Vad tvärfunktionalitet innebär
Varje kontor har sina avdelningar. Från ekonomi till personal, innehåll till marknadsföring – men tänk om denna mångfald av kompetenser skulle avspeglas i varje enskilt arbetsteam? Det är här tvärfunktionalitet kommer in.
Med "tvärfunktionellt" menar man att grupper av människor med olika färdigheter och erfarenheter alla arbetar mot ett gemensamt mål. I stället för att skicka ett projekt från ett team till ett annat fram till lanseringsdagen kan ett och samma team hantera alla aspekter av projektet. Tänk på varje team som en miniarbetsstyrka med uppdrag att genomföra varje steg i ett projekt genom samarbete, utan att vända sig till en annan avdelning.
Varför bör man använda tvärfunktionella team?
Huvudidén bakom tvärfunktionella team är en förbättrad lyhördhet, större ansvarstagande, ökad produktivitet och smidigare beslutsfattande. Genom att bryta ned de hinder som innebär att endast ett visst team kan närma sig en viss process under ett projekts livscykel åstadkommer tvärfunktionella team ett bättre samarbetsklimat. Dessutom kan teammedlemmarna hämtas från alla nivåer i verksamheten och man kan även använda sig av distansarbetare, vilket skapar ett mer varierat utbud av färdigheter, insikter och erfarenheter. Ett framgångsrikt team kommer principiellt att kunna eliminera flaskhalsar eftersom det inte finns någon väntetid inför överlämning till olika avdelningar.
Vem kan använda tvärfunktionella team?
Vem som helst kan hitta ett sätt att införliva tvärfunktionella team i sin verksamhet, men det finns vissa förutsättningar. En platt hierarki, samarbete via nätet och en öppenhet för nya idéer är viktiga företagskoncept om man ska få metoden att fungera. Det är vanligt att småföretag med ett litet antal anställda, som alla behöver vara multifunktionella i viss utsträckning, använder denna arbetsmetod. Tvärfunktionella team anses kunna lösa problem på ett bättre sätt, och därmed också bli bättre på att ta kreativa risker.
Ett team fungerar bara om verksamheten som helhet anammar denna metod. Så om du vet med dig att ditt företag inte kommer att ge utrymme åt en fjärrarbetande junior chef kommer ni förmodligen inte att lyckas med att skapa tvärfunktionella team (och det kan dessutom vara läge att ta sig en ordentlig funderare på företagskulturen).
Om du har fastnat i ett traditionellt tänkesätt är du kanske inte redo att dra nytta av denna framåtriktade arbetsmetod. Företag som Netflix, Spotify och Google har alla börjat använda den, men det är ingen förändring som sker över en natt. Ett absolut krav för att det hela ska fungera är att ha de rätta personerna från rätt funktionsområden.
Hur kan ett företag använda tvärfunktionella team?
Det finns flera arbetsmetoder som är byggda kring idén om tvärfunktionella team, till exempel Agile, Lean och Kanban. Det bästa sättet att införa dessa arbetsmetoder är att anställa teammedlemmar som har erfarenhet av dem, och de kan sedan stödja teammedlemmarna genom eventuella uppstartsproblem. Tvärfunktionalitet kan avvika från den traditionella idén med att ha en projektledare och direkta rapporter, men att ha en ledare är ofta nödvändigt. En erfaren tvärfunktionell teamledare kan bidra till att övergången fungerar smidigt.
En mångfald bland de anställda är också en viktig faktor. Det är bra att ha tillgång till en mängd olika färdigheter och erfarenheter. Tvärfunktionalitet kräver förmodligen förtroende mer än någonting annat. Det måste vara möjligt att arbeta som ett team, tänka utanför boxen vid behov, inte vara rädd för att förbättra saker och få stöd när man gör det. Att anställa individer med olika perspektiv och yrkeserfarenhet kommer att ge bra förutsättningar för att övervinna hinder och lösa problem på ett kreativt sätt.
Vad är viktigast för ett tvärfunktionellt team?
Följande egenskaper är viktiga för framgångsrika team:
Kommunikation
Det här är inget nytt. Alla framgångsrika team behöver hålla kontakten och teammedlemmarna behöver hålla varandra uppdaterade. Med metoder som Kanban och Agile använder man sig gärna av dagliga stående möten (korta möten med teammedlemmarna när man inte sätter sig ned, och som därmed går snabbare än sittande möten) för att hålla alla uppdaterade. Så det gäller att inte bara ta kontakt när saker och ting inte går enligt plan eller om något måste göras genast. Kom ihåg att också fira framgångarna tillsammans som ett team och fortsätta kommunicera kring både positiva och utmanande frågor. Öppna och ärliga kommunikationskanaler hjälper till att förebygga interna konflikter, skuldbeläggande och offertänkande.
Ansvarstagande
En för alla, alla för en. Precis som vi redan har nämnt är kommunikation nyckeln, men det är viktigt att uppmuntra medarbetarna att ta ansvar för sina misstag. Att leda genom sitt goda exempel, inte bara att erkänna när man har fel utan genom hur man behandlar dem som gör detsamma. Misslyckanden är en oundviklig del av livet; ett bra team kan göra det till en viktig inlärningsmöjlighet, inte en chans att skylla på någon annan.
Anpassningsbarhet
Saker och ting kan förändras mycket under projektets gång. Tvärfunktionella team måste vara redo att hantera detta. Det innebär att reaktionen på förändringar måste vara snabb och effektiv. Teamet måste känna sig tryggt med att ta nya vägar för att nå framgång med ett projekt. Det är viktigt att man vågar prova nytt, tar ansvar och inte försöker skylla i från sig om något går fel.
Samverkan
Ett vanligt inofficiellt motto för agila och liknande arbetsmetoder är "få saker gjorda" och det är en känsla som teamet behöver ta till sig. Ni måste alla vara helt på det klara med hur projekten fortskrider och alla behöver ta sin del av ansvaret. Beslut bör fattas i samråd, och frågor lyftas gemensamt. Önskan om att inte bara får något gjort, utan att få det gjort bra, bör vara ledstjärnan för teamet.
Fungerar tvärfunktionella team?
Ja, om de är korrekt utformade, annars kan resultatet lätt bli mindre bra. Det är värt att notera att många av de arbetsmetoder som uppmuntrar tvärfunktionalitet ursprungligen utvecklades med vissa arbetsprocesser i åtanke. Agile infördes ursprungligen av programvaruutvecklare, och Lean var utformat för tillverkning. Så du kanske upptäcker att tillämpningen och fördelarna med dessa metoder helt enkelt inte passar vissa företag, exempelvis en marknadsföringsbyrå. Om metoderna används fel kan följden bli alla möjliga problem. Harvard Business Review fann att 75 procent av de tvärfunktionella teamen var dysfunktionella.
Vi har redan tagit upp alla fördelar med att bilda ett tvärfunktionellt toppteam, men en del saker riskerar att gå fel om man bara slänger ihop några anställda och säger åt dem att börja arbeta agilt.
Avdelningsanknutna lojaliteter
Ni kanske alla ingår i ett team, men det kan även finnas ett outtalat krav på att de anställda ska sluta upp för sin egen avdelning när det uppstår problem. Till exempel: Kommer marknadsföringsdelen av ditt team att gå emot utvecklarna eftersom de inte följer avdelningens KPI: er, även om utvecklarnas förslag är det bästa för klienten eller projektet? Det är därför hela företaget måste följa detta arbetssätt; det går inte att bara spendera en dag med att vara tvärfunktionell och resten av tiden i en traditionell arbetsmodell.
Beroende av ledaren
Ledare kan hjälpa till att hålla team på rätt spår. De kan dock oavsiktligt få traditionella arbetsvärderingar att smyga sig in i vad som är tänkt att vara ett framtidsinriktat arbetssätt. Teamet kan enkelt börja bli för beroende av dem. Har ni ett viktigt beslut att fatta? Fråga ledaren. Har ni ett problem? Säg till ledaren att åtgärda det. Ser ni att en medlem inte tar sitt ansvar? Lita på att ledaren vidtar åtgärder. Tvärfunktionella team blomstrar när de arbetar och lyckas tillsammans.
Brist på kommunikation
Det finns även en risk för att man tar en alla-för-en-mentalitet för givet och antar att laget kan prestera med osmos. Bara för att ni nu arbetar tvärfunktionell betyder det inte att ni är allestädes närvarande.
Se till att hålla alla uppdaterade med verktyg som anteckningar, delade mappar, Trello-tavlor och frekventa stående möten, antingen på kontoret eller virtuellt.
Brist på engagemang
Det är inte så att varje medlem i teamet måste prioritera sitt arbete för allt annat, men de måste kunna hitta motivation i det här arbetssättet. Det betyder att de behöver veta att det finns värde i deras arbete och att det har en inverkan på projektet som helhet. Detta gör ni genom att arbeta och lyckas tillsammans. Den som inte ser syftet med sitt arbete kommer med all säkerhet att tappa intresset för det.
Så kan du ha nytta av Dropbox
Tvärfunktionellt samarbete måste anpassas exakt för att fungera, och Dropbox är det perfekta verktyget. Du kan dela mappar och uppdatera och redigera dokument i realtid. Varje medlem i teamet kan få en överblick av läget.
Med Dropbox behöver ditt team inte befinna sig på samma plats för att samarbetet ska flyta, utan allting finns lagrat på ett säkert ställe online. Tvärfunktionella team kan ha en central arbetsplats så att de gemensamt kan arbeta mot ett huvudmål.
