Che cos'è un team interfunzionale?

Un team può lavorare per raggiungere uno stesso obiettivo, ma ciò non significa che i membri possiedano le stesse competenze. Ecco come formare team interfunzionali di talento nella tua azienda.

Due membri di un team interfunzionale collaborano sulla stessa proposta per il cliente in Dropbox Paper

Che cosa significa "interfunzionale"

Ogni ufficio ha i suoi reparti, che vanno dalla contabilità alle risorse umane, alla creazione di contenuti, al marketing. E se questa gamma di competenze si riflettesse in ogni singolo team? È proprio qui che entra in gioco l'interfunzionalità.

Per "team interfunzionale" s'intende un gruppo di persone con una serie di competenze ed esperienze che lavora per raggiungere un obiettivo comune. Perciò, anziché far passare un progetto da un team all'altro fino alla data di lancio di un prodotto, un unico team può gestirne ogni aspetto. Immagina ogni team come una mini forza lavoro, in grado di completare ogni fase del progetto attraverso la collaborazione, senza dover contattare un altro reparto.

Perché affidarsi a team interfunzionali?

L'idea principale alla base dei team interfunzionali è l'aumento della reattività, della responsabilità, della produttività e il miglioramento dei processi decisionali. Superando l'idea che solo un team possa approcciarsi a un determinato processo nel ciclo di vita di un progetto, i team interfunzionali beneficiano di una migliore collaborazione. Inoltre, i membri del team possono provenire da qualsiasi livello dell'azienda e includere lavoratori in remoto, creando una gamma più diversificata di competenze, conoscenze ed esperienze. Un team di successo sarà in grado di eliminare i colli di bottiglia, in quanto non si creeranno attese per la consegna dei file ai vari reparti.

Chi può affidarsi a un team interfunzionale?

Chiunque può trovare il modo di incorporare team interfunzionali nella propria attività, tuttavia ci sono alcuni prerequisiti. Una gerarchia piatta, la collaborazione in team online e l'apertura a nuove idee sono tutti requisiti fondamentali per il successo di questo approccio. Le piccole imprese, che solitamente hanno un numero ridotto di dipendenti e pertanto necessitano che tutti siano interfunzionali in una certa misura, sono spesso promotori di questo metodo di lavoro. Si pensa che i team interfunzionali siano in grado di risolvere meglio i problemi e quindi assumersi anche più rischi creativi.

È possibile che un team si senta a proprio agio ad adottare questo sistema se l'intera azienda incoraggia questo tipo di apprccio. Quindi, se sai che la tua azienda non è propensa a concedere l'accesso alla sua piattaforma a un dirigente junior in remoto e che sarebbe necessario rivedere accuratamente la cultura aziendale, probabilmente i team interfunzionali non daranno grandi risultati.

Se l'azienda adotta una mentalità tradizionalista, potrebbe non essere il momento giusto per sfruttare i vantaggi di questo metodo di lavoro orientato al futuro. Aziende come Netflix, Spotify e Google stanno iniziando ad adottare questo metodo di lavoro. Tuttavia non si tratta di un cambiamento che avviene dal giorno alla notte. Per funzionare, è imperativo poter contare sulle persone giuste che provengono dalle giuste aree operative.

In che modo un'azienda può utilizzare team interfunzionali?

Esistono diversi stili di lavoro che si basano sul concetto di team interfunzionale, come Agile, Lean e Kanban. La cosa migliore da fare quando si adottano questi stili di lavoro è incaricare membri del team che hanno maturato esperienza nel proprio campo di competenza, in modo che possano supportare gli altri membri durante tutto il processo per risolvere qualsiasi problema. L'interfunzionalità può discostarsi dal modello tradizionale che prevede un project manager che dirige i dipendenti sotto la sua responsabilità, tuttavia spesso è comunque necessario un leader. Un leader del team interfunzionale esperto può contribuire al successo di questa transizione.

Anche la diversità nelle assunzioni è un punto fondamentale. È molto importante poter contare su persone con diverse competenze ed esperienze. L'interfunzionalità richiede probabilmente più fiducia di qualsiasi altra cosa. È fondamentale essere in grado di lavorare come una squadra, pensare fuori dagli schemi quando necessario, non avere paura di imparare cose nuove e ricevere supporto durante il processo. Assumere persone con esperienze professionali e punti di vista diversi ti offrirà un grande vantaggio per superare gli ostacoli e risolvere i problemi in modo creativo.

Qual è l'aspetto più importante per un team interfunzionale?

Le seguenti caratteristiche sono essenziali per un team di successo:

Comunicazione

Niente di nuovo qui. Tutti i membri dei team di successo devono rimanere in contatto tra loro e mantenersi costantemente aggiornati. I metodi Kanban e Agile prevedono riunioni quotidiane (brevi riunioni del team, che quindi vanno subito al nocciolo della questione rispetto alle classiche assemblee) per mantenere tutti aggiornati. Perciò non limitarti a contattare le persone interessate solo quando si verifica qualche problema o bisogna apportare delle modifiche urgenti. Ricorda che puoi anche festeggiare i successi del team e parlare degli eventi positivi tanto quanto dei problemi urgenti. Avere dei canali che favoriscono una comunicazione aperta e sincera è ciò che aiuta a tenere alla larga giochi di potere, accuse e un pensiero vittimistico.

Responsabilità

Uno per tutti e tutti per uno. Come abbiamo detto poco fa, la comunicazione è fondamentale, ma lo è anche incoraggiare le persone ad assumersi la responsabilità dei propri errori. È importante che i leader diano il buon esempio, non solo ammettendo quando sbagliano, ma anche nel modo in cui si pongono verso coloro che fanno altrettanto. Il fallimento è una parte inevitabile della vita. Un buon team saprà trarne un'importante opportunità di imparare, anziché scaricare la responsabilità a qualcun altro.

L'adattabilità

Gli eventi e le decisioni possono cambiare molto nel corso di un singolo progetto e i team interfunzionali devono essere pronti ad affrontare tali cambiamenti. Ciò significa fornire una risposta rapida ed efficiente. I membri del team devono sentirsi sicuri quando incorporano queste modifiche in un nuovo progetto di successo e, di nuovo, bisogna incoraggiarli a provare qualcosa di diverso, ad assumersi la responsabilità delle proprie azioni e a non puntare il dito contro altri in caso di errori.

Allineamento

Un motto non ufficiale, ma piuttosto diffuso dei metodi di lavoro Agile e simili è "portare a termine il lavoro" (espresso in maniera più colorita in inglese con l'espressione "get sh*t done"), un sentimento che deve entrare nello spirito del team. Dovete essere tutti molto chiari sull'avanzamento di qualsiasi progetto e condividerne la responsabilità. Le decisioni devono essere prese come una singola unità e lo stesso vale per la risoluzione dei problemi. La forza trainante deve essere la volontà non solo di portare a termine il lavoro, ma di farlo nel migliore dei modi.

I team interfunzionali funzionano?

Sì, se formati correttamente. In caso contrario, potrebbero essere il preludio per un disastro. Vale la pena notare che molti dei metodi di lavoro che incoraggiano l'interfunzionalità sono stati originariamente sviluppati tenendo a mente dei processi di lavoro specifici. Il metodo Agile fu inizialmente adottato dagli sviluppatori software, mentre Lean fu creato per il settore manifatturiero. Perciò potresti scoprire che l'applicazione e i vantaggi di questi metodi non si adattano alle società come ad esempio le agenzie di marketing. L'uso di questi metodi sbagliati può comportare i problemi più disparati: la Harvard Business Review ha riscontrato che il 75% dei team interfunzionali era disfunzionale.

Abbiamo già trattato tutti i bonus necessari per formare il team interfunzionale dei sogni, ma ecco cosa può andare storto se organizzi una squadra di dipendenti e dici loro di iniziare a lavorare con il metodo Agile.

Lealtà al proprio reparto

È vero, fate tutti parte dello stesso team, tuttavia i dipendenti potrebbero avvertire una tacita necessità di schierarsi dalla parte del proprio reparto in caso di avversità. Ad esempio, la parte marketing del team manda indietro il lavoro agli sviluppatori perché in contrasto con gli indicatori di prestazioni chiave, anche se è la scelta migliore per il cliente o per il progetto? Questo è il motivo per cui è fondamentale che l'intera azienda sia ben disposta a implementare questo stile di lavoro; non è possibile applicare il metodo interfunzionale per un giorno e tornare a lavorare con un modello tradizionale per tutto il resto del tempo.

Sovraccaricare il leader

I leader possono contribuire a mantenere i team sulla strada giusta. Tuttavia, a volte possono inavvertitamente promuovere valori legati al metodo di lavoro tradizionale, che si insinuano in quello che dovrebbe essere un modo di lavorare orientato al futuro. I team possono iniziare a dipendere eccessivamente da loro. Bisogna prendere una decisione chiave? Chiedi al leader. Hai un problema? Rivolgiti al leader di risolverlo. Ritieni che un membro non sia responsabile? Riferiscilo al leader affinché risolva il problema. I team interfunzionali funzionano bene quando si lavora e si celebrano i successi come un'unica unità.

Mancanza di comunicazione

C'è anche il rischio che diate per scontata la mentalità del "tutti per uno" , partendo dal presupposto che il team possa lavorare utilizzando l'osmosi. Solo perché ora siete un team interfunzionale, non significa che i membri debbano essere onnipresenti. Assicurati di mantenere tutti aggiornati con strumenti come annotazionicartelle condivisebacheche Trello e riunioni frequenti in ufficio o virtuali.

Mancanza di passione

Con questa espressione non intendiamo dire che ogni membro del team debba mettere il lavoro sopra ogni cosa, ma che deve essere in grado di trovare la motivazione in questo metodo di lavoro. Ciò significa che deve essere consapevole che il suo lavoro ha un valore e un impatto globale sul progetto. È possibile farlo lavorando e celebrando i successi come un'unica squadra. Chiunque non sia in grado di vedere lo scopo del proprio lavoro è destinato a perdere interesse.

In che modo Dropbox può aiutare

Una collaborazione interfunzionale richiede che tutti siano perfettamente allineati e Dropbox è lo strumento perfetto per svolgere questo compito. Puoi condividere cartelle, nonché aggiornare e modificare documenti in tempo reale. Ogni membro del team può sapere esattamente a che punto si trova.

Con Dropbox, tu e il tuo team non dovete necessariamente trovarvi nello stesso luogo per collaborare in maniera efficiente, poiché ogni cosa è archiviata in modo sicuro online. I team interfunzionali possono avere un'unica area di lavoro centralizzata che consente loro di lavorare insieme per raggiungere un unico obiettivo principale.

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