ทำความเข้าใจเกี่ยวกับความถูกต้องตามกฎหมายและการรักษาความปลอดภัยของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ในยุคของการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลนั้น บริษัทต่างๆ กำลังพยายามหาความสมดุลระหว่างการให้บริการธุรกรรมที่น่าพึงพอใจให้แก่ผู้ใช้และการรักษามาตรการทางกฎหมายและการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดในยามที่ธุรกรรมเหล่านั้นได้กลายเป็นประเด็นที่ต้องมีการพิจารณาคดีในศาล

การนำคอลเลกชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จากภายนอกมาใช้ในแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ที่มีหลักฐานการตรวจสอบที่มีความละเอียด มีการพิสูจน์ตัวตนที่ละเอียด และมีการปฏิบัติตามโปรโตคอลอย่างแข็งขันที่เราจะสำรวจกันในวันนี้นั้น องค์กรต่างๆ จะสามารถเพิ่มความถูกต้องตามกฎหมายและการรักษาความปลอดภัยของธุรกรรมออนไลน์ขององค์กรให้สูงสุดได้โดยไม่ก่อภาระในขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนและสร้างความเหนื่อยล้าให้แก่ลูกค้าและพนักงานขององค์กร

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีการรับรองทางกฎหมายจริงๆ หรือไม่

มาเริ่มจากพื้นฐานกันก่อน เอกสารที่ได้รับการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีการรับรองทางกฎหมาย เช่นเดียวกับเอกสารที่ลงนามด้วยปากกาแบบดั้งเดิม

การที่ทำได้เช่นนี้เป็นผลมาจากรัฐบัญญัติว่าด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เชิงพาณิชย์แห่งชาติและสากล (E-SIGN) ซึ่งประกาศใช้ในสหรัฐอเมริกาเมื่อปี 2000 โดยพื้นฐานแล้วรัฐบัญญัติ E-SIGN กำหนดว่าข้อตกลง สัญญา ธุรกรรม และเอกสารอื่นๆ ที่ได้รับการลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไม่ควรถูกปฏิเสธความถูกต้องตามกฎหมายเพียงเพราะว่าเอกสารเหล่านั้นไม่ได้อยู่ในรูปแบบกระดาษ

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ อย่าลืมไปที่ศูนย์ความน่าเชื่อถือของ Dropbox Sign (เดิมคือ HelloSign)

4 วิธีการเพิ่มความถูกต้องตามกฎหมายและการรักษาความปลอดภัยให้สูงสุดด้วยซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ไม่ว่าคุณจะเลือกสร้างแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของตัวเอง (ซึ่งคุณต้องมีทีมเทคโนโลยีที่เก่งกาจ!) หรือจับมือเป็นพันธมิตรกับผู้ให้บริการที่มีความเชี่ยวชาญในเรื่องซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (เผื่อคุณยังไม่ทราบ Dropbox Sign ได้รับขนานนามว่าเป็นเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่นำไปใช้งานง่ายที่สุดเป็นเวลาหลายปีติดต่อกัน) การใช้โซลูชันที่มีมาตรการทางกฎหมายและการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดเพื่อปกป้องลูกค้าและธุรกรรมที่สำคัญที่สุดของคุณนั้นก็ยังคงเป็นสิ่งสำคัญ

การรักษาความปลอดภัย

เมื่อใช้ Dropbox Sign การสื่อสารทั้งหมดของคุณจะได้รับการปกป้องโดยการเข้ารหัสแบบ Transport Layer Security (TLS) โดยเอกสารแต่ละฉบับจะถูกจัดเก็บไว้หลังไฟร์วอลล์และจะมีการพิสูจน์ตัวตนต่อเซสชันของผู้ส่งทุกครั้งเมื่อมีการร้องขอ และเอกสารต่างๆ ยังเข้ารหัสด้วยคีย์ที่ไม่ซ้ำกันอีกด้วย โดยแต่ละคีย์จะเข้ารหัสตามลำดับด้วยมาสเตอร์คีย์ที่หมุนเวียนอยู่เป็นประจำ ดังนั้น แม้ว่าจะมีใครสามารถหลบเลี่ยงการรักษาความปลอดภัยทางกายภาพได้ แต่ก็จะไม่สามารถถอดรหัสข้อมูลของคุณได้อยู่ดี

หากพูดถึงการรักษาความปลอดภัยทางกายภาพ เราจะจัดเก็บข้อมูลไว้ในกลุ่มเซิร์ฟเวอร์ศูนย์ข้อมูลที่ผ่านการรับรอง SOC 1 ประเภทที่ II, SOC 2 ประเภทที่ I และ ISO 27001 การเข้าถึงยังกลุ่มเซิร์ฟเวอร์ศูนย์ข้อมูลจะมีการควบคุมอย่างเคร่งครัดโดยเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยที่มีกล้องวิดีโอวงจรปิด มีการพิสูจน์ตัวตนแบบหลายขั้นตอน และมีระบบตรวจจับการบุกรุกที่ล้ำสมัย

หลักฐานการตรวจสอบที่มีความละเอียด

หลักฐานการตรวจสอบจะรับรองว่าการดำเนินการบนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะได้รับการติดตามอย่างละเอียดครบถ้วนและมีการประทับเวลาไว้ พร้อมทั้งสามารถช่วยให้คุณทราบได้ว่าเอกสารดังกล่าวเคยถูกแก้ไขหรือมีการเปลี่ยนแปลงโดยที่คุณไม่ทราบหรือไม่

Dropbox Sign จะสร้างหลักฐานธุรกรรมที่ครอบคลุมและไม่สามารถแก้ไขได้ขึ้นมาให้กับทุกฝ่ายที่ต้องลงนาม เพื่อให้แน่ใจว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารดิจิทัลทุกฉบับจะมีหลักฐานไว้ให้ตรวจสอบ

เพื่อให้คุณได้มีประวัติธุรกรรม เราจะติดตามและประทับเวลาข้อมูลต่างๆ ซึ่งรวมถึงข้อมูล IP และข้อมูล UserAgent ตั้งแต่ตอนที่เอกสารถูกส่งไปเพื่อขอลายเซ็นตลอดจนถึงตอนที่เอกสารได้รับการลงนามและดำเนินการเสร็จสิ้น เพื่อช่วยรับรองว่าจะสามารถตรวจพบทุกการเปลี่ยนแปลงของบันทึกธุรกรรมของคุณได้ เราจะดำเนินการแต่ละธุรกรรมด้วยเทคโนโลยีการแฮช ซึ่งจะทำให้มี “สำเนา” ของเอกสารทุกเวอร์ชันซึ่งคุณสามารถใช้สำหรับการเปรียบเทียบได้หากมีเวอร์ชันหนึ่งเกิดปัญหาขึ้นมา

ทั้งหมดนี้คือกิจกรรมที่ซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ Dropbox Sign จะติดตามเพื่อสร้างหลักฐานการตรวจสอบที่มีความละเอียด

เมื่อมีหลักฐานการตรวจสอบที่มีความละเอียดบวกกับการพิสูจน์ตัวตน (ซึ่งเราจะพูดถึงเป็นลำดับต่อไป!) คุณก็จะมีข้อมูลเกี่ยวกับแต่ละครั้งที่มีคนเข้าถึง ตรวจสอบ และลงนามเอกสาร

การพิสูจน์ตัวตนที่ละเอียดครบถ้วน

หากต้องการเพิ่มความถูกต้องตามกฎหมายและการรักษาความปลอดภัยให้สูงสุด การที่แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของคุณมีการตรวจสอบยืนยันว่าตัวตนของผู้ใช้นั้นถูกต้องตามที่แจ้งก่อนที่จะอนุญาตให้ผู้ใช้ดังกล่าวดำเนินการเซ็นลายเซ็นหรือแม้แต่เข้าถึงเอกสารได้นั้นเป็นสิ่งสำคัญ

โดยทั่วไป การตรวจจับที่อยู่ IP และพิสูจน์ว่าบุคคลมีการเข้าถึงบัญชีอีเมลและ/หรือหมายเลขโทรศัพท์ที่เฉพาะนั้นเพียงพอแล้วต่อการเชื่อมโยงบุคคลเหล่านั้นเข้ากับคอมพิวเตอร์หรือซอฟต์แวร์ที่ใช้ในตอนที่สร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นมา

เมื่อใช้ Dropbox Sign ทุกคนที่ลงนามเอกสารนั้นจะต้องมีข้อมูลล็อกอินสำหรับ Dropbox Sign หรือได้รับคำขอให้ลงนามผ่านทางอีเมล โดยข้อมูลผู้ใช้ทั้งหมด รวมถึงชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านจะมีการเข้ารหัสเพื่อเป็นการรับรองว่าจะไม่มีใครสามารถเข้าถึงบัญชีผู้ใช้ Dropbox Sign โดยไม่ได้รับสิทธิ์อนุญาตเพื่อลงนามหรือส่งเอกสารอย่างทุจริตได้ นอกจากนี้ เรายังมุ่งมั่นป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเข้าถึงหรือใช้บัญชีของคุณโดยการจำกัดเวลาของเซสชันและส่งอีเมลถึงคุณทุกครั้งที่มีการส่ง รับ หรือลงนามสัญญาโดยบัญชีของคุณ

ยิ่งไปกว่านั้น เรายังอนุญาตให้ผู้ใช้ตั้งค่าการพิสูจน์ตัวตนแบบสองปัจจัยได้ ซึ่งจะต้องป้อนรหัสที่ไม่ซ้ำกันที่ส่งไปยังอุปกรณ์เคลื่อนที่พร้อมกับชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน และผู้ใช้ยังสามารถเปิดใช้งานรหัส 4 ถึง 12 หลักที่ผู้ลงนามจะต้องป้อนเพื่อเข้าดูหรือลงนามเอกสารได้ด้วย ข้อมูลการพิสูจน์ตัวตนทั้งหมดที่ผู้ใช้มอบให้แก่ Dropbox Sign จะได้รับการเข้ารหัส โดยรหัสผ่านจะได้รับการแฮชและซอลต์ไว้ด้วยอัลกอริทึมการแฮชที่ปรับเปลี่ยนได้

มาตรการการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างแข็งขัน

การไม่สามารถทำตามกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องอาจก่อให้เกิดผลกระทบตามมาได้ ตั้งแต่ค่าปรับที่แพงไปจนถึงการดำเนินคดีหรือแม้กระทั่งการจำคุก ทำไมคุณจึงต้องเอาความปลอดหรือรายได้และอนาคตของธุรกิจของคุณไปเสี่ยงกับมาตรฐานการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่มีความแข็งขันน้อยกว่าด้วยล่ะ

ที่ Dropbox Sign เราปกป้องลูกค้าของเราโดยการสร้างกระบวนการที่จะทำให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของเราจะสามารถปฏิบัติตามมาตรฐานที่อาจเข้ามาควบคุมธุรกิจของคุณได้

Dropbox Sign ปฏิบัติตามกฎระเบียบต่อไปนี้

• SOC 2 ประเภท II
• ISO 27001 และ ISO 27018
• HIPAA
• รัฐบัญญัติ E-SIGN ของสหรัฐอเมริกาปี 2000
• กฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ร่วมกัน (UETA) ปี 1999
• กฎข้อบังคับ eIDAS ฉบับใหม่สำหรับสหภาพยุโรปปี 2016 (กฎระเบียบของสหภาพยุโรปหมายเลข 910/2014) ซึ่งเข้ามาแทนที่คำสั่ง EC/1999/93 ของสหภาพยุโรปก่อนหน้านี้
• การคุ้มครองความเป็นส่วนตัว (Privacy Shield)
• กฎระเบียบการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR)

ติดต่อเข้ามา แล้วเราจะช่วยคุณค้นหาคำตอบว่า Dropbox Sign เป็นแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสมกับความต้องการด้านการรักษาความปลอดภัยและความถูกต้องตามกฎหมายของคุณหรือไม่

สร้างสมดุลระหว่างความถูกต้องตามกฎหมาย การรักษาความปลอดภัย และประสบการณ์ผู้ใช้ด้วย Dropbox Sign

ที่ Dropbox Sign เราทุ่มเทไปกับการช่วยให้องค์กรต่างๆ ได้ค้นพบโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานสะดวกและมีการรักษาความปลอดภัยที่ยอดเยี่ยม ความสามารถในการใช้งานเป็นสิ่งที่สำคัญต่อลูกค้าของคุณ ส่วนการดำเนินการรักษาความปลอดภัย การตรวจสอบ การพิสูจน์ตัวตน และการปฏิบัติตามมาตรการอย่างระมัดระวังนั้นเป็นสิ่งที่สำคัญต่อคุณและความถูกต้องตามกฎหมายของธุรกิจที่คุณทำทางออนไลน์

ข่าวดีก็คือ คุณไม่จำเป็นต้องเลือกระหว่างความสามารถในการใช้งาน การรักษาความปลอดภัย และความถูกต้องตามกฎหมายอีกต่อไป สร้างสมดุลระหว่างประสบการณ์ผู้ใช้ที่น่าพึงพอใจด้วยคุณสมบัติด้านกฎหมายและการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่งเป็นพิเศษเมื่อคุณใช้งาน Dropbox Sign แพลตฟอร์มเปี่ยมประสิทธิภาพและได้รับรางวัล ซึ่งเหมาะสำหรับทุกคนตั้งแต่ธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่

คำจำกัดสิทธิ์: ข้อมูลที่อยู่ในเว็บไซต์นี้มีจุดประสงค์เพื่อใช้เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น และข้อมูลดังกล่าวไม่ได้มีจุดประสงค์เพื่อใช้เป็นคำแนะนำทางกฎหมาย หากคุณมีข้อสงสัยทางกฎหมาย โปรดปรึกษาทนายความของคุณ