Три способа сократить расход бумаги

Сегодня отказаться от использования бумаги и позаботиться об экологии проще, чем когда-либо! Следуйте этим советам, чтобы избавиться от привычки пользоваться принтером и начать работать в облаке.

Женщина, сидящая за столом, сканирует документ с помощью телефона, рядом с ней стоит мужчина

В 2018 году в США утилизировали 67,4 млн тонн бумажной продукции, что составило 23,1% от общего объема твердых бытовых отходов. Каждый офисный работник в среднем выбрасывает почти килограмм бумаги в день. Вы можете сократить расход бумаги, если будете использовать цифровые решения для совместной работы и перенесете свои документы в соответствующее облачное хранилище — эти возможности предоставляет Dropbox. Не ждите Дня Земли, чтобы внести свой вклад, — выполните эти три действия прямо сегодня.

Храните важные документы в цифровом виде

Надоело печатать финансовые, медицинские или другие важные документы, а потом раскладывать их по папкам и ящикам? Избавиться от хлопот с бумагой просто: в любом удобном случае запрашивайте цифровые аналоги документов и сразу же загружайте их в Dropbox. Теперь, когда все хранится в одном месте, можно создать систему сортировки, которая позволит при необходимости быстро находить и отправлять документы (например, записи о прививках, страховые претензии, налоговые документы и т. д.) даже с мобильного устройства. 

Как обработать существующие документы? Приложение Dropbox  имеет встроенный сканер, который позволяет преобразовывать бумажные документы в PDF-файлы. Больше не нужно печатать один и тот же документ десять раз из-за того, что вы постоянно его теряете. Просто настройте автоматическое  резервное копирование всех файлов в облако.

Оформляйте, подписывайте и отправляйте документы онлайн

Теперь нет необходимости распечатывать и отправлять документы по почте или лично выезжать на встречи для подписания контрактов, договоров аренды или финансовых документов. Перестаньте тратить бумагу и время, а также позаботьтесь об экологии — используйте электронные подписи Dropbox для подписания документов. Это быстро и просто. 

Поскольку ваши важные документы уже хранятся в Dropbox, отправлять их на подпись можно прямо из аккаунта Dropbox. Там же хранятся подписанные копии, ваши папки и файлы — все в одном месте. Отложите бумагу и ручку и начните подписывать документы онлайн документы: это абсолютно законно. 

Используйте общедоступные цифровые документы вместо физических копий

Вместо того чтобы печатать несколько экземпляров заметок к совещанию, план отпуска или рецепты, используйте цифровые решения для совместной работы, например  Dropbox Paper. С помощью Paper в режиме реального времени можно получать отзывы, назначать задачи, составлять списки дел, оставлять комментарии и делать многое другое без лишнего расхода бумаги. Зачем распечатывать файлы, если все участники вашей команды могут одновременно работать над одним и тем же документом в облаке?

 

Даже небольшие усилия могут дать значительный результат. Если мы используем решения, которые помогают уменьшить воздействие на окружающую среду и экономят силы и время, мы все выигрываем, ничем жертвуя. Забота о планете не будет восприниматься как работа, если мы переосмыслим свой подход к ней.