De betekenis van cross functioneel
Elk kantoor heeft aparte afdelingen. De ene houdt zich bezig met financiën of HR en de andere met materiaal of marketing, maar soms is het handig om elke van deze vaardigheden samen te brengen in één team. Daar komt cross functionaliteit om de hoek kijken.
Cross functioneel wil zeggen dat een groep mensen met verschillende vaardigheden en kennis naar een gemeenschappelijk doel toewerken. Daardoor hoeft een project vóór de lancering niet van team naar team te worden overgedragen, maar kan een enkel team alle aspecten van het project aanpakken. Je zou elk team als een verzameling miniafdelingen kunnen beschouwen die door samenwerking elke stap van het project kunnen voltooien, zonder daarvoor een beroep te hoeven doen op andere afdelingen.
De voordelen van cross functionele teams
Het belangrijkste idee achter cross functionele teams is de bevordering van responsiviteit, aansprakelijkheid, productiviteit en besluitvorming. Cross functionele teams werken beter samen, doordat elk proces gedurende de levenscyclus van het project niet slechts door één team kan worden aangepakt. Daarnaast kunnen teamleden van alle niveaus zich bij het bedrijf voegen, inclusief externe medewerkers, en zo meer diversiteit creëren in vaardigheden, inzicht en ervaring. Een succesvol team is in staat knelpunten weg te nemen, aangezien er geen vertraging ontstaat door de overdracht naar verschillende afdelingen.
Wie kan cross functionele teams gebruiken?
Iedereen kan een manier vinden om cross functionele teams bij het bedrijf te betrekken, maar er zijn enkele vereisten. Een platte organisatiestructuur, online teamwerk en openstaan voor nieuwe ideeën zijn essentiële bedrijfsconcepten om deze aanpak te laten werken. Kleine ondernemingen met een klein aantal werknemers die tot op zekere hoogte allemaal multifunctioneel moeten zijn, passen deze werkwijze vaak toe. Er wordt aangenomen dat cross functionele teams problemen beter kunnen oplossen, wat ook meer creatieve risico's met zich mee kan brengen.
Een team kan zich hierbij alleen op zijn gemak voelen als het gehele bedrijf een dergelijke aanpak stimuleert. Dus als je weet dat een op afstand werkende junior executive in jouw bedrijf waarschijnlijk niet de touwtjes in handen krijgt, moet je niet alleen een kritische blik op jouw bedrijfscultuur werpen, maar zullen cross functionele teams niet erg succesvol zijn.
Als je vasthoudt aan een traditionele manier van denken, ben je er misschien niet klaar voor om van deze vooruitstrevende werkwijze te profiteren. Bedrijven als Netflix, Spotify en Google zijn begonnen deze werkwijze over te nemen, maar het is een geleidelijk proces. Je hebt absoluut de juiste mensen uit de juiste functionele gebieden nodig om deze manier van werken succesvol te laten zijn.
Hoe kan een bedrijf cross functionele teams inzetten?
Er zijn verschillende werkstijlen die op het idee van cross functionele teams voortborduren, zoals agile, lean en kanban. De beste manier om deze werkstijlen toe te passen, is door het aanwerven van teamleden die er al ervaring mee hebben, zodat zij de rest van het team kunnen ondersteunen bij eventuele opstartproblemen. Een cross functioneel team heeft, in tegenstelling tot traditionele teams, geen projectmanager of ondergeschikten. Toch is het aanwijzen van een leider vaak noodzakelijk. Een ervaren cross functionele teamleider kan deze overgang soepel laten verlopen.
Ook hier staat het aanbrengen van diversiteit in jouw aanwerving centraal. Richt je op een verscheidenheid aan vaardigheden en ervaring. Voor een cross functionele werkwijze is vooral veel vertrouwen nodig. Je wilt als team kunnen werken, je waar nodig buiten de gebaande paden begeven, niet bang zijn om de teugels kort te houden en je daarbij gesteund voelen. De aanwerving van mensen met verschillende perspectieven en professionele ervaring zal je goed van pas komen bij het overwinnen van hindernissen en het creatief oplossen van problemen.
Wat is voor een cross functioneel team het belangrijkst?
Voor succesvolle teams zijn de volgende kenmerken essentieel:
Communicatie
Hier is niets nieuws onder de zon. Alle succesvolle teams moeten onderling verbonden blijven om elkaar op de hoogte te houden. Kanban en agile passen dagelijkse stand-ups toe (korte staande teamvergaderingen die doelgerichter zijn dan zittende vergaderingen) om iedereen geïnformeerd te houden. Neem dus niet alleen contact met elkaar op als er iets mis gaat of als er dringende wijzigingen nodig zijn. Vergeet niet de overwinningen van het team te vieren en over zowel de positieve punten als over urgentere kwesties te blijven communiceren. Open en eerlijke communicatiekanalen helpen kantoorpolitiek, verwijten en slachtofferdenken op afstand te houden.
Verantwoording
Het is één voor allen, allen voor één. Zoals we al aangeven, draait alles om communicatie. Je wilt mensen echter ook aanmoedigen om aansprakelijk te zijn voor hun fouten. Geef het goede voorbeeld door niet alleen jouw eigen fouten toe te geven, maar ook door anderen die dat ook doen juist te behandelen. Falen hoort bij het leven. Een goed team leert van zijn eigen falen en schuift de verantwoordelijkheid niet op anderen af.
Aanpassingsvermogen
Er kan gedurende een enkel project veel veranderen. Jouw cross functionele teams moeten daarop kunnen inspringen. Dat betekent dat zij snel en efficient op deze veranderingen moeten kunnen reageren. Jouw team moet over genoeg zelfvertrouwen beschikken om nieuwe wegen naar een succesvol project in te slaan. Ook hierbij is het belangrijk dat je genoeg vertrouwen in jouw teams stelt om nieuwe dingen uit te proberen, de verantwoordelijkheid voor hun eigen handelen te dragen en bij falen de schuld niet op anderen af te schuiven.
Afstemming
Het veelgehoorde, onofficiële motto van agile en vergelijkbare werkmethoden is 'dingen gedaan krijgen' en jouw team zou dit gevoel moeten koesteren. Jullie moeten allemaal heel duidelijk zijn over de voortgang van een project en daarbij elk jullie verantwoordelijkheid dragen. Beslissingen moeten als team worden genomen en kwesties moeten gezamenlijk worden aangekaart. De drijfveer van jouw team moet niet alleen de behoefte zijn om iets te doen, maar ook om iets goed gedaan te krijgen.
Zijn cross functionele teams succesvol?
Ja, mits ze correct zijn samengesteld. Zo niet, dan kunnen de gevolgen rampzalig zijn. Daarbij moet de kanttekening worden geplaatst dat veel werkwijzen waarin cross functionaliteit een rol speelt, zijn ontwikkeld met het oog op bepaalde werkprocessen. Agile werd oorspronkelijk toegepast door softwareontwikkelaars en Lean was bedoeld voor het productiewezen. Daardoor is het mogelijk dat de toepassing en voordelen van deze werkwijzen niet bij bepaalde bedrijven passen, zoals bijvoorbeeld een marketingbureau. De verkeerde toepassing van deze methoden kan allerlei problemen opleveren. Volgens de Harvard Business Review is 75% van de cross functionele teams disfunctioneel.
Kortom, het samenstellen van het cross functionele team van jouw dromen brengt talloze voordelen met zich mee. Het gaat mis wanneer je klakkeloos wat medewerkers bij elkaar zet en zegt dat ze agile moeten gaan werken.
Loyaliteit aan andere afdelingen
Oké, je vormt samen een team, maar bij tegenslagen kan bij medewerkers de stille behoefte ontstaan om zich aan de kant van hun afdeling te scharen. Zou bijvoorbeeld het marketingdeel van jouw team tegengas bieden aan ontwikkelaars, omdat ze nadelig zijn voor de KPI's van de afdeling, zelfs als de klant of het project er wel baat bij heeft? Daarom is het zo belangrijk dat het hele bedrijf deze werkwijze hanteert, je kunt niet één dag cross functioneel werken en de rest van de tijd een traditioneel werkmodel toepassen.
De leider overweldigen
Leiders kunnen teams helpen op de juiste weg te blijven. Ze kunnen echter onbedoeld traditionele werkwaarden aanmoedigen die een toekomstgerichte manier van werken in de weg staan. Teams kunnen gemakkelijk te afhankelijk van hen worden. Moet je een belangrijke beslissing nemen? Vraag het aan de leider. Heb je een probleem? Vraag de leider om het op te lossen. Zie je dat een lid geen verantwoordelijkheid op zich draagt? Vertrouw op de leider om het lid daarop aan te spreken. Cross functionele teams zijn succesvol wanneer ze als één geheel werken en winnen.
Gebrek aan communicatie
Er bestaat ook het risico dat je de 'allen voor één'-mentaliteit voor lief neemt en ervan uitgaat dat het team kan presteren door middel van wederzijdse doordringing. Wanneer je cross functioneel bent, wil dat nog niet zeggen dat je alomtegenwoordig bent. Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte blijft met tools als aantekeningen, gedeelde mappen, Trello-borden en regelmatige stand-ups, hetzij digitaal of op kantoor.
Gebrek aan passie
Dit wil niet zeggen dat elk teamlid werk boven alles moet stellen, maar ze moeten in deze werkwijze wel motivatie kunnen vinden. Dat betekent dat ze zich bewust moeten zijn van de waarde van hun werk en dat het van invloed is op het algehele project. Je kunt dit bewerkstelligen door als één team te werken en te winnen. Leden die het doel van hun werk niet inzien, zullen zeker hun interesse verliezen.
Hoe Dropbox kan helpen?
Cross functionele samenwerking moet perfect zijn afgestemd en Dropbox is daar de perfecte tool voor. Zo kun je in realtime mappen delen en documenten bijwerken en bewerken. Alle teamleden weten altijd precies waar ze aan toe zijn.
Dankzij Dropbox hoeft jouw team zich niet op dezelfde locatie te bevinden om een soepele samenwerking mogelijk te maken, waarbij alles veilig online is opgeslagen. Op die manier hebben cross functionele teams één centrale werkplek, zodat ze gezamenlijk aan een enkel hoofddoel kunnen werken.
