クロスファンクショナル チームとは

クロスファンクショナル チームとは

ほとんどの企業には複数の部門があるはずです。経理や人事、コンテンツ制作、マーケティングなど、さまざまな部門が存在していることでしょう。この各部門が持つ多様なスキルを 1 つのチームに取り込んだらどうなるか？この発想で生まれたのがクロスファンクショナル チームです。

クロスファンクショナル チームとは、スキルも経歴も異なる多様なメンバーが集まり、同じ目標に向かって活動するチームのことを指します。つまり、リリースに至るまで 1 つのプロジェクトをチームからチームへと受け渡していくのではなく、プロジェクトのあらゆる側面を 1 つのチームが受け持つのです。チームがいわば 1 つの小さな会社となり、他部門と関わることなく、チーム内コラボレーションによってプロジェクトの各ステップを実行していきます。

クロスファンクショナル チームが必要な理由

クロスファンクショナル チームの主な目的は、即応性と生産性を高め、説明責任を明確にし、意思決定の改善を図ることです。クロスファンクショナル チームでは、「プロジェクトの実施中、1 つのプロセスに関われるのは 1 つのチームだけ」という制約を排除して、もっと効果的にコラボレーションを行うことができます。また、テレワーカーを含め社内のあらゆる職階の人物をメンバーにできるので、スキル、知見、経歴の一層の多様化を図ることができます。他部門との作業の受け渡しに伴う待ち時間が発生しないので、うまくいけば、プロセスのボトルネックを完全に取り除くことが可能です。

クロスファンクショナル チームが成立する組織

クロスファンクショナル チームは、どのような組織でも取り入れることができますが、うまく機能させるにはいくつかの条件を満たしている必要があります。組織の階層がフラットであること、オンラインでのチーム作業が可能であること、そして新しいアイデアにオープンであることは、クロスファンクショナル チームを機能させるために欠かせない重要な企業文化です。クロスファンクショナル チームは、小規模なベンチャー企業で広く採用されていますが、それは、一般に社員数が少なく、多かれ少なかれ全員が複数の役割を果たすことを求められるのが理由です。クロスファンクショナル チームは問題解決能力に優れており、それゆえリスクがあってもクリエイティブな判断を下すことができると考えられています。

クロスファンクショナル チームがストレスなく機能するためには、会社全体にこのアプローチを促進する意欲がなければなりません。もし、テレワークで働くジュニアレベルのエグゼクティブに対して、会社がクロスファンクショナル チームへの加入を許可するつもりがなく、企業文化も大幅な見直しが必要という状況であれば、クロスファンクショナル チームの立ち上げを成功に導くことはおそらく難しいでしょう。

また、従来の考え方にとらわれているとクロスファンクショナル チームという先進的な働き方からメリットを得ることはできないかもしれません。Netflix、Spotify、Google などの企業はいずれもクロスファンクショナル チームを取り入れ始めていますが、それは一夜にして起こった変化ではありません。クロスファンクショナル チームを機能させるには、それを支える適切な分野の適切な人材が不可欠です。

組織におけるクロスファンクショナル チームの活用方法

クロスファンクショナル チームという考え方からは、新しい働き方がいくつか生まれています。アジャイル、リーン、カンバンなどです。こうした働き方を導入する最も確実な方法は、それらの経験者をチームに迎え入れ、チームの立ち上げ初期に生じる問題の解決に協力してもらうことです。クロスファンクショナル チームでは、プロジェクト マネージャーや上司と部下の直属関係といった従来の職場では当たり前のものが当たり前ではなくなる場合があります。しかし、それでも多くの場合、リーダーの存在は欠かすことができません。経験豊富なリーダーがクロスファンクショナル チームにいれば、新たな働き方への移行もスムーズになります。

人材採用における多様性も重要なポイントです。メンバーのスキルと経歴は多様なほうがチームとして有利です。クロスファンクショナル チームに何よりも必要なのは、おそらく信頼でしょう。チームとして働き、ときには既成の枠組みから飛び出し、他者に協力することを恐れず、互いに支え合う。多様な物の見方と職歴を持つ人材を採用すれば、諸問題を克服し、独創的な方法で課題を解決できます。

クロスファンクショナル チームにとって最も大切なこと

クロスファンクショナル チームが成功を果たすためには、次の能力が欠かせません。

コミュニケーション

言わずと知れた能力です。チームを機能させるためには、メンバーのつながりを保ち、最新情報を共有する必要があります。カンバンもアジャイルも、メンバー全員で最新情報を共有する方法として、デイリー スタンドアップ（座って行う長時間のミーティングと同等以上の成果を得るための、立って行う短時間のミーティング）を推奨しています。つまり、何か問題が起きたときや緊急の対応が必要なときにだけコミュニケーションを図るのではないということです。急ぎの事情がある場合に加えて、チームとしての成果を喜び合うため、ポジティブなことを伝えるためにもコミュニケーションを取りましょう。心を開いて率直に意見を伝え合う場があると、社内政治や責任転嫁、被害者意識といった問題を遠ざけることができます。

説明責任

チームでは、「皆が 1 人のために、1 人が皆のために」行動する必要があります。先ほども述べたように、クロスファンクショナル チームの成否はコミュニケーションが鍵を握りますが、メンバーが自分のミスに対して説明責任を負うようにすることも大切です。チーム リーダーは、自分自身のミスを率直に認めるだけでなく、同じようにミスを率直に認めたメンバーへの態度によって模範を示す必要があります。人生において、失敗を完全に避けることはできません。失敗を、責任転嫁の機会ではなく貴重な学びの機会にできるのが優れたチームです。

適応性

プロジェクトを遂行する過程では、数多くの変化に直面します。クロスファンクショナル チームは、こうした変化に対処できるよう、つまりすばやく効率的に対応できるように備えておく必要があります。チームは、プロジェクトを成功に導くために、自信を持って新たな道を選択できなければなりません。そのためには、やはりチームを信じて新しい物事に挑戦し、自らの行動に責任を持ち、失敗したとしても誰かを非難しないようにすることが重要となります。

すり合わせ

アジャイルなどの働き方に共通するモットーは、カジュアルに言うなら「さっさと仕事を終わらせよう」ということです。チーム メンバーは、このメッセージを共有する必要があります。プロジェクトの進捗状況をメンバー全員ではっきりと認識し、プロジェクトに対する当事者意識を分かち合いましょう。意思決定はチーム全員で下し、問題はチーム全員の問題として扱います。単に何かをするのではなく、「うまくやる」というモチベーションをチームの指針にしましょう。

クロスファンクショナル チームはうまく機能するか

チーム編成が適切であるなら、答えは「イエス」です。もしそうでないのなら、大惨事の元になる可能性があります。注意が必要なのは、部門の枠を超えた作業方法の多くは、もともと特定の作業プロセスを念頭に開発されているという点です。たとえば、アジャイルはもともとソフトウェア開発者が取り入れていたものであり、リーンは製造業向けに設計されています。したがって、これらの手法をマーケティング業務などに取り入れようとすると、うまく適用できない、思ったようなメリットが得られないという結果になる可能性があります。適切な運用方法を選ばないと、さまざまな問題に悩まされることになりかねません。実際、ハーバード ビジネス レビューによると、クロスファンクショナル チームの 75 % がうまく機能していないことがわかっています。

理想的なクロスファンクショナル チームがもたらすメリットについてはすでにお話ししましたので、以下では「単純に社員をかき集めアジャイルで働くよう指示しただけ」といった場合にどのような問題が起きるかを見てみましょう。

所属部門への忠誠心

クロスファンクショナル チームとして一丸となっていても、何らかの困難に直面したときに、メンバーが所属元の部門に味方せざるを得なくなる場合があります。たとえば、クロスファンクショナル チームでマーケティング業務を担当しているメンバーが、マーケティング部門の KPI にとって不利だという理由で、クライアントやプロジェクトにとって最善の判断であるにもかかわらず開発担当者の意向に反対するようなことが考えられます。こうした問題が起こらないようにするには、会社全体でクロスファンクショナル チームという働き方に取り組む必要があります。週に 1 日だけクロスファンクショナル チームのメンバーとして過ごし、残りの日はこれまでどおり働くというようなやり方では、決してうまくいきません。

リーダーの負担増大

リーダーは、チームを正しい方向に導くことができます。しかし時には、将来を見据えた働き方であるはずのものに、従来の価値観が忍び込むのを意図せず許してしまうことがあります。チームのメンバーは、ともするとリーダーに過度に依存しがちです。意思決定を下す必要のある重要な事項があればリーダーの意見を尋ね、何か問題が起きればリーダーに解決を求め、説明責任を果たそうとしないメンバーがいればリーダーに対応を任せようとします。クロスファンクショナル チームが本当の意味で活躍するためには、チームが一丸となって行動し、成果を上げる必要があります。

コミュニケーション不足

リーダーは、「皆が 1 人のために」の精神を当たり前のものと考え、メンバーがそれぞれ状況を把握して独自で行動できると勘違いしてしまうことがあります。チームがクロスファンクショナルだからといって、リーダーがどこにでも存在できるわけではありません。注釈、共有フォルダ、Trello ボードなどのツールや、オフィスまたはオンラインでの定期的なスタンドアップ ミーティングによって、メンバー全員で最新情報を共有する必要があります。

熱意の欠如

これは、チーム メンバー全員が何よりも仕事を最優先するべきという意味ではありませんが、クロスファンクショナル チームという働き方では、いかに仕事にモチベーションを見いだせるか、つまり、自分の仕事には価値があり、プロジェクト全体に影響を与えるという事実を認識することが重要です。そのためには、チームとして仕事をし、チームとして成果を上げる必要があります。自分の仕事に目的を見いだせなければ、必然的に仕事へのやる気を失う結果になります。

Dropbox でできること

クロスファンクショナル チームでのコラボレーションでは、メンバー全員がきっちりと足並みを揃える必要がありますが、Dropbox はその目的に最適なツールです。フォルダを共有し、ドキュメントをリアルタイムで更新、編集できるため、すべてのメンバーが現在の状況を正確に把握できます。

Dropbox があれば、チーム メンバーが同じ場所にいなくても、すべてのデータをオンラインで安全に保存して共同作業をスムーズに進めることができます。クロスファンクショナル チームは、作業の場所を 1 か所に集約できるので、共通の目標に向けた効率的なコラボレーションが可能となります。