Wat is agile methodologie?
De agile methodologie is sinds het begin van de jaren 2000 voor veel organisaties in de technologiebranche de voornaamste werkwijze voor projectmanagement geworden. De meeste softwareontwikkelingsteams oefenen vandaag de dag een vorm van agile uit en in veel werkomgevingen worden elementen van de methodologie toegepast. Zelfs het begrip is in populariteit toegenomen, nu huidige opinieleiders vinden dat de zakenwereld meer 'agile' moet zijn. Maar wat houdt een werkwijze met agile projectmanagement nu werkelijk in?
De agile methodologie is een projectbeheerproces waarbij projecten worden opgesplitst in kleinere taken en fasen. Door projecten in hapklare stukken in te delen, kunnen agile teams de feedback van belanghebbenden meenemen, hun werk opnieuw evalueren en op elk punt van het proces iteraties toepassen. Een van de meestgebruikte agile werkwijzen omvat het opsplitsen van werk in korte ontwikkelingsfasen, die ook wel sprints worden genoemd. Op deze manier kan het team snel werken en het uitgevoerde werk vervolgens regelmatig opnieuw evalueren met managers en belanghebbenden tijdens de sprintplanning en dagelijkse scrums. Na deze evaluatie kunnen het projectteam en de belanghebbenden besluiten op dezelfde voet door te gaan of voor hun aankomende sprints het plan te wijzigen. In tegenstelling tot traditionele werkwijzen voor projectbeheer, draait agile om snelheid, flexibiliteit, teamwerk en de behoeften van belanghebbenden.
Hoe is agile ontstaan?
Het idee achter agile werd in de vroege jaren 2000 bedacht door een groep softwareontwikkelaars die vier belangrijke agile principes vaststelde:
- Individuen en interacties in plaats van processen en tools
- Werkende software in plaats van uitgebreide documentatie
- Met klanten samenwerken in plaats van contractonderhandeling
- Op wijzigingen reageren in plaats van een plan volgen
Deze basisprincipes werden in 2001 vastgelegd in het Agile Manifesto en vormen niet alleen de basis van de agile werkwijze voor projectmanagement, maar hebben ook de wereld van softwareontwikkeling getransformeerd.
Voor die tijd werd de watervalmethode beschouwd als de beste werkwijze voor de aanpak van softwareontwikkelingsprojecten. Deze methode was in de jaren '70 baanbrekend, maar in de jaren 2000 begon men de moeizaamheid ervan in te zien. Dit was met name te wijten aan de enorme hoeveelheid documenten en de onbuigzame planning die voor de start van een project werden vastgelegd. Nadat het werk daadwerkelijk was begonnen, werd deze planning strikt aangehouden door afzonderlijke, vaak van elkaar afgeschermde teams, waardoor het lastig was om zich aan te passen aan hobbels of veranderende behoeften. Daarentegen konden teams die de agile ontwikkelingsmethoden toepasten sneller aan de slag, zich aanpassen aan tegengekomen problemen en hun klanten en belanghebbenden direct bij de planning betrekken.
Waarom is agile projectbeheer zo populair?
De voordelen van agile ten opzichte van de watervalmethode werden voor technologiebedrijven in de jaren 2000 al snel duidelijk. Deze voordelen van agile softwareontwikkeling beperken zich niet alleen tot de wereld van programmeren; er zijn tal van andere bedrijfstakken waarin agile deel van de workflow uitmaakt. De vraag is wat agile zo aantrekkelijk maakt voor projectmanagers en bedrijfsleiders.
Aanpassingsvermogen
De kern van de agile methodologie is het vermogen om op wijzigende doelen, omgevingen of problemen in het proces te reageren. Een agile framework omvat de mogelijkheid om je huidige werk, tijdlijnen en projectbehoeften te evalueren. Als een belanghebbende de omvang of de richting van een project wil veranderen, kunnen teams met behulp van scrums en sprintplanning de koers wijzigen. Als een teamlid in een huidige taak of deel van het project tegen een probleem aanloopt, kan het schema daarop worden aangepast om het snel te verhelpen. Met agile kan de koers snel worden veranderd en voorkom je dat je projectteams iets leveren wat niet langer aan de klantbehoeften voldoet.
Afstemming met belanghebbenden
Dankzij deze flexibiliteit kan agile zich ook aanpassen aan de telkens veranderende eisen en behoeften van klanten. De doelstellingen en omvang die aan de start van een project tussen je team en je belanghebbenden worden afgesproken, zijn vrijwel altijd aan wijzigingen onderhevig. Mogelijk ontstaan er extra werkzaamheden of behoeften die de klant niet had voorzien of zijn de behoeften van de eindgebruiker na verloop van tijd veranderd. Met agile kun je sneller op deze veranderingen reageren, zodat je je belanghebbende van een snelle levering kunt voorzien en achterstand voorkomt, wat de reden voor deze wijziging ook is. Zo zorg je ervoor dat het geleverde werk aan de verwachtingen van je klanten voldoet, ongeacht hoe ver dit van het oorspronkelijke projectplan is verwijderd.
Snelheid
Uiteraard zou de agile methodologie niet zo worden genoemd als deze in de oorsprong niet daadwerkelijk 'agile' was, oftewel flexibel. Door taken op te splitsen en je teams kortere en overzichtelijkere werkperiodes te geven, kunnen je teams met agile sneller focussen en werken. In de basis betekent dit dat producten sneller in de markt of aan klanten kunnen worden aangeboden. Door de combinatie van snelheid en aanpassingsvermogen is agile aantrekkelijk voor allerlei soorten bedrijven. Wanneer zich problemen voordoen, kan je team snel van koers wijzigen en obstakels uit de weg ruimen. Er wordt niet blindgestaard op oorspronkelijke plannen of documenten: je legt het probleem voor in een scrum, je plant het in en lost het vervolgens op. Op deze manier helpt agile je teams zich op individuele taken te blijven richten en deze op tijd te voltooien.
Welke uitdagingen komen er bij een agile werkwijze kijken?
Uiteraard is agile geen onfeilbare oplossing. Zoals bij elke werkwijze voor projectmanagement het geval is, geldt ook voor deze methode dat er duidelijke voordelen zijn en dingen waarmee rekening moet worden gehouden. Net als bij de watervalmethode, brengt het gebruik van agile nadelen en uitdagingen met zich mee die het werk kunnen belemmeren als ze niet goed worden beheerd.
De omvang beheren
Doordat er snel op problemen en procesveranderingen kan worden ingesprongen, is het belangrijk om het algehele project en de omvang in de gaten te houden. Met agile kun je plannen wijzigen en snel werken, maar door de snelle schakeling tussen taken kun je de totale voortgang uit het oog verliezen. Zelfs als je team efficiënt te werk gaat, kun je je budget of tijdplanning overschrijden als een sprintplanning een takenlijst oplevert die door niemand wordt gecontroleerd. Agile teams en projectmanagers moeten voortdurend de omvang en routekaart van hun project in de gaten houden om ervoor te zorgen dat de hoeveelheid werk die ze verrichten binnen de perken blijft.
Plannen
De projectomvang is niet het enige wat uit de hand kan lopen wanneer teams een agile werkwijze hanteren. Als teams een sprintplanning gebruiken, kunnen ze hun schema's en prioriteiten flexibel op de huidige behoeften aanpassen. Zodra teamleden zich echter beginnen te verplaatsen en nieuwe taken oppikken of problemen helpen aan te pakken, moet het schema hieraan worden aangepast. Als je een strikt schema aanhoudt, moet je ervoor zorgen dat de sprintplanning zich nog steeds aan het tijdschema houdt.
Hoewel zelforganiserende teams naar behoefte tussen verschillende taken kunnen schakelen, zullen ze uiteindelijk ook weer naar hun toegewezen taken moeten terugkeren. Daarom is het belangrijk dat agile projectmanagers weten hoe de taken van hun team ervoor staan, zodat niets over het hoofd wordt gezien. Anders is het mogelijk dat gedurende de vele snelle sprints taken worden vergeten die als voltooid werden verondersteld.
Communicatie
De agile werkwijze legt de nadruk op teamwerk en een snelle respons, waardoor een goede communicatie uiteraard cruciaal is. Teamleden moeten eenvoudig over hun huidige voortgang, eventuele problemen en behoefte aan hulp kunnen communiceren. Deze communicatie moet regelmatig tussen alle teamleden plaatsvinden en direct in de planning worden meegenomen. Daarbij is het ook belangrijk dat je op één lijn zit met belanghebbenden, aangezien je je plannen alleen kunt wijzigen als je weet wat je belanghebbenden precies willen.
De implementatie van een agile proces
Als je geïnteresseerd bent in het toepassen van een agile methodologie op het projectbeheer van je eigen team, zijn er tal van beproefde strategieën en praktijken, waaronder de veelvoorkomende sprints en scrums. Natuurlijk staat of valt de agile werkwijze met het gebruik van de juiste projectbeheersoftware en -tools. Hier zijn enkele van de belangrijkste processen en methoden voor het opzetten en volgen van een agile methodologie:
Je taken bijhouden
Als je wilt weten welke werkzaamheden in de volgende sprint moeten worden verricht, moet je weten welke taken al zijn voltooid. Het is daarom essentieel dat je teamleden hun voortgang in de gaten houden. Backlog refinement (of backlog grooming) is een techniek die vaak door agile teams wordt toegepast. Deze techniek richt zich op het verstrekken van transparantie aan teams, zodat backlogitems kunnen worden geprioriteerd en items die bovenaan de lijst staan, klaar zijn voor levering. Scrumteams gebruiken soms planningsmuren of kanbanborden om alles bij te houden, maar vele geven de voorkeur aan speciale software voor taakbeheer. Dropbox biedt de mogelijkheid tot de integratie van software voor taakbeheer, zoals Trello, waarmee de processen van je team in realtime en in alle apps worden gesynchroniseerd.
Regelmatig en effectief communiceren
Een goede communicatie vormt de hoeksteen van elk agile framework voor projectmanagement. Het is daarom cruciaal dat je je team de middelen en mogelijkheden aanreikt om regelmatig met elkaar te communiceren. Hoewel sprints normaliter elke 2 à 3 weken plaatsvinden, organiseren de meeste scrummasters dagelijkse 'stand-ups' met hun teams om de dagelijkse voortgang bij te houden. Uiteraard kunnen jij en je team de specifieke frequentie van de communicatie zelf bepalen met behulp van tools die deze gesprekken vergemakkelijken.
Integraties met apps voor realtime chatten of videobellen, zoals Slack en Zoom kunnen je ook helpen bij het hosten van teamvergaderingen en planningssessies. Je kunt rechtstreeks vanuit Dropbox bestanden delen en gesprekken beginnen, waardoor je minder tijd hoeft te besteden aan het switchen tussen tabbladen en het wisselen van context. Met Dropbox Capture kun je jezelf en je scherm opnemen, zodat je duidelijk belangrijke updates kunt delen en niet meer ellenlange e-mails of vergaderingen nodig hebt. Dit is vooral handig voor de communicatie met externe teams of teamleden die zich op grote afstand bevinden.
Stoppen en evalueren
Met agile kan het verleidelijk zijn om van de ene naar de volgende taak te springen en ze van je lijstje te vinken terwijl je bezig bent. Bij agile processen is het echter belangrijk dat je ruimte maakt voor een evaluatie en sprintretrospectives om een eventuele tunnelvisie van je team te voorkomen. Door aan het eind van elke sprint tijd voor een evaluatie te plannen, kunnen teamleden hun eigen werk opnieuw evalueren en prioriteiten stellen.
Een sprintevaluatie in de vorm van een nabeschouwing moet ook worden toegepast om te bekijken welke invloed je planning op het hele project heeft gehad. Daarom is het belangrijk dat je al je werk bijhoudt en vastlegt. Dropbox heeft ingebouwde items voor versiebeheer die je in elke ontwikkelingsfase kunnen helpen de bestanden van je team te evalueren. Deze kunnen ook tijdens stand-ups worden gebruikt om de voortgang van elk individueel teamlid te bekijken of om niet-goedgekeurde wijzigingen ongedaan te maken.
Met een agile methodologie werken
Voor veel bedrijven en managers heeft de agile methodologie hun werkwijze en succes ingrijpend veranderd. De methodologie is sinds de jaren 2000 dé drijvende kracht in softwareontwikkelingsprocessen en elementen van het agile proces zijn inmiddels ook door allerlei andere soorten bedrijven overgenomen. Eén ding is zeker, of je nu overweegt om morgenochtend een teamscrum te organiseren of het gewoon bij e-mails houdt: het lijkt erop dat de agile methodologie een blijvertje is.
