什么是跨职能团队?

团队中的所有成员可能都朝着同一个目标努力,但这并不意味着他们需要相同的技能。下文介绍如何在您的企业中组建一支才华横溢的跨职能团队。

两名跨职能团队成员在 Dropbox Paper 中共同处理同一个客户提案

跨职能的含义

每个企业都设有各种部门,从财务到人力资源,从内容到市场营销,等等。然而,如果每一个团队,都需要这些各色各样的技能,该怎么办?这就是跨职能团队的作用所在。

跨职能是指拥有各种技能和经验的人朝着一个共同的目标努力。这样,一个团队就可以处理一个项目中的各个方面,而不会将项目在各个团队之间传来传去,直至发布。不妨将每个团队都想象成一个小型企业,他们能够通过协作完成项目中每个环节的工作,而无需联系其他部门。

为什么使用跨职能团队?

跨职能团队背后的主要理念是提高响应能力、责任感、生产力和决策能力。跨职能团队可以打破各种障碍,消除一个团队仅可处理项目生命周期中一个流程的局限性,实现更卓越的协作。除此之外,团队成员可以来自企业的各个层级,并且包括远程工作者,从而打造更多样化的技能、洞察力和经验。成功的团队无需等待将项目移交不同的部门,因此从根本上能够消除各种瓶颈。

哪些人可以使用跨职能团队?

任何人都可以找到将跨职能团队纳入其业务的方法,但必须满足一些先决条件。要使这种方法奏效,公司必须具备扁平化组织结构、在线团队合作和对新想法的开放态度,这些都是至关重要的公司理念。小型企业通常员工人数较少,并且需要所有员工在一定程度上都承担多种职能,因此小型企业通常采用这种工作方法。跨职能团队被认为能够更好地解决问题,但因此也需要承担更多的创造性风险。

只有在整个企业都采用这种方法时,团队才能轻松实现跨职能。因此,如果您知道您的公司不太可能向远程办公的基层主管提供这种平台,并且需要认真审视您的公司文化,您可能不会在组建跨职能团队方面取得多大成功。

如果您陷入传统思维模式,则您可能还没有准备好从这种具有前瞻性思维的工作方式中受益。Netflix、Spotify 和 Google 等企业都已开始采用这种工作方法,但这种改变并非一朝一夕就能实现。必须从正确的职能领域范围中选择合适的人员组成跨职能团队,该团队才能高效发挥作用。

企业可以如何使用跨职能团队?

围绕跨职能团队的理念,业界构建了多种工作方式,例如敏捷、精益和看板。要成功采用这些工作方式,最佳方法是聘请经验丰富的团队成员,然后可以由他们支持团队成员解决任何初期问题。“跨职能”可能会偏离设立项目经理和直接下属这样的传统理念,但是,确立领导者通常是必要的。一位经验丰富的跨职能团队负责人可以帮助顺利完成这种转型。

在这里,招聘时寻求人才多样性也很关键,您需要各种技能和经验的人才。可以说,“跨职能”比其他任何事情都更需要信任。您需要让整个团队团结合作,在必要时跳出固有思维模式,不惧怕替别人收拾烂摊子,并且在您这么做的时候会得到团队支持。通过雇用拥有不同观念和专业经验的人才,将有助于克服问题和创造性地解决问题。

跨职能团队具有哪些最重要的特征?

以下特征对于团队取得成功至关重要:

沟通

保持知情。所有成功的团队都需要保持联系并相互交流最新信息。看板和敏捷奖励每日站会(一种短会,团队成员站立参会,比坐着开会时更简明扼要)可以让每个人都了解最新情况。不要只在出现问题或需要紧急进行更改时才相互联系。请注意,也要以团队的形式庆祝胜利,并就积极成果和更紧迫的问题保持沟通。开放和坦诚的沟通渠道有助于避免办公室政治行径、相互推诿和受害者思维。

问责制

理念是“我为人人,人人为我”。就像我们说的,沟通很关键,但您还需要鼓励人们能够承认自己的错误。以身作则,不仅要勇于承认错误,还要合理对待勇于承认错误的人。失败是无法避免的,优秀的团队会将失败视作一种重要的学习机会,而不是相互推诿。

适应性

在项目的整个周期中,情况可能会发生很大变化。跨职能团队需要准备好应对这样的状况。这意味着需要快速高效地应对各种变化。团队需要充满信心地采用这些新方法来成功完成项目,而且,又要信任他们,允许他们尝试新事物,为自己的行为负责,并且在失败时不相互指责。

协调一致

对于敏捷和相似的工作方法,一个常见的不成文规定是“坚决完成任务”,这也是团队必须坚守的一个原则。团队需要对所有项目的进展都非常清楚,并且实施责任制。应该从整体角度制定决策和解决问题。目标不只是要完成工作,而是要出色地完成工作,这应该成为团队的指导准则。

跨职能团队是否发挥作用?

如果妥善组建团队,就将发挥作用;否则,后患无穷。值得注意的是,许多鼓励建立跨职能团队的工作方法最初都是在考虑某些工作流程的情况下开发的。敏捷方法最初由软件开发人员采用,而精益方法则是为制造业设计的。因此,您可能会发现这些方法的应用和优势并不适合营销机构等企业。错误地使用这些方法会导致各种问题。《哈佛商业评论》的调查发现 75% 的跨职能团队功能失调

我们已介绍了通过组建理想跨职能团队而实现的所有优势,但是,如果只是将员工聚在一起并要求他们开始实施敏捷方法,那就错了。

部门忠诚度

是的,即使大家是一个团队,在面对困难时,仍然不言而喻地要求员工与整个部门站在一起。例如,如果开发人员的做法有助于为客户或项目实现最佳利益,但可能不利于实现部门 KPI,那么团队的营销人员是否会因此不支持开发人员?再次重申,这就是为什么需要让整个公司都采用这种工作模式,而不能时而实施跨职能工作模式,时而实施传统工作模式。

领导者不堪重负

领导者可以帮助团队保持正常运转。然而,他们可能会在不经意间促使原本应该面向未来的工作方式又悄然恢复为采用传统的工作价值观。团队可能很容易开始过度依赖领导者。需要做出重要决策?去问领导者。遇到了问题?请领导者解决问题。发现一位团队成员不负责任?指望领导者来解决。只有作为一个整体协同合作,赢取胜利,跨职能团队才能充分发挥潜能。

缺乏沟通

还有一种风险是,可能会想当然地认为所有人都会团结一致,以为整个团队可以通过潜移默化的作用来工作。您现在采用了跨职能工作方式,并不意味着就已实现全面覆盖。确保使用 注释共享文件夹Trello 板,并且时常在办公室或线上召开站会,让所有人都了解最新动态。

缺少激情

这并不是说团队中的每个成员都需要把工作看得高于一切,但他们需要能够在这种工作方式中找到动力。这意味着他们需要知道,自己的工作是有价值的,并会对整个项目产生影响。为此,你们需要协同合作,赢取胜利。任何在工作中看不到目标的人肯定会失去兴趣。

Dropbox 可以如何提供帮助

跨职能协作需要妥善协调,而 Dropbox 正是实现这一目标的卓越工具。您可以实时共享文件夹以及更新和编辑文档。每一名团队成员都可以准确了解自身所处的位置。

利用 Dropbox,所有内容都安全地在线存储,团队无需同在一处,仍能确保顺畅协作。跨职能团队可以指定一个中心工作地点,以便共同努力实现一个核心目标。

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