Коли нам потрібно щось зробити в умовах стислих термінів виконання та великого навантаження, часто останньою річчю, про яку ми думаємо, залишається керування проєктами. Але відсутність пріоритетності в робочих завданнях може негативно позначитися на вашій ефективності й навіть зірвати весь проєкт.
Щоб уникнути цього, потрібно розробити систему керування часом і визначення пріоритетності завдань. Надійна стратегія визначення пріоритетності робочих завдань допоможе вам залишатися зосередженими й позбутися тих чинників, що постійно відволікають.
Перш ніж ми розглянемо деякі практичні способи визначення пріоритетності завдань, згадаймо насамперед, чому це так важливо.
Чому важливо визначати пріоритети в робочих завданнях?
У сучасному напруженому світі іноді виникає спокуса виконувати кілька пунктів із власного списку завдань одночасно. Але навіть рішення, із чого почати, може виявитися непереборною перешкодою?
Якщо не визначати пріоритетність завдань, може здатися, що простішим буде спочатку віддати перевагу виконанню легких або нетермінових завдань. Але насправді першочергове досягнення швидких перемог може викликати хибне відчуття прогресу. Але щойно справа доходить до виконання важливих або термінових завдань, ви відчуваєте себе виснаженими.
Вам стає важко впоратися зі своїм навантаженням, коли ви виконуєте зовсім не те, що потрібно, у невідповідний час. Може здаватися, що ви працюєте продуктивно, виконуючи багато дрібних завдань, але насправді це може негативно вплинути на вашу ефективність. Якщо неправильно визначити пріоритети, вам може знадобитися більше часу для завершення проєкту.
5 порад щодо визначення пріоритетів на роботі
Нікому не подобаються зірвані терміни виконання. Ось чому пріоритетність у робочих завданнях має вирішальне значення: вона допомагає вам залишатися зосередженими, ефективно керувати своїм часом і врешті-решт виконувати роботу найкращим чином.
Розгляньмо п'ять дієвих методів визначення пріоритетності завдань.
1. Визначити, що є важливим, а що — терміновим
Важливими є завдання, які обов'язково мають бути у вашому списку поточних справ, оскільки вони відповідають довгостроковим цілям або стратегії вашого проєкту, але не залежать від часу. Це можуть бути необхідні повсякденні завдання або завдання з терміном виконання наприкінці плану виконання проєкту.
З іншого боку, невідкладними завданнями вважаються ті, що потребують негайної уваги. Ви не можете дозволити собі пропустити їх, оскільки відмова від їх негайного виконання може призвести до миттєвих негативних наслідків для проєкту або вашої команди.
Відрізняти важливі завдання від невідкладних є першим кроком до визначення пріоритетів у вашій роботі. Щойно ви усвідомите, над якими завданнями вам слід працювати насамперед, ви можете почати впроваджувати належні засоби й методи, що допоможуть вам зосередитися.
2. Не виконувати кілька завдань одночасно
Нагромадження в розкладі занадто великої кількості протилежних пріоритетів і складних завдань — це прямий шлях до емоційного виснаження. Зосереджуйтеся на одному завданні за раз, щоб можна було приділити йому всю свою увагу. Ви будете вдячні собі згодом, коли перевірите свою роботу, і вам доведеться вносити менше змін!
Це простий і дієвий метод підвищення ефективності. Коли в нас на роботі є протилежні пріоритети, багато хто з нас відчуває потребу тримати сотні вкладок відкритими в браузерах, щоб переконатися, що в нас є все, що може знадобитися, про всяк випадок.
Натомість краще подумати про об'єднання файлів проєкту, посилань, електронних листів та іншого вмісту в групи, до яких ви зможете повернутися за потреби.
У Dropbox Dash ми називаємо їх «стосами», які використовують ШІ для того, щоб тримати вас і ваш уміст із усіх програм і браузера в єдиному просторі. Потім стос використовує ШІ, щоб організувати вас і впорядкувати ваш уміст; це допоможе більшою мірою зосередитися на тому, «що» і «як» ви виконуєте в своїй важливій роботі, і менше на тому, «де» це робити.
3. Складіть розклад і дотримуйтеся його
Чіткий розклад допоможе ефективно планувати, керувати та розподіляти свій час. Він слугує планом дій, орієнтиром, що визначає, які завдання потрібно виконати до кінця дня, тижня чи місяця.
Централізований засіб на основі ШІ, як‑от Dropbox Dash, допоможе тримати робочий день на одній центральній сторінці. На одній окремій вкладці можна дізнатися, які наради відвідати, які файли вам знадобляться і які проєкти є пріоритетними.
Ефективне використання можливостей ШІ усуває нудний ручний процес ретельного перегляду кількох календарів, списків поточних справ і нагадувань, щоб налаштувати свій розклад. Усе повністю інтегровано в єдину центральну платформу, яка надає персоналізовані рекомендації відповідно до вашого робочого процесу.
4. Створіть систему визначення пріоритетів для всієї команди
Ваша робота не відбувається у вакуумі. Якщо ваша команда цінує співпрацю, упровадження чіткої системи визначення пріоритетів допоможе вам уникнути проблем, пов'язаних із непорозуміннями щодо термінів виконання, обсягів робіт і призначених завдань.
Коли ви визначаєте пріоритетність роботи над проєктом у команді, ви можете розподіляти завдання між учасниками команди з урахуванням відповідного часу, умісту й досвіду кожного з них. У такий спосіб ви зможете зосередити свою увагу на тих невідкладних і важливих завданнях, які потребують негайного вирішення.
5. Керуйте факторами, що відволікають
Іноді здається, що для пошуку простого файлу або фрагмента інформації потрібно перестрибувати комп'ютером або браузером і сканувати численні програми, вкладки та інструменти. Але одночасне залучення такої кількості засобів може легко відволікти від виконання поставленого завдання. А як щодо того, щоб відповісти на швидкий спеціальний запит колеги або перевірити особисту електронну пошту?
Замість того щоб перемикатися між програмами й потрапляти в пастку зволікання, заощаджуйте час і позбавтеся відволікань за допомогою універсального засобу, покликаного допомогти вам знайти що завгодно за допомогою одного рядка пошуку.
Не лише заощаджувати час, а витрачати його з користю
Dropbox взаємодіє з інструментами, якими ви користуєтеся щодня, і надає можливість скоротити кількість непотрібної роботи й зосередитися на творчих ідеях.
Мінімізуйте час на одноманітні завдання адміністрування та повсякденну діяльність; натомість зосередьте свою творчу енергію на тому, що дійсно має значення, щоб працювати не завзятіше, а розумніше.
