Was bedeutet cross-funktional?
Jedes Büro hat verschiedene Abteilungen, vom Finanzwesen bis zur Personalabteilung, vom Content bis zum Marketing. Aber was wäre, wenn diese Vielfalt an Fähigkeiten in jedem einzelnen Team zum Ausdruck käme? Hier kommt Crossfunktionalität ins Spiel.
Unter „cross-funktional“ versteht man Gruppen von Menschen mit einer Vielzahl von Fähigkeiten und Erfahrungen, die alle auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Statt also ein Projekt von Team zu Team bis zum Markteinführungstermin weiterzugeben, kann ein einziges Team jeden Aspekt des Projekts bearbeiten. Betrachten Sie es so, als wäre jedes Team eine kleine Einheit, die in der Lage ist, jeden Schritt eines Projekts durch Zusammenarbeit zu erledigen, ohne sich an eine andere Abteilung wenden zu müssen.
Warum sollte man cross-funktionale Teams einsetzen?
Der Hauptgedanke hinter cross-funktionalen Teams ist eine Verbesserung der Reaktionsfähigkeit, Verantwortlichkeit, Produktivität und Entscheidungsfindung. Durch den Abbau der Barrieren, die dazu führen, dass nur ein Team an einen Prozess im Lebenszyklus eines Projekts herangehen kann, profitieren cross-funktionale Teams von einer besseren Zusammenarbeit. Darüber hinaus können die Teammitglieder aus allen Unternehmensebenen kommen und auch externe Mitarbeiter einschließen, wodurch eine größere Vielfalt an Fähigkeiten, Erkenntnissen und Erfahrungen entsteht. Ein erfolgreiches Team kann Engpässe im Grunde beseitigen, da keine Wartezeit bei der Übergabe an verschiedene Abteilungen entsteht.
Wer kann cross-funktionale Teams einsetzen?
Jeder kann einen Weg finden, cross-funktionale Teams in sein Unternehmen zu integrieren, jedoch müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Eine flache Hierarchie, Online-Teamarbeit und Offenheit für neue Ideen sind allesamt wichtige Unternehmenskonzepte, damit dieser Ansatz funktioniert. Kleine Unternehmen, die in der Regel eine kleine Anzahl von Mitarbeitern haben und die alle bis zu einem gewissen Grad multifunktional sein müssen, sind häufige Anwender dieser Arbeitsmethode. Man geht davon aus, dass cross-funktionale Teams in der Lage sind, Probleme besser zu lösen, weshalb sie auch mehr kreative Risiken eingehen.
Ein Team kann sich dabei nur dann wohl fühlen, wenn das Unternehmen als Ganzes einen solchen Ansatz pflegt. Wenn Sie also wissen, dass Ihr Unternehmen einer von einem entfernten Standort aus arbeitenden Nachwuchsführungskraft diese Plattform wahrscheinlich nicht bieten wird, dann müssen Sie nicht nur Ihre Unternehmenskultur genau unter die Lupe nehmen, sondern werden wahrscheinlich auch keinen großen Erfolg bei der Bildung cross-funktionaler Teams haben.
Wenn Sie an einer traditionellen Denkweise festhalten, sind Sie vielleicht nicht bereit, von dieser zukunftsorientierten Arbeitsweise zu profitieren. Unternehmen wie Netflix, Spotify und Google übernehmen allmählich diese Arbeitsmethode, allerdings ist das keine Änderung von heute auf morgen. Sie benötigen unbedingt die richtigen Leute aus den richtigen Funktionsbereichen, damit es funktioniert.
Wie kann ein Unternehmen cross-funktionale Teams einsetzen?
Es gibt verschiedene Arbeitsstile, die auf der Idee cross-funktionaler Teams aufbauen, darunter „Agile“, „Lean“ und „Kanban“. Die beste Möglichkeit, diese Arbeitsstile umzusetzen, besteht darin, Teammitglieder einzustellen, die damit vertraut sind. Sie können dann die anderen Teammitglieder bei allen Anfangsschwierigkeiten unterstützen. Die cross-funktionale Zusammenarbeit mag sich von der traditionellen Idee eines Projektleiters und direkten Unterstellten entfernen, aber ein Teamleiter ist oft trotzdem notwendig. Ein erfahrener Leiter eines cross-funktionalen Teams kann dazu beitragen, dass dieser Übergang reibungslos verläuft.
Vielfalt bei der Personaleinstellung ist ebenfalls ein Schlüsselfaktor. Sie benötigen unterschiedliche Fähigkeiten und Erfahrungswerte. Eine cross-funktionale Zusammenarbeit erfordert vor allem Vertrauen. Sie müssen in der Lage sein, im Team zu arbeiten, bei Bedarf über den Tellerrand zu blicken, sich nicht davor zu fürchten, Lücken zu schließen, und dabei unterstützt zu werden. Wenn Sie Personen mit unterschiedlichen Perspektiven und Berufserfahrungen einstellen, sind Sie bestens aufgestellt, um Probleme zu überwinden und Probleme kreativ zu lösen.
Was ist für ein cross-funktionales Team am wichtigsten?
Die folgenden Eigenschaften sind für erfolgreiche Teams unerlässlich:
Offene Kommunikation
Das ist nichts Neues. Alle erfolgreichen Teams müssen in Verbindung bleiben und sich gegenseitig auf dem Laufenden halten. Bei Kanban- und Agile-Methoden werden tägliche Stand-ups bevorzugt (kurze Teambesprechungen im Stehen, die daher zielgerichteter sind als Meetings im Sitzen), um alle auf dem Laufenden zu halten. Treten Sie also nicht nur dann in Kontakt, wenn etwas schief läuft oder dringende Änderungen erforderlich sind. Denken Sie auch daran, Erfolge als Team zu feiern, und halten Sie die Kommunikation sowohl über positive als auch über schwierigere Themen aufrecht. Kanäle für offene und ehrliche Kommunikation tragen dazu bei, Bürokratie, Schuldzuweisungen und Opfermentalität in Schach zu halten.
Verantwortlichkeit
Alle für einen, einer für alle. Wie bereits gesagt, ist Kommunikation hier der Schlüssel. Sie sollten Teammitglieder aber auch ermutigen, sich ihre Fehler einzugestehen. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran, nicht nur durch das Zugeben von Fehlern, sondern auch durch die Art und Weise, wie Sie diejenigen behandeln, die dies ebenfalls tun. Scheitern ist ein unvermeidlicher Teil des Lebens; ein gutes Team kann daraus wichtige Erkenntnisse gewinnen, statt die Verantwortung abzuwälzen.
Anpassungsfähigkeit
Im Verlauf eines Projekts kann sich vieles ändern. Ihre cross-funktionalen Teams müssen darauf vorbereitet sein, damit umzugehen. Das bedeutet, dass auf diese Veränderungen schnell und effizient reagiert werden muss. Ihr Team muss diese neuen Wege zu einem erfolgreichen Projekt zuversichtlich beschreiten können. Dazu muss es Neues ausprobieren, sein Handeln eigenverantwortlich bestimmen und bei Misserfolgen auf Schuldzuweisungen verzichten.
Abstimmung
Ein weitverbreitetes inoffizielles Motto für agile und ähnliche Arbeitsmethoden lautet, dass jeder sein Zeug erledigen muss, und darauf muss sich Ihr Team einlassen. Sie alle müssen sich über den Fortgang eines jeden Projekts im Klaren sein und Sie sind mitverantwortlich. Entscheidungen sollten ganzheitlich getroffen werden, Probleme sollten einheitlich behandelt werden. Der Wunsch, etwas nicht nur zu tun, sondern es auch gut zu tun, sollte das Leitmotiv Ihres Teams sein.
Funktionieren cross-funktionale Teams?
Ja, sofern sie korrekt gebildet werden, denn andernfalls kann das Ganze zum Scheitern verurteilt sein. Erwähnenswert ist, dass viele der Arbeitsmethoden zur Förderung der Crossfunktionalität ursprünglich mit Blick auf bestimmte Arbeitsprozesse entwickelt wurden. Agile wurde ursprünglich von Softwareentwicklern eingeführt, wohingegen Lean für die Fertigung konzipiert wurde. Sie stellen also möglicherweise fest, dass die Anwendung und die Vorteile dieser Methoden einfach nicht zu Unternehmen wie beispielsweise einer Marketingagentur passen. Eine falsche Anwendung dieser Methoden kann zu allen möglichen Problemen führen. Laut Harvard Business Review sind 75 % der cross-funktionalen Teams dysfunktional.
Die Vorteile von cross-funktionalen Teams haben wir bereits alle angesprochen. Im Folgenden erfahren Sie jedoch, was schief gehen kann, wenn Sie Ihre Mitarbeiter willkürlich zusammenwürfeln und ihnen sagen, dass sie agil arbeiten sollen.
Abteilungstreue
Ja, Sie mögen alle ein Team sein, aber es kann auch ein stilles Bedürfnis der Mitarbeiter geben, sich im Angesicht von Schwierigkeiten auf die Seite ihrer Abteilung zu stellen. Wird zum Beispiel der Marketingteil Ihres Teams den Entwicklern den Rücken kehren, nur weil es gegen die KPIs der Abteilung verstößt, selbst wenn es zum Besten des Kunden oder des Projekts ist? Auch aus diesem Grund ist es wichtig, dass das gesamte Unternehmen bei diesem Arbeitsstil an Bord ist. Sie können nicht nur einen Tag cross-funktional arbeiten und den Rest der Zeit nach einem traditionellen Arbeitsmodell gestalten.
Überlastung von Teamleitern
Teamleiter können helfen, Teams auf Kurs zu halten. Sie können jedoch unbewusst an traditionellen Arbeitswerten festhalten, wodurch diese sich in eine vermeintlich zukunftsorientierte Arbeitsweise zurückschleichen. Teams beginnen schnell, sich zu sehr auf sie zu verlassen. Haben Sie eine wichtige Entscheidung zu treffen? Fragen Sie den Teamleiter. Haben Sie ein Problem? Sagen Sie dem Teamleiter, er soll es lösen. Ist ein Mitglied nicht verantwortungsbewusst? Der Teamleiter wird das schon klären. Crossfunktionale Teams funktionieren dann am besten, wenn sie als Einheit zusammenarbeiten und Erfolge erzielen.
Mangelnde Kommunikation
Es besteht zudem das Risiko, dass Sie die „Alle für einen“-Mentalität als selbstverständlich hinnehmen und davon ausgehen, dass das Team durch Osmose Leistungen erbringen kann. Nur weil Sie jetzt cross-funktional sind, bedeutet das nicht, dass Sie auch allgegenwärtig sind. Achten Sie darauf, dass Sie alle Mitglieder mit Tools wie Anmerkungen, freigegebenen Ordnern, Trello-Boards und regelmäßigen Stand-ups entweder im Büro oder virtuell auf dem Laufenden halten.
Mangelndes Engagement
Das soll nicht heißen, dass alle Mitglieder des Teams die Arbeit über alles andere stellen müssen, aber sie müssen in der Lage sein, Motivation in dieser Arbeitsweise zu finden. Sie müssen also wissen, dass ihre Arbeit einen Wert hat und dass sie sich auf das gesamte Projekt auswirkt. Dazu müssen Sie als Einheit zusammenarbeiten und Erfolge erzielen. Wer keinen Sinn in seiner Arbeit sieht, verliert mit Sicherheit das Interesse.
So hilft Dropbox
Die cross-funktionale Zusammenarbeit muss perfekt aufeinander abgestimmt werden, und Dropbox ist das perfekte Hilfsmittel dafür. Sie können Ordner freigeben und Dokumente in Echtzeit aktualisieren und bearbeiten. Jedes Mitglied des Teams weiß genau, woran es ist.
Dank Dropbox muss Ihr Team nicht mehr an einem Ort sein, um sicherzustellen, dass die Zusammenarbeit weiterhin reibungslos funktioniert und alles sicher online gespeichert ist. Crossfunktionale Teams können einen zentralen Arbeitsort haben, damit sie gemeinsam an einem Kernziel arbeiten können.
