Vad är agil metodik?
Sedan början av 2000-talet har agila metoder blivit en standardförfaranden för projektledning i många teknikorganisationer. De flesta programvaruteam i dag praktiserar i någon form av agila lösningar, och delar av dem har tagit sig in i många arbetsmiljöer. Själva ordet har till och med blivit mer populärt – ledare över hela världen talar i dag om behovet av att vara mer ”agila”. Men vad innebär det egentligen att använda en agil projektledningsstrategi på ditt företag?
Agil metodik är en projektledningsprocess som delar upp projekt i mindre uppgifter och steg. Genom att dela upp arbetet i små delar är det möjligt för agila team att införliva återkoppling från intressenter, omvärdera arbetet och tillämpa ett iterativt tillvägagångssätt vid varje steg i processen. Ett av de vanligaste agila tillvägagångssätten innebär att man delar upp arbetet i korta utvecklingsfaser, så kallade sprinter. På så vis kan teamet arbeta snabbt och sedan utvärdera arbetet med chefer och intressenter regelbundet vid sprintplanering och i dagliga ”scrums”. Efter granskningen kan projektgruppen och intressenterna fortsätta på det nuvarande spåret eller ändra planerna för kommande sprinter. Jämfört med traditionella projektledningsstrategier prioriterar agila metoder snabbhet, flexibilitet, lagarbete och intressenternas behov.
Varifrån kommer agila metoder?
Idén bakom agila metoder föddes i början av 2000-talet hos en grupp programvaruutvecklare som fastställde fyra huvudsakliga agila principer:
- Individer och interaktioner är viktigare än processer och verktyg
- En fungerande programvara är viktigare än omfattande dokumentation
- Kundsamarbete är viktigare än avtalsförhandlingar
- Att agera utifrån förändringar är viktigare än att följa en plan
Dessa värden som skrevs ned i Agile Manifesto som lanserades 2001 har format den agila projektledningsstrategin och förvandlat industrin för utveckling programvara.
Fram tills dess hade Waterfall ansetts vara det föredragna tillvägagångssättet i programvaruutvecklingsprojekt. Denna metod var banbrytande när den först dök upp på 1970-talet, men Waterfall hade blivit omständligt på 2000-talet. Det viktigaste problemet var att metoden krävde stora mängder dokumentation och omfattande planering innan ett projekt ens kunde börja. När arbetet väl påbörjades följdes dessa planer strikt av avskilda och avgränsade team, vilket gjorde det svårt att anpassa sig efter problem eller förändrade behov. Som jämförelse kan team som använder agila utvecklingsmetoder börja arbeta snabbare, anpassa sig efter problem när de uppstår och planera direkt med sina kunder och intressenter.
Varför är agil projektledning så populär?
Jämfört med Waterfall var fördelarna med agila metoder uppenbara för teknikföretagen på 2000-talet. Fördelarna med agila processer sträcker sig längre än bara programmeringsvärlden, och många andra branscher införlivar nu agila metoder i sina arbetsflöden. Så vad är det som gjort agila metoder så attraktiva för så många projektledare och företagsledare?
Anpassningsbarhet
I sin kärna handlar agila metoder om att kunna agera utifrån förändringar i mål-, miljö- eller processfrågor. Med ett agilt ramverk är möjligheten att utvärdera det nuvarande arbetet, tidslinjer och projektbehov inbyggt i tillvägagångssättet. Om en intressent vill förändra projektets omfattning eller inriktning ger scrums och sprintplanering teamet möjlighet att ändra kurs. Om en teammedlem upptäcker ett problem med en aktuell uppgift eller projektdel kan schemat anpassas så att problemet snabbt kan hanteras. Istället för att projektteamet levererar något som inte längre tillgodoser kundernas behov, kan man med agila metoder snabbt ändra kurs.
Anpassning efter intressenternas behov
Med denna flexibilitetsnivå kan man med agila metoder också hålla sig anpassad efter de ständigt föränderliga kraven och behoven hos klienter och kunder. I de flesta projekt förändras målen och omfattningen som fastställdes i början mellan projektteamet och intressenterna. Kanske har ytterligare arbetsuppgifter och behov uppstått som klienten inte hade tänkt på, eller så har slutkonsumentens krav förändrats efterhand. Oavsett anledningen till att intressenternas planer har förändrats blir du med agila metoder mer lyhörd inför dessa förändringar så att du kan leverera snabbt och undvika en växande backlog. Detta säkerställer att leveransen infriar klienternas förväntningar, hur mycket projektet än förändrats sedan starten.
Snabbhet
Självklart skulle agila metoder inte ha detta namn om de inte var smidiga till naturen. Genom att dela upp teamets arbete i mindre uppgifter och ge dem kortare, avgränsade arbetsperioder kan du med agila metoder låta teamet fokusera och arbeta snabbare. På en grundläggande nivå betyder detta att produkter kan komma snabbare till marknaden eller kunderna. Men det är också denna snabbhet som i kombination med anpassningsbarhet gör agila metoder till något lockande för företag i alla branscher. När problem uppstår kan ditt team byta fokus och hantera dem snabbt. Ni slösar ingen tid på att leta i ursprungliga planer eller dokument: du tar upp problemet i en scrum, schemalägger det och löser det sedan. På detta sätt kan agila team hålla fokus på individuella uppgifter och slutföra dem i tid.
Vilka är utmaningarna med agila metoder?
En agil strategi är inte utan problem. Precis som med alla andra projektledningsmetoder finns det saker som den är jättebra på och andra saker du måste vara medveten om när du använder den. Precis som med Waterfall finns det nackdelar och utmaningar med agila metoder som kan stå i vägen för arbetet om de inte hanteras på rätt sätt.
Hantera omfattningen
I och med möjligheten att snabbt anpassa sig efter problem och förändringar i processen är det viktigt att hålla översikt över ditt övergripande projekt och dess omfattning. Med agila metoder kan du ändra planer och arbeta snabbt, men förmågan att kvickt hoppa mellan uppgifter kan göra dig blind för hur stora framsteg som gjorts totalt. Även om teamet arbetar effektivt kan du överskrida budget eller missa deadlines om listan över uppgifter som skapats i sprintplaneringen växer okontrollerat. Agila team och projektledare måste hålla koll på projektets omfattning och färdplan för att säkerställa att de inte tappar kontroll över mängden arbete de tar på sig.
Schemaläggning
Det är inte bara omfattningen man kan tappa kontrollen över i en agil process. När team tillämpar sprintplanering kan de vara flexibla i sina scheman och prioriteringar baserat på nuvarande behov. Men när teammedlemmar börjar flytta runt och ta itu med nya uppgifter eller avhjälpa problem måste schemat kunna anpassas för att tillgodose dessa förändringar. Om du följer ett schema strikt måste du se till att sprintplaneringen fortfarande håller sig innanför denna tidsram.
Även om självorganiserande team kan hoppa mellan olika uppgifter efter behov kommer de också att behöva komma tillbaka till de uppgifter de blivit tilldelade. I detta skede är det projektledarens ansvar att veta var teamet befinner sig i alla sina uppgifter och att se till att ingenting glöms bort. Annars kan arbetsuppgifter man trott är klara i själva verket ha fallit mellan stolarna under några snabba sprinter.
Kommunikation
Med agila metoder innebär prioriteringen av lagarbete och snabb aktion naturligtvis att kommunikationen är av största vikt. Teammedlemmar måste enkelt kunna kommunicera sina nuvarande framsteg, huruvida några problem har uppstått och om de behöver hjälp. Denna kommunikation måste ske regelbundet mellan alla medlemmar i teamet, och den måste ha en direkt koppling till planeringen. Det är viktigt att hålla sig uppdaterad med intressenterna eftersom du bara kan anpassa dina planer om du vet vad intressenterna vill ha.
Så implementeras en agil process
Om du vill implementera agila projektledningsmetoder i ditt team finns många beprövade strategier och metoder – sprinter och scrums hör till de vanligaste. Naturligtvis är tillgång till rätt projektledningsprogram och verktyg också avgörande för framgångarna i en agil planeringsstrategi. Här följer några av de viktigaste processerna och metoderna när du skapar och följer upp en agil metodik:
Spåra dina uppgifter
För att kunna veta vilket arbete som behöver göras i nästa sprint måste du veta vad som redan är klart. Därför måste teammedlemmarna vara mästare på att redovisa sina framsteg. Backlog-städning är en teknik som ofta används i agila team. Den handlar om att ge team transparens, prioritera försenade uppgifter och se till att uppgifterna som ligger högst upp i listan blir klara för leverans. Scrum-team använder ofta planeringsväggar eller Kanban-kort för att hålla reda på arbetet, men många väljer en programvara för uppgiftshantering. Med Dropbox är det möjligt att integrera uppgiftshanteringsprogram som Trello, vilket gör att ditt team i realtid kan hålla sig synkroniserat med processerna i olika appar.
Kommunicera regelbundet och effektivt
God kommunikation är en hörnsten i alla agila projektledningsramverk. Det är alltså avgörande att ditt team har verktyg och möjligheter för regelbunden kommunikation. Sprinter genomförs vanligtvis i 2–3-veckorspass, men många scrummasters arrangerar också dagliga ”ståmöten” med sina team för att hålla koll på framstegen från dag till dag. Den specifika kommunikationsfrekvensen är upp till dig och teamet, men rätt verktyg kan verkligen underlätta dessa samtal.
Integreringar med chatt- och videokonferensappar för realtidsanvändning som Slack och Zoom kan också hjälpa dig när du arrangerar team- och planeringsmöten. Du kan dela filer och påbörja konversationer direkt i Dropbox, och sparar tid därför att du slipper växla mellan flikar och byta sammanhang. Med Dropbox Capture kan du spela in dig själv och din skärm för att dela viktiga uppdateringar på ett tydligt sätt istället för långa e-postmeddelanden och möten. Detta är särskilt praktiskt när du kommunicerar med distansteam – eller med teammedlemmar vars skrivbord bara är för långt bort.
Stanna upp och utvärdera
I agila projekt kan det vara frestande att bara hoppa rakt från en uppgift till nästa och bocka av dem en efter en. Det är dock viktigt att skapa utrymme för genomgångar och sprintutvärderingar i alla agila processer, för att förhindra att teamet får tunnelseende. Att avsätta tid för granskning vid slutet av varje sprint gör det möjligt för teammedlemmar att utvärdera sitt eget arbete och prioritera.
Utvärderingar efter en genomförd sprint bör också användas för att undersöka hur planeringen har påverkat ett projekt under dess livscykel. I detta sammanhang är det viktigt att hålla reda på och dokumentera arbetet ordentligt. Dropbox har inbyggda versionskontrollfunktioner som vid dessa tillfällen kan hjälpa dig att granska ditt teams filer i varje utvecklingsskede. Dessa funktioner kan också användas under ståmöten för att ta del av en enskild gruppmedlems framsteg eller ångra ändringar som kanske inte har godkänts.
Arbeta med agil metodik
Agil metodik har inneburit stora förändringar för många företag och ledare när det gäller sättet de arbetar och framgångarna de når. Agila metoder har varit en drivande kraft inom mjukvaruutvecklingsprocesser sedan 2000-talet, och delar av detta synsätt genomsyrar hela arbetslivet. Vare sig du funderar på att genomföra ett scrummöte i morgon bitti eller håller fast vid dina mejl, kan vi utgå ifrån att agila metoder är här för att stanna.
