3 วิธีการลดขยะกระดาษในวันนี้

การงดใช้กระดาษเพื่อรักษาโลกนั้นง่ายกว่าที่เคย! ทำตามเคล็ดลับเหล่านี้เพื่อเลิกพิมพ์ในแบบที่เคยชินและเริ่มต้นการทำงานในคลาวด์

ผู้หญิงนั่งอยู่ที่โต๊ะทำการสแกนเอกสารด้วยมือถือโดยมีผู้ชายยืนอยู่ข้างเธอ

ในปี 2018 ชาวอเมริกันทิ้งผลิตภัณฑ์กระดาษจำนวน 67.4 ล้านตัน คิดเป็น 23.1 เปอร์เซ็นต์ของขยะมูลฝอยในเขตเทศบาล พนักงานออฟฟิศทั่วไปมีส่วนทำให้เกิดขยะกระดาษจำนวนเกือบสองปอนด์ต่อวัน คุณสามารถลดจำนวนขยะกระดาษลงได้ด้วยการย้ายเอกสารของคุณไปที่เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบดิจิทัลและโซลูชันบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์อย่าง Dropbox คุณไม่จำเป็นต้องรอให้ถึงวันคุ้มครองโลกเพื่อที่จะลงมือทำในส่วนของคุณ เพียงทำตามสามขั้นตอนนี้เพื่อเริ่มต้นในวันนี้ได้เลย

จัดระเบียบเอกสารสำคัญแบบดิจิทัล

คุณเบื่อที่จะต้องพิมพ์ จัดเรียง และเก็บเอกสารด้านการเงิน สุขภาพ หรือเอกสารสำคัญอื่นๆ ของคุณไว้ในแฟ้มเอกสารหรือลิ้นชักหรือไม่ เลิกใช้กระดาษได้โดยการขอใบแจ้งแบบดิจิทัลได้ทุกเมื่อ และทำการอัพโหลดเอกสารไว้ใน Dropbox ของคุณ เมื่อทุกอย่างอยู่ในที่เดียว คุณก็จะสามารถสร้างระบบจัดการไฟล์ดิจิทัลที่เป็นระเบียบได้ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถค้นหาและแบ่งปันเอกสาร (เช่น บันทึกการฉีดวัคซีน การเคลมประกัน เอกสารภาษี ฯลฯ) ได้อย่างรวดเร็วเมื่อคุณต้องการ โดยสามารถทำได้แม้กระทั่งจากอุปกรณ์มือถือ 

มีเอกสารอยู่แล้วใช่ไหม แอป Dropbox มีโปรแกรมการสแกนเอกสารภายในตัวซึ่งจะทำให้คุณสามารถเปลี่ยนเอกสารฉบับพิมพ์ให้เป็นไฟล์ PDF ได้ จากนั้น แทนที่จะต้องพิมพ์เอกสารฉบับเดิมซ้ำอีกเป็น 10 ครั้งเพราะว่าคุณชอบทำเอกสารหาย ให้สำรองข้อมูลทุกอย่างไปที่คลาวด์โดยอัตโนมัติ

เซ็นชื่อ ประทับตรา และส่งแบบออนไลน์

ไม่จำเป็นต้องทำการพิมพ์และส่งเอกสาร หรือเดินทางมาเจอกันต่อหน้าเพื่อทำการเซ็นสัญญา สัญญาเช่า หรือเอกสารการเงินอีกต่อไป แทนที่จะทำแบบนั้น ให้หยุดการสิ้นเปลืองกระดาษและเวลาโดยการใช้ Dropbox eSignature ซึ่งเป็นวิธีการเซ็นเอกสารที่เร็วและเป็นมิตรกับโลกมากกว่า 

เพราะว่าคุณจัดเก็บเอกสารสำคัญเอาไว้ใน Dropbox อยู่แล้ว คุณจึงสามารถส่งเอกสารดังกล่าวเพื่อเซ็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ทันทีจากบัญชี Dropbox ของคุณ บันทึกสำเนาเอกสารที่เซ็นแล้ว และจัดการโฟลเดอร์และไฟล์ทั้งหมดของคุณได้ในที่เดียว ดังนั้นลืมปากกากับกระดาษไปได้เลย และเซ็นแบบออนไลน์โดยที่ไม่ต้องสูญเสียความถูกต้องตามกฎหมาย 

สลับเอกสารฉบับพิมพ์มาเป็นเอกสารดิจิทัลที่ใช้ร่วมกัน

แทนที่จะทำการพิมพ์เอกสารหลายชุดเพื่อทำการแชร์บันทึกการประชุม แผนวันหยุด หรือสูตรอาหาร ให้เปลี่ยนการทำงานร่วมกันของคุณมาเป็นแบบเอกสารดิจิทัล เช่น Dropbox Paper Paper ต่างจากกระดาษจริงตรงที่ช่วยให้คุณรวบรวมคำติชม มอบหมายงาน ทำรายการสิ่งที่ต้องทำ แสดงความคิดเห็น และสิ่งอื่นๆ อีกมากมายได้แบบเรียลไทม์โดยไม่เปลืองกระดาษ เมื่อทุกคนในทีมสามารถทำงานพร้อมกันบนเอกสารเดียวกันในระบบคลาวด์ได้ ก็ไม่จำเป็นต้องพิมพ์

 

การทำสิ่งเล็กๆ น้อยๆ จะนำไปสู่สิ่งที่ยิ่งใหญ่ เมื่อคุณพบวิธีในการแก้ไขปัญหาที่มีอยู่ ซึ่งช่วยลดการปล่อยมลพิษต่อสิ่งแวดล้อมที่มาจากคุณและช่วยประหยัดพลังงานและเวลา เราทุกคนก็เป็นผู้ชนะได้โดยที่ไม่ต้องเสียสละสิ่งใดเลย การทำในส่วนของคุณเพื่อโลกใบนี้ไม่จำเป็นที่จะต้องรู้สึกเหมือนเป็นการทำงาน หากเราทุกคนเพียงแค่คิดวิธีการที่เราทำงานกันใหม่

รักษาความปลอดภัยให้กับเอกสารสำคัญทั้งหมดของคุณ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Dropbox Backup