Как отправить счет за внештатную работу

Если вы работаете внештатно, то вам не привыкать пробовать себя в разных ролях. Вы занимаетесь не только своей непосредственной работой — вам приходится быть одновременно бухгалтером, маркетологом и специалистом по работе с заказчиками. И одна из важнейших ваших задач — отправка счетов вашим заказчикам.

Как это делать лучше всего? В этой статье мы дадим некоторые рекомендации о том, когда и как следует отправлять счет за работу заказчику, и расскажем об инструментах для оптимизации процесса и возможностях напоминания о неоплаченных счетах.

Когда мне нужно отправить счет?

Существует несколько разных подходов к тому, когда лучше отправлять счета заказчику. Некоторые фрилансеры предпочитают отправлять счета до начала работы, а другие по ее окончании. Каждый вариант имеет свои преимущества.

До начала работы: рекомендуется использовать для комиссионных или разовых проектов, для которых необходимо покупать дополнительные материалы, чтобы завершить работу, или для долгосрочных проектов, когда работы сдаются поэтапно. Также частичный авансовый платеж можно запросить, если есть проблемы с поступлением платежей или известно, что конкретный заказчик уже пропускал сроки оплаты или оплачивал счета несвоевременно.

После завершения работы: большинство фрилансеров выставляют счета за свою работу заказчику сразу после выполнения заказа или проекта. Или же отправляют счета через несколько дней после сдачи проекта, чтобы заказчик мог проверить качество работы. В случае с действующими договорами проще отправлять счета ежемесячно. Таким образом вы будете систематически получать платежи на согласованную сумму, а заказчику будет проще выставлять и обрабатывать счета.

В конечном итоге, время отправки счета зависит от трех основных факторов:

1. Тип предлагаемого вами продукта или услуги.
2. Ваши условия оплаты и финансовые потребности или сложившаяся ситуация.
3. Ваши отношения с заказчиком.

Разные способы отправки счетов

После того, как вы решили, когда отправлять счет, вам нужно выбрать, как вы собираетесь его отправить. Есть несколько разных вариантов, каждый со своими плюсами и минусами.

1. По почте

В эпоху электронной почты и выставления счетов в Интернете отправка счетов по почте может показаться пережитком прошлого. Тем не менее, в некоторых случаях это может быть лучшим вариантом. Например, если ваш заказчик не использует электронную почту или не выставляет счета через Интернет, или если вы считаете отправку физического документа более надежной, то отправка счета по почте станет правильным выбором.

Помните, что отправка счетов по почте может быть медленнее, менее безопасной и более дорогой, чем выставление счетов и оплата через Интернет. Кроме того, в этом случае больше риск ошибки — люди и компании часто переезжают, и вы не всегда можете быть уверенны, что имеющаяся у вас контактная информация актуальна (или что вы правильно написали адрес на конверте!)

2. По электронной почте

Электронная почта — наиболее распространенный способ отправки счетов фрилансерами. Это быстро, просто и удобно, и вы сможете легко отслеживать, когда ваш счет был открыт и просмотрен.

Чтобы отправить электронное письмо со счетом, просто прикрепите файл счета как вложение, укажите соответствующую тему и отправьте электронное письмо своему заказчику. В теле письма можно также написать короткое сообщение, например «Высылаю счет за последний проект».

3. Через облачное хранилище

Если вы используете такое программное обеспечение, как Dropbox для управления своими счетами, счета можно отправлять прямо из аккаунта, просто по ссылке. Это может быть удобно, поскольку вы сможете создавать, отправлять счета и управлять ими централизованно.

Как отправлять счета с помощью Dropbox

С помощью Dropbox можно загрузить шаблон счета в свой аккаунт и преобразовать его в повторно используемый, редактируемый PDF-файл, к которому можно предоставить общий доступ прямо из Dropbox или просто по ссылке.

Когда ваши счета будут готовы к отправке, вы можете воспользоваться специальной функцией обмена документами, такой как Отправка и отслеживание , чтобы узнать, как заказчики поступают с вашими счетами, после того, как вы им их отправили. Особенно это полезно, если вы хотите удостовериться, что ваши заказчики получили и просмотрели ваши счета.

Для каждого получателя также можно установить свои настройки общего доступа, контролировать действия, которые они выполняют с вашим содержимым, и анализировать тенденции просмотра отправленных вами файлов на одной центральной панели управления.

Рекомендации по напоминанию о необходимости оплаты счетов

Если счет не оплачен в течение установленного срока, необходимо напомнить о нем заказчику. 

Вот несколько рекомендаций, как можно напомнить о неоплаченных счетах:

• Начните с телефонного звонка: убедитесь, что вы отправили счет нужному человеку или в нужный отдел.
• Если счет не был оплачен, отправьте напоминание по электронной почте в день оплаты.
• Если это не помогло, попробуйте какой-либо другой способ, например отправьте письмо по почте.
• Общаясь с заказчиком, будьте настойчивы, но вежливы, и четко проговорите последствия несвоевременной оплаты, например, штраф за просрочку или приостановка оказания услуг
• Сохраняйте все отправленные вами напоминания и полученные ответы на случай, если потребуется эскалировать эту ситуацию
• Предложите заказчику альтернативные варианты оплаты, например, составление графика платежей, чтобы ему было проще платить в срок
• Если ни одна попытка не увенчалась успехом, обратитесь за юридической консультацией или воспользуйтесь услугами коллекторского агентства для взыскания платежа.

Помните, что в любой ситуации надо вести себя профессионально и порядочно, так как поддержание хороших отношений с заказчиками имеет решающее значение для успеха вашего бизнеса.

Оптимизируйте каждый этап процесса выставления счетов

Dropbox может помочь вам оптимизировать весь процесс выставления счетов: от создания и индивидуальной настройки счетов до их отправки вашим заказчикам и отслеживания этапов, на которых находятся счета. 

Легко конвертируйте счета в формате PDF в редактируемый шаблон, который можно изменить соответствующим образом перед отправкой заказчику. А с помощью функции Отправка и отслеживание можно отслеживать, когда счета будут открыты и просмотрены, чтобы при необходимости быстро напомнить о них заказчику.

Благодаря Dropbox все задачи по выставлению счетов можно выполнять быстро и легко, поэтому вы сможете сосредоточиться исключительно на том, что у вас получается лучше всего: делать отличную работу для своих заказчиков.