Що таке багатофункціональність
У кожної компанії є свої відділи: відділ фінансів, відділ кадрів, відділ вмісту чи відділ маркетингу тощо. Але чи не доцільно реалізувати різноманітні навички в кожній окремій команді? І тут в пригоді стає багатофункціональність.
Багатофункціональні команди — це групи співробітників із різними навичками й досвідом, які разом працюють задля досягнення спільної мети. Так, проєкт не потрібно передавати від однієї команди до іншої напередодні запуску, адже одна команда може впоратися з усіма його аспектами. Уявіть, що кожна команда — це невеликий колектив, здатний виконати кожен етап проєкту завдяки співпраці, не звертаючись до іншого відділу.
Переваги багатофункціональних команд
Головна ціль створення багатофункціональних команд — покращення оперативності, відповідальності, продуктивності та готовності приймати рішення. Усупереч упередженню, згідно з яким над будь-яким процесом у життєвому циклі проєкту може працювати лише одна команда, багатофункціональні команди вирізняються кращою співпрацею. Окрім цього, у команду можуть входити співробітники компанії будь-якого рівня, зокрема віддалені працівники, що гарантує ширший набір навичок, знань і досвіду. Успішна команда може значно ефективніше усувати проблеми, бо в цій моделі не потрібно витрачати час на передавання завдань іншим відділам.
Хто може використовувати багатофункціональні команди?
Багатофункціональні команди можна створювати в будь-якій компанії, але за дотримання кількох передумов. Горизонтальна ієрархія, командна робота онлайн і відкритість для нових ідей — фундаментальні принципи компанії, яка хоче застосовувати цей підхід у своїй діяльності. Цей метод роботи часто використовують підприємства малого бізнесу з невеликою кількістю співробітників, яким потрібно, щоб усі працівники були певною мірою багатофункціональними. Уважається, що багатофункціональні команди краще вирішують проблеми, а, отже, більш творчо керують ризиками.
Команда може комфортно працювати в цьому форматі, лише коли вся компанія дотримується такого підходу. Тож якщо ви знаєте, що ваша компанія навряд чи погодиться, щоб керівник нижчої ланки працював віддалено, або прагнете налаштувати в компанії жорстку корпоративну культуру, імовірно, вам буде складно сформувати успішні багатофункціональні команди.
Якщо у вас традиційний світогляд, можливо, вам не підійде цей революційний підхід до діяльності. Компанії на кшталт Netflix, Spotify і Google починають упроваджувати цей метод роботи, але зміни відбуваються не відразу. Вам конче потрібні фахівці з відповідними функціональними навичками, щоб упровадити цей підхід.
Як компанії можуть використовувати багатофункціональні команди?
На ідеї багатофункціональних команд базується кілька методів роботи, як-от Agile, Lean і Kanban. Щоб використовувати ці методи на повну, потрібно прийняти на роботу фахівців із досвідом командної роботи, які зможуть допомогти учасникам команд вирішити будь-які проблеми на початковому етапі. Багатофункціональність передбачає відсутність традиційної моделі з керівниками проєктів і безпосередніми підлеглими, проте часто конче потрібен лідер. Досвідчений лідер багатофункціональної команди може допомогти перейти на таку модель.
Під час прийому співробітників украй важливо враховувати різноманітність. Вам потрібні співробітники з різними навичками й досвідом. Певно, порівняно з іншими моделями багатофункціональність вимагає більше довіри. Потрібно вміти працювати в команді, за потреби мислити нестандартно, не боятися підмінити колегу та звернутися за допомогою. Якщо ви наймаєте людей із різними поглядами та професійним досвідом, вам буде простіше долати перешкоди та творчо вирішувати проблеми.
Що найважливіше для багатофункціональної команди?
Нижче наведено найважливіші характеристики для успішної роботи в командах.
Комунікації
Нічого нового. В усіх успішних командах співробітники залишаються на зв'язку та тримають один одного в курсі подій. У моделях Kanban і Agile працівники проводять щоденні планерки (короткі наради команд, що передбачають більше спілкування, ніж звичайні зібрання), щоб обмінятися останніми новинами. Звертатися за допомогою слід не лише тоді, коли щось іде не так або потрібно терміново внести зміни. Пам'ятайте, що потрібно разом святкувати перемоги та повідомляти як про гарні результати, так і про поточні проблеми. Відкриті та чесні канали зв'язку допомагають усунути офісні інтриги, звинувачення та цькування на роботі.
Індивідуальна відповідальність
Один за всіх, і всі за одного! Як згадувалося вище, спілкуватися вкрай важливо, але також потрібно мотивувати працівників визнавати власні помилки. Подавайте приклад, не лише визнаючи власну неправоту, а й показуючи своє ставлення до тих, хто діє так само. Помилки — невід'ємна частина життя. Гарна команда вчиться на помилках, а не перекладає відповідальність.
Адаптованість
Під час реалізації окремого проєкту багато чого може змінитися. Багатофункціональні команди мають бути готові до цього. Це означає, що потрібно швидко й ефективно реагувати на зміни. Ваша команда має впевнено крокувати до успішної реалізації проєкту. Тут знову слід згадати про довіру: співробітники мають не боятися нових викликів, відповідати за власні дії та не шукати винних у разі невдачі.
Світогляд
Поширений неофіційний девіз моделі Agile і подібних методів роботи — «Досягайте цілей, чого б це не коштувало», і ваша команда має зрозуміти це. Усі її учасники мають чітко розуміти, як просувається будь-який проєкт, і брати на себе свою частку відповідальності. Рішення потрібно приймати в комплексі та разом ставити запитання. Дороговказом команди має бути не просто бажання щось зробити, а зробити це на належному рівні.
Чи ефективні багатофункціональні команди?
Так, якщо їх сформовано правильно, інакше ця модель може призвести до катастрофи. Варто зазначити, що низку методів роботи, які передбачають багатофункціональність, із самого початку розробляли з урахуванням певних робочих процесів. Модель Agile застосовували для розробки програмного забезпечення, а Lean — для виробництва. Отож, ви можете виявити, що ці методи та їхні переваги просто не підходять для певних компаній, наприклад, для маркетингового агентства. Неправильне використання цих методів може призвести до різноманітних проблем: за даними журналу Harvard Business Review, 75 % багатофункціональних команд працюють неефективно.
Ми вже розглянули всі переваги формування багатофункціональної команди мрії. Проте щось може піти не так, якщо ви просто зберете будь-яких співробітників у команду й скажете їм працювати за моделлю Agile.
Відданість відділу
Ви всі можете входити в одну команду, але в співробітників може виникати потреба об'єднатися з колегами зі свого відділу, щоб вирішити проблеми. Наприклад, чи сперечатимуться маркетологи вашої команди з розробниками, адже ключові показники відділу падають, навіть якщо це йде на користь клієнту чи проєкту? Ось чому потрібно, щоб уся компанія дотримувалася цієї моделі роботи. Ви просто не можете один день працювати на засадах багатофункціональності, а потім продовжити роботу за традиційною моделлю.
Перенавантаження лідера
Лідери можуть допомогти командам не сходити з правильного шляху. Однак вони можуть ненавмисно заохочувати співробітників повертатися до традиційних цінностей, нехтуючи перспективними методами роботи. Це може призвести до значної залежності команди від керівників. Треба прийняти важливе рішення? Запитайте в керівника. Виникла проблема? Попросіть керівника вирішити її. Бачите, що учасник команди уникає відповідальності? Перекладіть цю проблему на керівника. Багатофункціональні команди досягають успіху, коли працюють і перемагають як одне ціле.
Нестача спілкування
Також існує ризик того, що ви сприймете ідею «всі за одного» як належне та припустите, що команда працюватиме на одному подиху. Застосування багатофункціонального підходу не означає, що ви станете всюдисущими. Обов'язково тримайте всіх у курсі подій за допомогою таких інструментів, як примітки, спільні папки, дошки Trello та регулярні планерки в офісі чи у віртуальному режимі.
Нестача ентузіазму
Це не означає, що кожен учасник має цінувати роботу понад усе, але всі співробітники повинні знаходити мотивацію в такій моделі роботи. Тобто вони мають знати, що їхня робота має цінність і впливає на весь проєкт. Для цього потрібно працювати та перемагати згуртованою командою. Співробітники, які не бачать мети у своїй роботі, обов'язково втратять інтерес.
Як може допомогти Dropbox
Багатофункціональна співпраця потребує ідеальної узгодженості, і саме Dropbox — чудовий інструмент для цього. Ви можете ділитися папками, а також оновлювати та редагувати документи в режимі реального часу. Кожен учасник команди точно знає, на якому етапі проєкту він перебуває.
Завдяки Dropbox співробітники можуть злагоджено працювати, перебуваючи в різних місцях, а всі дані безпечно зберігаються онлайн. У багатофункціональних команд може бути одне централізоване робоче місце для співпраці над загальною основною метою.
