Maksud rentas fungsi
Setiap pejabat mempunyai jabatan - daripada jabatan kewangan hingga Sumber Manusia, kandungan hingga pemasaran, tetapi bagaimanakah jika pelbagai kemahiran ini ditunjukkan dalam setiap pasukan individu? Itulah peranan rentas fungsi.
Rentas fungsi bermaksud kumpulan orang yang mempunyai pelbagai kemahiran dan pengalaman yang semuanya berusaha untuk mencapai matlamat yang sama. Oleh itu, daripada melancarkan satu projek daripada satu pasukan kepada pasukan sehingga hari pelancaran, satu pasukan dapat menangani setiap aspek projek. Anggaplah seperti setiap pasukan sebagai tenaga kerja kecil, dapat menyelesaikan setiap langkah projek melalui kerjasama, tanpa perlu menjangkau jabatan lain.
Kenapa menggunakan pasukan rentas fungsi?
Idea utama di sebalik pasukan rentas fungsi adalah peningkatan tindak balas, kebertanggungjawaban, produktiviti dan pembuatan keputusan. Dengan merobohkan halangan, ia bermaksud hanya satu pasukan yang dapat mendekati mana-mana satu proses dalam kitaran hidup projek, pasukan rentas fungsi menikmati kerjasama yang lebih baik. Selain itu, ahli pasukan boleh datang daripada setiap peringkat dalam perniagaan, termasuk pekerja jarak jauh, menciptakan set kemahiran, wawasan dan pengalaman yang lebih pelbagai. Secara umumnya, pasukan yang berjaya akan dapat menghapuskan halangan kerana tiada masa menunggu untuk diserahkan kepada jabatan yang berbeza.
Siapakah yang boleh menggunakan pasukan rentas fungsi?
Sesiapa sahaja boleh mencari jalan untuk menggabungkan pasukan rentas fungsi ke dalam perniagaan mereka, tetapi terdapat beberapa prasyarat. Hierarki yang rata, kerja berpasukan dalam talian dan keterbukaan terhadap idea baharu adalah konsep syarikat yang penting sekiranya anda ingin menjadikan pendekatan ini berfungsi. Usaha niaga kecil, yang biasanya mempunyai sebilangan kecil pekerja dan memerlukan mereka semua melakukan berbilang fungsi hingga tahap tertentu, adalah penerapan umum kaedah kerja ini. Pasukan rentas fungsi dianggap dapat menyelesaikan masalah dengan lebih baik dan oleh itu, juga mengambil risiko yang lebih kreatif.
Pasukan hanya dapat berasa selesa melakukan perkara ini jika perniagaan secara keseluruhannya memupuk pendekatan seperti ini. Oleh itu, jika anda mengetahui syarikat anda tidak mungkin memberikan platform kepada eksekutif junior yang bekerja jarak jauh serta perlu melihat dengan kukuh terhadap budaya syarikat anda, anda mungkin tidak akan berjaya untuk membuat pasukan rentas fungsi.
Sekiranya anda terkongkong dengan pemikiran tradisional, anda mungkin tidak bersedia untuk memanfaatkan cara kerja yang berfikiran ke hadapan ini. Perniagaan seperti Netflix, Spotify dan Google mula menggunakan kaedah kerja ini, tetapi itu bukan perubahan dalam masa semalaman. Anda sudah tentu memerlukan orang yang betul daripada rangkaian bidang fungsi yang betul sebagai sokongan untuk menjadikan kaedah kerja ini berfungsi.
Bagaimanakah perniagaan boleh menggunakan pasukan rentas fungsi?
Terdapat beberapa gaya kerja yang dibina berdasarkan idea pasukan rentas fungsi, seperti ketangkasan, kecil dan kanban. Pertaruhan terbaik anda untuk menerapkan gaya kerja ini adalah dengan menggunakan ahli pasukan yang berpengalaman dalam gaya kerja tersebut, kemudian mereka dapat menyokong ahli pasukan dengan sebarang masalah. Rentas fungsi mungkin melencong daripada idea tradisional tentang mempunyai pengurus projek dan laporan langsung, tetapi mempunyai pemimpin selalunya diperlukan. Pemimpin pasukan rentas fungsi yang berpengalaman dapat membantu peralihan ini berjalan dengan lancar.
Kepelbagaian dalam pengambilan pekerja anda juga penting di sini. Anda mahukan pelbagai kemahiran dan pengalaman. Rentas silang boleh dikatakan memerlukan kepercayaan lebih daripada perkara lain. Anda ingin dapat bekerja sebagai satu pasukan, berfikir di luar kotak jika perlu, tidak takut untuk melakukan perkara yang tidak dapat dilakukan dan disokong apabila anda berbuat demikian. Mengambil bekerja individu dengan pandangan dan pengalaman profesional yang berbeza akan menjadikan anda berguna untuk mengatasi masalah dan menyelesaikan masalah secara kreatif.
Apakah yang paling penting untuk pasukan rentas fungsi?
Sifat berikut penting untuk pasukan yang berjaya:
Komunikasi
Tiada perkara baharu di sini. Semua pasukan yang berjaya perlu sentiasa berhubung dan saling maklumkan keadaan. Mesyuarat berdiri harian hadiah Kanban dan ketangkasan (mesyuarat pasukan berdiri ringkas yang lebih penting daripada mesyuarat duduk) untuk memastikan semua orang sentiasa termaklum. Jadi, jangan hanya berhubung apabila terdapat perkara yang salah atau perubahan yang mendesak diperlukan. Jangan lupa untuk meraikan kemenangan sebagai satu pasukan dan terus berkomunikasi tentang perkara positif serta isu yang lebih penting. Saluran komunikasi yang terbuka dan jujur adalah perkara yang membantu dalam menjaga politik pejabat, menyalahkan dan pemikiran sebagai mangsa.
Kebertanggungjawaban
Semuanya untuk satu, satu untuk semua. Seperti yang kami katakan, komunikasi adalah kunci di sini, tetapi anda juga ingin menggalakkan orang agar bertanggungjawab terhadap kesalahan mereka sendiri. Pimpin melalui teladan, bukan hanya mengakui apabila anda salah, tetapi juga cara anda memperlakukan mereka yang melakukan perkara yang sama. Kegagalan adalah sebahagian daripada kehidupan yang tidak dapat dielakkan; pasukan yang baik dapat menjadikan perkara tersebut sebagai peluang pembelajaran yang penting, bukan peluang untuk melepaskan tanggungjawab kepada orang lain.
Kebolehsuaian
Perkara boleh berubah dengan banyak sepanjang satu projek. Pasukan rentas fungsi anda perlu bersedia untuk menangani perkara ini. Ini bermaksud bertindak balas terhadap perubahan ini perlu cepat dan cekap. Pasukan anda perlu merasa yakin dalam menempuh jalan baharu ini menuju projek yang berjaya, dan sekali lagi, kembali mempercayai mereka untuk mencuba sesuatu yang baharu, bertanggungjawab ke atas tindakan mereka dan tidak menyalahkan orang lain sekiranya gagal.
Penyelarasan
Cogan kata tidak rasmi yang biasa untuk kaedah kerja yang tangkas dan serupa adalah "selesaikan" dan ini adalah sentimen yang perlu diambil oleh pasukan anda. Anda semua perlu sangat jelas tentang perkembangan sebarang projek dan anda perlu berkongsi pemilikan. Keputusan harus dibuat secara keseluruhan, isu harus ditingkatkan sebagai satu. Keinginan bukan hanya untuk melakukan sesuatu, tetapi untuk menyelesaikan dengan baik, seharusnya menjadi panduan pasukan anda.
Adakah pasukan rentas fungsi berfungsi?
Ya, jika ia dibentuk dengan betul, jika tidak, ia mungkin menjadi bencana. Perlu diingat bahawa banyak kaedah kerja yang menggalakkan rentas fungsi pada asalnya dibangunkan dengan mempertimbangkan proses kerja tertentu. Ketangkasan pada asalnya digunakan oleh pembangun perisian, dan Kecil direka bentuk untuk pengeluaran. Jadi, anda mungkin mendapati bahawa aplikasi dan manfaat kaedah ini tidak sesuai dengan perniagaan tertentu, contohnya agensi pemasaran. Menggunakan kaedah ini secara salah boleh menyebabkan pelbagai jenis masalah—Harvard Business Review mendapati 75% daripada pasukan rentas fungsi tidak berfungsi.
Kami telah menerangkan tentang semua kelebihan membentuk pasukan rentas fungsi idaman, tetapi berikut adalah kesilapan yang berlaku sekiranya anda hanya mengumpulkan mana-mana pekerja dan memberitahu mereka untuk mula bekerja dengan tangkas.
Kesetiaan jabatan
Ya, anda semua mungkin sepasukan, tetapi mungkin juga ada keperluan tersendiri bagi pekerja untuk memihak jabatan mereka secara keseluruhan semasa menghadapi kesukaran. Contohnya, adakah bahagian pemasaran pasukan anda akan menolak pembangun kerana mereka bertentangan dengan KPI jabatan, walaupun tindakan itu adalah yang terbaik untuk klien atau projek? Sekali lagi, inilah sebabnya anda memerlukan keseluruhan syarikat mengikuti gaya kerja ini, anda tidak boleh bekerja secara rentas fungsi pada satu hari dan bekerja menggunakan model kerja tradisional pada hari yang lain.
Membebankan ketua
Ketua membantu memastikan pasukan sentiasa berada di landasan yang betul. Walau bagaimanapun, ketua secara tidak sengaja dapat menggalakkan kembali nilai-nilai kerja tradisional ke dalam cara kerja yang sepatutnya menjadi cara kerja yang menghadapi masa hadapan. Pasukan dengan mudah boleh mula terlalu bergantung kepada ketua. Ada keputusan penting untuk dibuat? Tanya ketua. Ada masalah? Beritahu ketua untuk menyelesaikan masalah itu. Lihat seorang ahli tidak bertanggungjawab? Bergantung pada ketua untuk menangani masalah itu. Pasukan rentas fungsi berkembang apabila mereka bekerja dan menang sebagai satu pasukan.
Kekurangan komunikasi
Terdapat juga risiko anda mengambil mudah mentaliti "semua untuk satu" dan menganggap bahawa pasukan boleh berjaya menggunakan osmosis. Hanya kerana anda kini bekerja secara rentas fungsi, tidak bermaksud anda boleh berada di mana-mana. Pastikan semua orang sentiasa sedia maklum dengan alat seperti anotasi, folder kongsian, papan Trello dan pendirian yang kerap sama ada di pejabat atau secara maya.
Kekurangan minat
Ini bukan untuk mengatakan bahawa setiap ahli pasukan perlu menghargai kerja melebihi segalanya, tetapi mereka perlu mencari motivasi dalam cara kerja ini. Itu bermakna mereka perlu tahu terdapat nilai dalam kerja mereka dan bahawa kerja mereka memberi kesan kepada projek secara keseluruhan. Anda melakukan ini dengan bekerja dan menang sebagai satu pasukan. Sesiapa yang gagal untuk melihat tujuan kerja mereka pasti akan hilang minat.
Cara Dropbox dapat membantu
Kerjasama rentas fungsi perlu diselaraskan dengan sempurna, dan Dropbox merupakan alat yang sempurna untuk melakukan perkara tersebut. Anda boleh berkongsi folder dan mengemas kini serta mengedit dokumen dalam masa nyata. Setiap ahli pasukan dapat mengetahui dengan tepat tempat mereka berada.
Dropbox bermaksud pasukan anda tidak perlu berada di lokasi yang sama untuk memastikan kerjasama masih berjalan, dengan semua disimpan secara selamat dalam talian. Pasukan rentas fungsi dapat memiliki satu lokasi kerja pusat agar mereka dapat bersama-sama berusaha untuk mencapai satu matlamat teras.
