วิธีส่งใบแจ้งหนี้สำหรับงานฟรีแลนซ์

เมื่อคุณเป็นฟรีแลนซ์ คุณจะคุ้นเคยกับการทำงานหลายบทบาท คุณไม่ได้เป็นเพียงอัจฉริยะด้านความคิดสร้างสรรค์ที่อยู่เบื้องหลังงานของคุณเท่านั้น แต่ยังเป็นนักบัญชี นักการตลาด และตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าอีกด้วย และหนึ่งในงานสำคัญที่สุดของคุณก็คือการส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า

แต่วิธีที่ดีที่สุดในการส่งใบแจ้งหนี้คือวิธีใดกันล่ะ ในบทความนี้ เราจะให้คำแนะนำเกี่ยวกับช่วงเวลาที่เหมาะสมและวิธีที่คุณควรส่งใบแจ้งหนี้ที่มีความเป็นมืออาชีพไปให้กับลูกค้า ตลอดจนแนะนำเครื่องมือสำหรับการปรับปรุงกระบวนการและเคล็ดลับในการติดตามใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ

ฉันควรส่งใบแจ้งหนี้เมื่อใด

มีแนวคิดที่แตกต่างกันออกไปอยู่เล็กน้อยเกี่ยวกับเวลาที่เหมาะสมในการส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า ฟรีแลนซ์บางคนเลือกที่จะส่งใบแจ้งหนี้ก่อนเริ่มลงมือทำงาน ในขณะที่บางคนเลือกที่จะรอจนกว่างานจะเสร็จสิ้น ซึ่งแต่ละตัวเลือกต่างมีข้อดีในตัว:

ก่อน: เหมาะสำหรับงานหรือโปรเจ็กต์แบบครั้งเดียวที่คุณจำเป็นต้องซื้อวัสดุอุปกรณ์เพิ่มเติมเพื่อทำงานนั้นให้เสร็จสมบูรณ์ หรือสำหรับโปรเจ็กต์ระยะยาวที่มีการส่งมอบงานเป็นรอบๆ นอกจากนี้ คุณยังสามารถขอการชำระเงินล่วงหน้าบางส่วนได้หากมีข้อจำกัดด้านกระแสเงินสด หรือหากลูกค้ามีประวัติการผิดนัดชำระในวันครบกำหนดและการชำระเงินล่าช้า

หลัง: ฟรีแลนซ์ส่วนใหญ่จะออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าทันทีที่คำสั่งซื้อหรือโปรเจ็กต์เสร็จสิ้น หรือคุณสามารถรอ 2-3 วันหลังจากส่งมอบโปรเจ็กต์แล้วจึงค่อยส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าก็ได้ เพื่อให้ลูกค้าตรวจสอบและยืนยันว่าพึงพอใจกับงานที่ส่งมอบไป สำหรับสัญญาระยะยาว การส่งใบแจ้งหนี้เป็นรายเดือนอาจทำได้ง่ายกว่า วิธีนี้หมายความว่าคุณจะได้รับการชำระเงินที่สม่ำเสมอและคาดการณ์ได้ และทำให้ลูกค้าของคุณสามารถออกและดำเนินการกับใบแจ้งหนี้ได้ง่ายยิ่งขึ้น

ท้ายที่สุดแล้ว เวลาที่ดีที่สุดในการส่งใบแจ้งหนี้ของคุณจะขึ้นอยู่กับปัจจัยหลัก 3 ประการ:

1. ประเภทของสินค้าหรือบริการที่คุณนำเสนอ
2. ข้อตกลงการชำระเงินและความต้องการทางการเงินหรือสถานการณ์ของคุณ
3. ความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้า

วิธีต่างๆในการส่งใบแจ้งหนี้

เมื่อตัดสินใจได้แล้วว่าจะส่งใบแจ้งหนี้ของคุณเมื่อใด คุณจะต้องเลือกวิธีการที่จะทำการส่งด้วยเช่นกัน มีตัวเลือกที่แตกต่างกันอยู่ 2-3 ประการ ซึ่งแต่ละตัวเลือกต่างมีข้อดีและข้อเสียของตัวเอง

1. ผ่านทางไปรษณีย์

ในยุคของอีเมลและการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ การส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์อาจดูเป็นวิธีที่ล้าสมัย อย่างไรก็ตาม ยังมีบางกรณีที่การส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์อาจเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดได้ ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าของคุณไม่ได้ใช้อีเมลหรือการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ หรือหากคุณต้องการความปลอดภัยในการส่งเอกสารฉบับจริง เช่นนั้นการส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์อาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์อาจล่าช้ากว่า ปลอดภัยน้อยกว่า และมีราคาแพงกว่าวิธีการออกใบแจ้งหนี้และการชำระเงินแบบออนไลน์ นอกจากนี้ กระบวนการนี้ยังมีความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดมากกว่า เนื่องจากผู้คนและธุรกิจต่างๆ นั้นมีการย้ายสถานที่ทำงานบ่อยครั้ง และคุณไม่สามารถรับประกันได้เสมอไปว่าคุณจะมีข้อมูลติดต่อที่เป็นปัจจุบันที่สุด (หรือไม่สามารถรับประกันได้เสมอไปว่าคุณได้ระบุที่อยู่บนซองจดหมายอย่างถูกต้อง!)

2. ผ่านทางอีเมล

อีเมลเป็นวิธีที่เหล่าฟรีแลนซ์ใช้กันมากที่สุดในการส่งใบแจ้งหนี้ เนื่องจากเป็นวิธีที่รวดเร็ว ง่ายดาย และสะดวก ตลอดจนช่วยให้คุณสามารถติดตามได้อย่างง่ายดายว่ามีการเปิดและดูใบแจ้งหนี้ของคุณเมื่อใด

หากต้องการส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ เพียงอัปโหลดไฟล์ใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์แนบ เขียนหัวเรื่องอีเมลให้เหมาะสม และส่งอีเมลถึงลูกค้าของคุณ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใส่ข้อความสั้นๆ ไว้ในเนื้อหาของอีเมลได้ เช่น “โปรดดูใบแจ้งหนี้ที่แนบมาด้วยสำหรับโปรเจ็กต์ล่าสุดของคุณ”

3. ผ่านทางบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณ

หากคุณใช้ซอฟต์แวร์อย่างเช่น Dropbox ในการจัดการใบแจ้งหนี้ของคุณ คุณจะสามารถส่งใบแจ้งหนี้ได้โดยตรงจากบัญชีของคุณโดยใช้เพียงแค่ลิงก์ วิธีนี้อาจเป็นตัวเลือกที่สะดวก เนื่องจากช่วยให้คุณสร้าง จัดการ และส่งใบแจ้งหนี้ทั้งหมดได้จากที่เดียว

วิธีส่งใบแจ้งหนี้ด้วย Dropbox

Dropbox ช่วยให้คุณสามารถอัปโหลดแม่แบบใบแจ้งหนี้ไปยังบัญชีของคุณแล้วแปลงแม่แบบนั้นให้เป็น PDF ที่แก้ไขได้ซึ่งนำมาใช้ซ้ำได้ โดยที่คุณสามารถ แบ่งปันได้โดยตรงจาก Dropbox หรือแบ่งปันด้วยลิงก์แบบง่ายๆ

เมื่อใบแจ้งหนี้ของคุณพร้อมที่จะส่งแล้ว ให้ลองใช้คุณสมบัติการแบ่งปันเอกสารโดยเฉพาะ เช่น ส่งและติดตาม เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกว่าลูกค้ามีส่วนร่วมกับใบแจ้งหนี้ของคุณอย่างไรหลังจากที่ได้ทำการแบ่งปันไปแล้ว โดยคุณสมบัตินี้จะมีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณได้รับและดูใบแจ้งหนี้ของคุณแล้ว

นอกจากนี้ คุณยังสามารถกำหนดการตั้งค่าการแบ่งปันที่ไม่ซ้ำกันสำหรับผู้รับแต่ละราย ติดตามการดำเนินการที่เกิดขึ้นกับเนื้อหาของคุณ และวิเคราะห์แนวโน้มการดูไฟล์ที่คุณแบ่งปันในแดชบอร์ดส่วนกลางเพียงที่เดียวได้อีกด้วย

เคล็ดลับในการติดตามใบแจ้งหนี้

หากคุณไม่ได้รับการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ภายในข้อตกลงที่ตกลงกันไว้ คุณอาจต้องทำการติดตามผลกับลูกค้าของคุณ 

เคล็ดลับในการติดตามใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระมีดังนี้:

• เริ่มต้นด้วยการโทรติดต่อเพื่อตรวจสอบว่าคุณได้ส่งใบแจ้งหนี้ไปยังบุคคลหรือแผนกที่ถูกต้องแล้ว
• ส่งการเตือนความจำทางอีเมลในวันครบกำหนดชำระเงินหากยังไม่ได้รับการชำระเงิน
• หากไม่ได้ผล ให้ลองใช้วิธีอื่น เช่น การส่งจดหมายทางไปรษณีย์
• สื่อสารให้หนักแน่นแต่สุภาพ พร้อมทั้งระบุผลที่ตามมาของการชำระเงินไม่ตรงเวลาให้ชัดเจน เช่น ค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้าหรือการระงับการบริการในอนาคต
• เก็บบันทึกข้อมูลความพยายามในการติดตามผลทั้งหมดและการตอบกลับที่ได้รับเอาไว้ เผื่อในกรณีที่คุณต้องการยกระดับสถานการณ์
• พิจารณาเสนอตัวเลือกการชำระเงินอื่น เช่น แผนการชำระเงิน เพื่อให้ลูกค้าของคุณชำระเงินได้ง่ายขึ้น
• หากความพยายามทั้งหมดล้มเหลว ให้ลองขอคำแนะนำทางกฎหมายหรือใช้บริการของบริษัทตัวแทนด้านการทวงถามหนี้เพื่อเรียกเก็บเงิน

อย่าลืมรักษาความเป็นมืออาชีพและจัดการกับสถานการณ์ด้วยความซื่อตรงอยู่เสมอ เนื่องจากการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าเป็นสิ่งที่สำคัญยิ่งสำหรับความสำเร็จของธุรกิจของคุณ

ปรับปรุงทุกขั้นตอนของกระบวนการออกใบแจ้งหนี้

Dropbox สามารถช่วยคุณปรับปรุงกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ได้ครบทั้งกระบวนการ ตั้งแต่การสร้างและปรับแต่งใบแจ้งหนี้ของคุณ ไปจนถึงการส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าและการติดตามความคืบหน้า 

แปลงใบแจ้งหนี้ PDF ให้เป็นแม่แบบที่แก้ไขได้ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งคุณสามารถทำการปรับแต่งได้ก่อนที่จะส่งให้กับลูกค้า และด้วยคุณสมบัติส่งและติดตาม คุณจะสามารถติดตามได้ว่ามีการเปิดและดูใบแจ้งหนี้ของคุณเมื่อใด เพื่อให้คุณสามารถติดตามผลกับลูกค้าได้ทันทีหากจำเป็น

Dropbox ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากในภาระงานการออกใบแจ้งหนี้ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปยังสิ่งที่คุณทำได้ดีที่สุด ซึ่งก็คือการสร้างสรรค์งานที่ยอดเยี่ยมให้กับลูกค้า