什麼是跨部門團隊?

一支團隊可能會朝著同一個目標共同努力,但不代表每個人的技能都要相同。為您介紹如何在公司裡建立起才華洋溢的跨部門團隊。

兩名跨部門團隊成員在 Dropbox Paper 中一起處理同一位客戶的提案

跨部門的意義

每間公司裡都有各種部門,例如財務、人力資源、內容文案或行銷部門。假使每個團隊的人員組成,都能展現出如此多樣化的技能,會是什麼樣的景況?這時就該採取跨部門的編制方式。

所謂的跨部門,意指聚集具備各式各樣技能和經驗的人,一起團結合作,為共同的目標而努力。因此,與其在產品正式推出前,將專案在不同團隊之間傳來傳去,不如由同一支團隊負責專案的每項工作。 就像每支團隊都是一個縮小版的公司,無需聯絡其他部門,就能透過協作完成專案的每一步驟。

為何要採取跨部門團隊?

跨部門團隊背後的主要概念,是為了提升反應能力、責任感、生產力和決策力。以往專案生命週期中的某一個流程,只有一支團隊負責處理。打破這種藩籬後,跨部門團隊可發揮更好的協作效果。除此之外,團隊成員可能來自公司裡的各個層級,甚至納入遠端工作者,所以能創造出更加多樣化的技能搭配、洞察力和經驗。本質上,因為無需再移交給不同部門,不用花時間等待,成功的團隊合作應能有效消除瓶頸。

跨部門團隊適合哪些人?

所有人都可找到將跨部門團隊納入企業的方法,但有一些先決條件。若想成功實行跨部門團隊,扁平化的組織階層、線上團隊合作及對新想法的開放態度,都是非常重要的企業概念。小型新創企業經常採用這種工作方式,因為這類公司通常只有少數員工,且員工在一定程度上必須多才多藝。大家認為跨部門團隊能更有效率解決問題,因此也願意為了發揮創意,冒更大的風險。

只有當整體企業都採取這種方法時,團隊才會如魚得水。因此如果知道貴公司不太可能將整個平台交給遠端工作的資淺主管,而且還需要審慎考慮公司文化,則跨部門團隊應該不會收到太大成效。

若還無法擺脫傳統思維模式,就可能還沒準備好活用這種前瞻性思維的工作方式。Netflix、Spotify 和 Google 等企業都開始採用這種工作方式,但這種改變並非一蹴可幾。若要跨部門團隊發揮效果,絕對需要合適的成員,且來自合適類別的部門領域。

企業如何運用跨部門團隊?

跨部門團隊的理念,衍伸出多種工作模式,像是敏捷工作法、精實工作法、看板工作法。這類工作風格的最佳運用方式,就是雇用對此有豐富經驗的團隊成員,讓他們協助團隊成員解決初期常碰到的問題。跨部門合作方式可能和專案經理、直屬匯報這種傳統想法有所不同,但通常領導者不可或缺。經驗豐富的跨部門團隊領導者可協助過渡期順利進行。

招募員工的多樣性,也是跨部門團隊的關鍵。需要有各式各樣的技能和經驗。跨部門合作需要彼此信任,這點最為重要。成員必須要能團隊合作、必要時跳出框架外思考、願意接手別人留下的爛攤子,而且整個過程需要獲得支持。招募具備不同觀點和專業經驗的人,有益於克服問題和運用創意解決問題。

跨部門團隊最重要的是什麼?

想要打造出成功的團隊,以下特點至關重要:

溝通

這是老生常談了。團隊想要成功,就需要時刻保持聯繫、互相分享最新消息。可進行看板和敏捷獎勵每日站立會議 (站立進行的簡短團隊會議,所以比坐下開會時更能把握重點),讓大家都掌握最新情況。不要只有在出現問題或需要緊急修改時,才彼此聯絡。記得也要以團隊的形式慶祝成功,不但在發生緊急問題要保持溝通,也別忘了正面積極的溝通內容。開放和誠實的溝通管道能避免發生辦公室政治鬥爭、相互責備和產生受害者思維。

責任

我為人人,人人為我。就像常說的,良好溝通是跨部門合作的關鍵要素,但同時也要鼓勵成員勇於承擔自己的錯誤。請以身作則,不僅自己犯錯時勇於承認,當其他人勇敢認錯時,對待他們的方式也很重要。失敗是人生中不可避免的一部分;好的團隊將失敗轉換為重要的學習契機,而不是推卸責任的機會。

適應能力

在單一專案進行的過程中,事情可能會產生很大變化。您的跨部門團隊需要上緊發條,隨時準備好應對。也就是需要快速且有效率地應對變化。您的團隊需要以自信的態度,運用全新途徑來實現成功專案。這就回到之前提到的要點,請鼓勵團隊嘗試新方法、為自己的行為負責,而且在失敗時不要互相指責。

結盟

在敏捷工作法和類似的工作法中,有一條常見的非正式座右銘:「把事情搞定就對了」。您的團隊需要接受這種觀點。您需要完全掌握任何專案的進展,並且需要將擁有權分享出去。請視大局下達決策,將問題歸納合一。不光只是想要做事,還要把事情做好,請以這種精神領導團隊前行。

跨部門團隊有用嗎?

如果以正確方式成立團隊,就有用,不然註定會走向災難。值得注意的是,許多鼓勵跨部門的工作法,最初都是針對某些工作流程所開發而成。敏捷工作法最初是軟體開發人員採用,而精實工作法則是為製造業所設計。因此可能會發現這些方法的應用方式和好處,並不適合行銷公關等業務。錯誤使用這些方法會導致各種問題,像《哈佛商業評論》發現 75% 的跨部門團隊功能失調

我們已經介紹了建立夢想中跨部門團隊的各種好處,但如果只是隨意將員工聚在一起,告訴他們開始以敏捷方式工作,情況可能就會出錯。

部門忠誠度

大家可能都是同一支團隊沒錯,但面對逆境時,員工內心可能還是想要悄悄與所屬部門團結起來,站在同一陣線。舉例來說,團隊中負責行銷的成員是否會因為違背不利於部門 KPI,而反對開發人員的作法,即使這種作法對客戶或專案有益?這就是為何整間公司都必須共同採用這種工作方式,如果只有一天進行跨部門合作,其餘時間還是採用傳統工作模式,這樣是行不通的。

領導者的工作過量

領導者可幫助團隊順利運作。然而也可能會在不經意之中,間接將傳統的工作價值觀重新帶回本應具未來前瞻性的工作方式中。團隊很容易開始過度依賴領導者。需要做關鍵的決策嗎?去問領導者。遇到問題嗎?請領導者解決這個問題。看到有成員不負責任?就靠領導者來解決這件事。跨部門團隊在同心協力一起工作、一起成功的時候,才能蓬勃發展。

缺乏溝通

另一個風險是將「人人為我」的心態視為理所當然,並認為團隊可透過潛移默化來執行工作。身為跨部門的一員,不代表就全知全能。務必善用註解共享資料夾Trello 看板等工具,讓大家都能掌握最新狀態,並在辦公室或以虛擬方式進行頻繁的站立會議。

缺乏熱誠

這並非是要每個團隊成員都將工作視為最高優先事項,但必須要能從這種工作方式中找到動力。也就是團隊成員需要知道自己工作的價值,以及帶給整體專案的影響。當團隊同心協力一起工作、一起成功的時候,就會產生熱誠和動力。若不知道工作有何意義,肯定會失去興趣。

Dropbox 如何助您一臂之力

跨部門協作需要進行完美協調,Dropbox 正是實現這一目標的完美工具。您可以共享資料夾,並即時更新和編輯文件。團隊每位成員都可精準知道目前情況。

使用 Dropbox 代表團隊無需身處同處,也能確保順利協作,而且所有內容都安全線上儲存。跨部門團隊可以集中在同個地方工作,同心協力實現共同的核心目標。

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