今すぐ紙資源の無駄を減らす 3 つの方法

地球のためにペーパーレス化を図ることは、以前とは比べようもないほど簡単になりました。ここでご紹介するテクニックを使って、書類を印刷する習慣をなくし、クラウドの活用を始めましょう。

スマートフォンを手にデスクで書類をスキャンしている女性と、その横に立つ男性

2018 年、米国でゴミに出された紙製品は 6,740 万トン。これは、都市ゴミの 23.1 % にあたります。平均的なオフィス ワーカーが出す紙ゴミは、1 日あたり約 900 g とされています。このような紙資源の無駄を減らすためには、Dropbox のようなデジタル コラボレーション ツールやクラウド ストレージ ソリューションを使って、書類をデジタル化、クラウド化するのが有効です。アースデイでなくても、一人ひとり自分ができることから対策を始めましょう。ここでは、今すぐできる 3 つの対策をご紹介します。

重要な書類をデジタル化して管理

金融や医療などに関する重要書類をファイルや引き出しに分類して詰め込み、保管することにうんざりしていませんか? 可能な場合は、書類の電子化を申請してペーパーレス化し、何でも Dropbox にアップロードしてしまいましょう。 すべてのドキュメントを 1 か所に集約して整理し、デジタル ファイル システムとして管理すれば、ワクチン接種記録や保険金請求書、税務書類などを必要なときに簡単に探し出して共有できます。Dropbox なら、モバイル デバイスからのアクセスも可能です。 

すでに手元にある紙の書類は、Dropbox アプリのドキュメント スキャナー機能を使って PDF ファイルにしてしまいましょう。そしてすべてをクラウドに自動バックアップすることをおすすめします。ドキュメントをなくすたびに何度も印刷し直すのは資源の無駄です。

署名はオンラインで

同意書や賃貸契約書、金融書類に署名して提出するときに、印刷して送付したり、わざわざ出向いて手渡ししたりする必要はもうありません。Dropbox の電子署名機能を使えば、紙資源や時間を無駄にすることなく、地球に優しい方法ですばやくドキュメントに署名できます。

重要なドキュメントがすでに Dropbox 保存してあれば、署名依頼を Dropbox アカウントから直接送付でき、署名済みドキュメントの保存もファイルとフォルダの管理もすべて 1 か所で済ませることができます。紙とペンによる従来の方法から脱却して、法的拘束力のあるオンライン署名に移行しましょう。

紙の書類を配布する代わりにデジタル ドキュメントを共有

会議の議事録や旅行の計画、レシピなどを共有する場合は、何部も印刷して配布するのではなく、Dropbox Paper など共同作業に適したデジタル ドキュメントを活用しましょう。紙の書類と違い、Dropbox Paper では、フィードバックを収集する、タスクを割り当てる、To-do リストを作成する、コメントを残すなどの作業をリアルタイムで実施でき、紙を無駄にすることがありません。チーム メンバー全員がクラウド上のドキュメントで同時に作業できるので、印刷の必要がないのです。

 

小さなことでも、積み重ねれば大きな成果につながります。環境負荷を軽減しつつ、時間と労力を節約できる問題解決策があれば、何かを犠牲にすることなく、誰もがメリットを得られます。地球のために自分の責任を果たそうと、重く考える必要はありません。皆が働き方を見直すだけで貢献できることもあるのです。

大切なドキュメントを安全に保管

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