nel caso in cui la situazione dovesse peggiorare
- Prendi in considerazione di offrire opzioni di pagamento alternative, come un piano di pagamento, per semplificare il pagamento per il cliente
- Se tutti i tentativi hanno esito negativo, prendi in considerazione di richiedere una consulenza legale o usare un'agenzia di recupero credito per riscuotere il pagamento
Tieni presente di rimanere sempre professionale e gestire la situazione con integrità, perché mantenere un buon rapporto con i tuoi clienti è fondamentale per il successo della tua attività.
Ottimizzare ogni passaggio del processo di fatturazione
Dropbox può aiutarti a ottimizzare l'intero processo di fatturazione, dalla creazione alla personalizzazione delle fatture all'invio ai clienti e al monitoraggio dell'avanzamento.
Converti facilmente le fatture PDF in modelli modificabili che puoi personalizzare prima di inviarli a un cliente. E con la funzionalità Invio e monitoraggio, puoi monitorare quando le tue fatture vengono aperte e visualizzate, in questo modo puoi contattare tempestivamente i clienti se necessario.
Con Dropbox, puoi risparmiare tempo e fatica sulle attività di fatturazione, in modo da poterti concentrare su ciò che sai fare meglio: creare un ottimo lavoro per i tuoi clienti.