En tant que pigiste, vous avez l’habitude de porter plusieurs chapeaux. Outre votre activité principale dans laquelle vous excellez, vous êtes à la fois comptable, responsable du marketing et chef du service à la clientèle. Et envoyer des factures à vos clients fait partie de vos tâches les plus importantes.
Mais quelle est la meilleure façon de le faire? Cet article décrit quand et comment envoyer une facture professionnelle à un client, et vous présente des outils qui simplifient le processus, ainsi que des conseils pour recouvrer les factures impayées.
Quand dois‑je envoyer ma facture?
Il n’y a pas règle stricte en la matière. Certains pigistes préfèrent envoyer leurs factures avant d’effectuer le travail, tandis que d’autres attendent la fin du mandat. Chaque option a ses avantages.
Avant l’exécution du travail : cette option est idéale pour les commandes ou les projets ponctuels pour lesquels vous devez acheter du matériel supplémentaire, ou pour les projets à long terme qui comportent plusieurs livraisons. Vous pouvez également demander un premier acompte si vous manquez de liquidités ou si le client a tendance à payer en retard.
Après l’exécution du travail : la plupart des pigistes préparent les factures des clients lorsque la commande ou le projet est finalisé. Vous pouvez également attendre quelques jours entre la livraison du projet et l’envoi de la facture afin que le client puisse confirmer qu’il est satisfait. Pour des contrats qui se prolongent dans le temps, il est parfois plus simple d’envoyer des factures mensuelles. Vous obtenez ainsi des paiements prévisibles et vos clients peuvent plus facilement traiter vos factures.
Au final, le meilleur moment pour envoyer votre facture dépend de trois principaux facteurs :
- Le type de produit ou de service que vous proposez.
- Vos conditions de paiement et votre situation ou vos exigences financières.
- Le type de relation que vous entretenez avec le client.
Les différents modes d’envoi de factures
Maintenant que vous savez quand envoyer votre facture, vous devez choisir comment vous allez l’envoyer. Il existe plusieurs options, chacune présentant des avantages et des inconvénients.
1. Par courrier
À l’ère des courriels et de la facturation en ligne, envoyer ses factures par courrier peut sembler un peu dépassé. Mais cela peut être la meilleure option à choisir dans certains cas. Par exemple, si votre client n’utilise pas la messagerie électronique ou la facturation en ligne, ou si vous trouvez l’envoi d’un document papier plus sécurisé, vous pouvez choisir d’envoyer votre facture par courrier.
Gardez à l’esprit qu’envoyer des factures par courrier peut être plus lent, moins sécurisé et plus onéreux que les modes de facturation et de paiement en ligne. De plus, ce processus est davantage source d’erreurs : les personnes et les entreprises déménagent souvent, et il se peut que vous ayez une ancienne adresse (ou que vous ne l’écriviez pas correctement sur l’enveloppe!).
2. Par courriel
Le courriel est le moyen le plus couramment utilisé par les pigistes pour envoyer leurs factures. C’est une façon rapide, facile et pratique, et cela vous permet de savoir facilement quand votre facture a été ouverte et consultée.
Pour envoyer une facture par courriel, ajoutez simplement le fichier de la facture en tant que pièce jointe, remplissez la ligne d’objet et envoyez le courriel à votre client. Vous pouvez inclure un court message dans le corps du courriel, comme « Veuillez trouver ci‑joint ma facture pour votre dernier projet ».
3. À partir de votre stockage infonuagique
Si vous utilisez un logiciel comme Dropbox pour gérer vos factures, vous pouvez envoyer des factures directement à partir de votre compte à l’aide d’un simple lien. Il s’agit-là d’une solution pratique, car elle vous permet de créer, de gérer et d’envoyer vos factures à partir du même endroit.
Comment envoyer des factures avec Dropbox
Avec Dropbox, vous pouvez importer votre modèle de facture dans votre compte et le convertir en fichier PDF modifiable et réutilisable que vous pouvez partager directement à partir de Dropbox ou d’un simple lien.
Une fois que vos factures sont prêtes à être envoyées, vous pouvez utiliser une fonctionnalité dédiée au partage de document comme Envoyer et suivre pour savoir comment les clients interagissent avec les factures que vous avez partagées. Cela peut être particulièrement utile si vous voulez vous assurer que votre client a bien reçu et consulté vos factures.
Vous pouvez également définir des paramètres de partage uniques pour chaque destinataire, surveiller les actions entreprises sur votre contenu et analyser les tendances d’affichage de vos fichiers partagés à partir d’un tableau de bord central.
Conseils pour gérer le suivi des factures
Si vous ne recevez pas le paiement de votre facture dans le délai imparti, vous devrez peut‑être effectuer un suivi auprès du client.
Voici quelques conseils pour gérer le suivi des factures impayées :
- Commencez par téléphoner au client pour vous assurer que vous avez envoyé votre facture à la bonne personne ou au bon service.
- Envoyez un courriel de rappel le jour de l’échéance du paiement si le paiement n’a pas été effectué.
- Si cela ne fonctionne pas, essayez une autre méthode, comme l’envoi d’une lettre par la poste.
- Faites preuve de fermeté et de courtoisie dans votre message et indiquez clairement les conséquences engendrées par un retard de paiement, comme des pénalités de retard ou l’interruption des services prévus.
- Gardez une trace de toutes vos activités de suivi et des réponses que vous recevez au cas où vous auriez besoin de prendre des mesures supplémentaires pour régler le problème.
- Proposez éventuellement d’autres modes de paiement, comme un échéancier de paiement afin de faciliter le règlement pour votre client.
- Si toutes ces tentatives échouent, vous pouvez demander des conseils juridiques ou faire appel à une agence de recouvrement de créances pour obtenir le paiement de votre facture.
Restez professionnel en toute circonstance et gérez la situation avec intégrité. Il est essentiel pour le succès de votre entreprise d’entretenir de bonnes relations avec votre clientèle.
Optimiser chaque étape du processus de facturation
Dropbox peut vous aider à rationaliser tout le processus de facturation, de création et de personnalisation de vos factures jusqu’à leur envoi à votre client et au suivi de leur progression.
Convertissez facilement des factures au format PDF en modèles modifiables que vous pouvez personnaliser avant l’envoi. Et avec la fonctionnalité Envoyer et suivre, vous savez à quel moment vos factures sont ouvertes et consultées, ce qui vous permet de faire un suivi rapide auprès du client, le cas échéant.
En utilisant Dropbox, vous gagnez du temps et simplifiez vos tâches de facturation. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur ce que vous faites le mieux : fournir un travail de qualité à vos clients.