Tværfaglighed
I hvert kontor er der flere afdelinger – økonomi, HR, marketing osv., men hvad hvis dette brede udbud af kompetencer blev afspejlet i hvert enkelt team? Det er her, tværfunktionalitet kommer ind i billedet.
Tværfaglighed indebærer grupper af medarbejdere med forskellige kompetencer og erfaringer, som alle arbejder mod det samme mål. Så i stedet for at give et projekt videre fra team til team, indtil det går i luften, så kan et enkelt team arbejde med alle dets aspekter. Du kan opfatte hvert team som en lille arbejdsgruppe, som er i stand til at løse hver del af projektet i samarbejde uden at kontakte andre afdelinger.
Hvorfor bruge tværfaglige teams?
Den primære ide med tværfaglige teams er øget forståelse, ansvar, produktivitet og beslutningstagning. Ved at nedbryde de barrierer, der betyder, at kun et team kan arbejde med en given proces i projektets livscyklus, så kan tværfaglige teams opnå bedre samarbejde. Desuden kan medarbejderne i et team komme fra alle niveauer i virksomheden og være hjemmearbejdende, hvilket udvider kompetencer, viden og erfaring. Et succesfuldt team af medarbejdere kan reelt løse flaskehalsproblemer, idet der ikke skal ventes på overdragelse til andre afdelinger.
Hvem kan gøre brug af tværfaglige teams?
Alle kan finde en måde til at integrere tværfaglige teams i deres virksomhed på, men forudsætningerne er vigtige. Et fladt hierarki, online teamwork og åbenhed for nye ideer er vitale virksomhedskoncepter, hvis du skal få denne tilgang til at fungere. Mindre virksomheder med almindeligvis få medarbejdere og brug for, at alle i et vist omfang er tværfaglige, er gode til at udnytte denne arbejdsmetode. Tværfaglige teams menes at kunne løse problemer bedre og derfor også håndtere mere kreative risici.
Det enkelte team vil kun føle sig kompetente i den forbindelse, hvis virksomheden som helhed understøtter den metode. Så hvis du ved, at virksomheden sandsynligvis ikke vil give en yngre, hjemmearbejdende leder platformsansvar udover behovet for nøje at overveje virksomhedskulturen, så vil formentlig ikke få særlig stor succes med de tværfaglige teams.
Hvis du er groet fast i traditionelle tankegange, så er formentlig ikke klar til at udnytte denne fremtidsorienterede arbejdsmåde. Virksomheder som Netflix, Spotify og Google er alle begyndt at anvende denne arbejdsmåde, men det er en ændring, der tager tid. Du har givetvis brug for de rette folk fra de relevante funktionsområder for at arbejdsmåden giver gevinst.
Hvordan kan virksomheden udnytte tværfaglige teams?
Der er flere forskellige arbejdsmåder baseret på ideen om tværfaglige teams, såsom agile, lean og kanban. Den bedste måde til at udnytte denne arbejdsmåde er at hyre medarbejdere med relevant erfaring og som dermed kan hjælpe resten af teamet med at løse eventuelle begyndervanskeligheder. Tværfaglighed kan afvige fra den traditionelle tankegang om en projektleder med direkte ansvar for projektdeltagerne, selvom en leder ofte er nødvendigt. En erfaren tværfaglig teamleder kan bidrage til en glidende overgang.
Mangfoldighed blandt medarbejderne er også afgørende her. Du ønsker folk med forskellige færdigheder og erfaring. Tværfaglig forudsætter uden tvivl tillid mere end noget andet. Målet er at arbejde som et team, tænke alternativt efter behov, ikke være bange for at tage fat og få hjælp af andre i den forbindelse. Ansættelse af personer med forskellige udsigter og erhvervserfaring vil gøre dig i stand til at klare udfordringer og løse problemer.
Hvad er vigtigst for det tværfaglige team?
Følgende egenskaber er afgørende for effektive teams:
Kommunikation
Intet nyt her. Alle succesrige teams skal holde forbindelsen og hinanden opdaterede. Kanban og agile baseres på daglige, korte teammøder med et mere specifikt fokus på status end traditionelle møder. Så lad være med at vente på spørgsmål eller problemer, før du kontakter andre i teamet. Husk at fejre teamets succes og kommuniker både i forhold til positive og udfordrende spørgsmål. Den åbne og ærlige kommunikation kan bidrage til at imødegå kontorfnidder, kritik af hinanden og offerroller.
Ansvarlighed
Det er alle for en, og en for alle. Som nævnt er kommunikation nøglen. Men du skal også opfordre folk til at tage ejerskab for deres fejl. Gå foran som det gode eksempel, ikke kun ved at indrømme dine fejl men også din adfærd i forhold til andre i samme situation. At begå fejl er naturligt. Det gode team kan drage stor lære af egne fejl og lade være med at skyde skylden på andre.
Omstillingsevne
Meget kan ændre sig i løbet af et enkelt projekt. Dine tværfaglige teams skal være klar til at håndtere denne situation. Det betyder, at du skal reagere hurtigt og effektivt på disse ændringer. Dine medarbejdere skal føle sig trygge ved de nye arbejdsmåder for, at projektet kan lykkes. Det handler igen om vise dem tillid til at prøve nyt, tage ejerskab for deres handling og ikke pege fingre, hvis det mislykkes.
Justeringer
Normalt er mottoet for agile og lignende arbejdsmetoder, at man skal have arbejdet fra hånden. Det er den adfærd, at dine medarbejdere skal lære. I skal alle være meget klare omkring projektets resultater og dele ejerskabet heraf. Beslutninger skal træffes samlet og spørgsmål håndteres tilsvarende. Det handler om at forfølge målet om at skabe resultater, som også er gode.
Virker tværfaglige teams?
Ja, hvis de sammensættes korrekt. Ellers kan de risikere at skabe problemer. Det er værd at bemærke, at mange af de arbejdsmåder, som understøtter det tværfaglige, oprindeligt blev udviklet med bestemte arbejdsprocesser i tankerne. Det agile blev oprindeligt udnyttet i softwareudvikling og lean i fremstillingsindustrien. Så måske oplever du, at anvendelsen af og fordelene ved disse arbejdsmåder ikke lige passer til f.eks. marketingfirmaer. Forkert brug af disse arbejdsmåder kan medføre en lang række problemer. Ifølge Harvard Business Review, er 75 % af alle tværfaglige teams dysfunktionelle.
Vi har allerede gennemgået alle fordelene ved et tværfagligt dreamteam. Men nu ser vi på, hvad der kan gå galt, hvis du blot samler tilfældige folk og beder dem arbejde agilt sammen.
Silotendenser
Selvom alle er i samme team, kan der også være behov hos enkelte medarbejdere for tilknytning til egen afdeling i tilfælde af problemer. Vil marketingfolkene i dit team måske være uenige med udviklerne, fordi afdelingens KPI-tal ikke opfyldes, selvom det samlet set er i kundens eller projektets interesse? Det er også derfor, at du har brug for, at hele virksomheden bakker op omkring arbejdsmåden. Du kan ikke bruge en dag på at være tværfaglig og resten af tiden på en mere almindelig arbejdsmåde.
Overbelastning af lederen
Lederen kan hjælpe med at holde medarbejderne på det rette spor. Lederen kan imidlertid uforvarende komme til at tilskynde til traditionelle arbejdsværdier i et forsøg på at vende tilbage til det, som skulle være den fremtidsorienterede arbejdsmåde. Medarbejderne kan let komme til at blive lidt for afhængige af dem. Skal du træffe en vigtig beslutning? Spørg din leder. Har du et problem? Bed lederen løse det. Oplever du uansvarlig adfærd hos en medarbejder? Regn med lederen tager hånd om det. Tværfaglige teams blomstrer, når de arbejder sammen og skaber resultater som et team.
Manglende kommunikation
Der er også risiko for, at du tager “alt for en”-mentaliteten for givet og regner med, at teamet kan præstere som en osmose. Bare fordi man er tværfaglig, betyder det ikke, at man kan det hele. Sørg for at holde alle opdaterede ved hjælp af f.eks. annoteringer, fælles mapper, blackboards og hyppige standup-møder enten på kontoret eller online.
Manglende passion
Det betyder ikke, at hver person i teamet skal værdsætte arbejdet over alt andet, men vedkommende skal kunne blive motiveret af den måde at arbejde på. Det betyder, at man skal forstå værdien ved ens arbejde og betydningen for projektet generelt. Det opnår du ved at arbejde og skabe resultater i fællesskab. Forstår man ikke formålet med sit arbejde, er der ikke langt til at miste interessen.
Fordelene ved Dropbox
Tværfagligt samarbejde skal nøje afstemmes, og Dropbox er det perfekte værktøj til det formål. Du kan dele mapper og opdatere og redigere dokumenter i realtid. Hver person i teamet kender altid seneste status.
Med Dropbox skal man ikke være på samme sted for at samarbejde effektivt og med alt gemt sikkert online. Tværfaglige teams kan vælge et centralt arbejdssted, så de i fællesskab arbejder mod et centralt mål.
