成功している組織には必ずいる陰の立役者、それは優れたプロジェクト マネージャー（PM）です。PM は、クライアントを笑顔にするクリエイティブな作業をしているわけではありませんが、プロジェクトをスケジュールどおりに順調かつ効率的に進行させる仕事をしています。問題を未然に察知し、優れた働きをする作業チームを編成し、全体的な収益向上を図るのが PM の仕事です。
今回、プロジェクト管理と組織理念の専門家である 2 人の方に、優れた作業効率を発揮するプロジェクト マネージャーの秘訣をお伺いしました。
1. 人々を結びつける
リモート ワークが普及し、他人と時間を共有しなくなった現代、チーム メンバーやクライアントは孤立して寂しさを感じているかもしれません。休憩室での雑談もなければ、仕事帰りに誘い合ってお酒を飲みに行ったり、共通の不満について愚痴をこぼし合ったりすることもありません。だから、チームの絆を深める時間を作る役割をあなたが担ってください。
「個人的な関係は、共同作業環境で人々を結びつけるための重要な手段です。」セント フランシス カレッジのプロジェクト管理研究センター所長であり、経営・情報工学部の教授を務めるバーバラ・エディントン博士はそう述べています。たとえば Dropbox では、金曜日の午後にライターたちがバーチャルでおしゃべりタイムを設けています。一週間の出来事を話したり、読んでいる本を紹介したり、お酒を飲んだりして、仕事仲間としてではなく、人としての絆を深めています。
このアイデアを出したのは、ある PM でした。
個人的な関係づくりにクライアントを巻き込むには、キックオフ ノートや進捗の報告、事後分析などを簡単な動画にして送ることを検討してください（Dropbox Capture で簡単にできます）。そうすれば、クライアントはチーム メンバーの個性やスタイルを知ることができます。
2. 意思決定のプロセスを確立する
仕事の中で疑問が生じるのは当然です。チーム内からクライアント側まで、あらゆる人が疑問を持ちます。優れた PM は、そうした疑問にどう答えるか、また一般に、どのように決定を下すかについて、具体的なルールを確立しています。
プロジェクト管理ポッドキャストのホストであるコーネリアス・フィクナー氏は「ガバナンス構造」を整えることを提唱しています。つまり、「この種の決定はプロダクト マネージャーが行えるが、この種の決定は取締役会に諮る必要があり、この決定はプロジェクトのスポンサーにエスカレートしなければならない」というふうに意思決定をふるい分ける仕組みを作るのです。
「誰が何を決めるのかが理解されていれば、信頼関係を築くのに役立ちます」と同氏は言います。DACI フレームワークは、誰が最終決定の責任を持ち、誰がどのレベルで関与するかを決めるために利用できる方法の 1 つです。
エディントン博士は、「それぞれの仕事に関連するワークフローは、その仕事を担当する人の視点で理解すべきです」と付け加えます（つまり「出しゃばらない」ということです）。
3. 個人のつながりに注目する
チームの良さは、メンバー一人ひとりの絆によって決まります。リーダーは、互いの強みをさらに高め合い、弱点を補い合える強力な作業チームを作るように取り組む必要があります。ときには、そのためにチームの規模を縮小することも必要です。
「プロジェクト リーダーは、スキルの高い人々を寄せ集めて 1 つの大きな『チーム』を作るのではなく、その人々の共同作業に目を向ける必要があります」とエディントン博士は説明します。なぜなら、個人の長所を損ないたくないから、さらに重要なことは「責任感」を失いたくないからだ、と博士は言います。
フロー チャートを使って、個人の専門知識がプロジェクト全体の中でどのように位置づけられ、他の人の専門知識とどのように結びついているかを示してみてください。その際は、個人の責任と義務を強調するために、一般的な部署名ではなく各チーム メンバーの名前を使います（全員に注目してもらうには、ちょっとおだててみるに限ります！）。
4. 航空管制プランを立てる
いつものプロジェクトに必要な資産について考えてみてください。文書、画像、動画、ワイヤーフレームなど、資産は数十種類にのぼるかもしれません。優れたプロジェクト マネージャーは仕事の流れを視覚化しています。請負業者が契約書の署名欄にサインし、正しい資産がデザイナーの手にわたり、開発者が適切なファイルを入手し、クリエイティブ ディレクターがすべてを適切なタイミングでレビューできることを目で見て確認します。それには Dropbox のようなツールがあれば理想的です。Dropbox を使えば、契約書を送って電子署名をもらう、資産を整理整頓する、ファイルを安全に転送するといった作業がすべて 1 か所で完結します。
5. 予定の立て方をマスターし、マスター スケジュールを作成する
プロジェクト マネージャーは、まさに航空管制官です。リモート ワークが普及した今日のグローバルな世界では、非同期で仕事ができることが欠かせません。PM は、チーム メンバーがいつ仕事をしているのか、メンバーの作業時間は適切な共同作業者と重なっているかなどを把握し、全体を見わたす必要があります。
「バーチャルな共同作業で空気を読み、状況を理解するためには、バーチャル プロジェクト管理に精通している必要があります」とフィクナー氏は言います。
スケジュールを把握していれば、シンガポールの担当者が寝ている間、ボストンの担当者に回答を待たせるようなことは確実に防げます。適切なサービスがあれば良いのです。Dropbox を使えば、ボストンのメアリーが先にファイルにマークを付けたり専用の動画を用意したりしておいて、シンガポールのブライアンが起きたときに確認してもらうことができます。この方法なら、すべての質問と回答を 1 か所にまとめておけるので、ロサンゼルスのマネージャーも彼らの作業を確認できます。
プロジェクト マネージャーにとっては、昔ながらのホワイト ボードのようなものです。これなら、誰が何に取り組んでいて、それが完了したかどうかが一目でわかります（デジタルで作るなら、色分けをしましょう）。そして、可能であれば、全員が作業の手を止めて参加し、質問できる時間を設けましょう。
6. フィードバックを求める
結局のところ、PM というのは情緒面でのリーダー、相談役、友人、コーチ、マネージャーのすべてを兼務し、あらゆることを取りまとめるのが仕事です。チームや技術やツールを信頼することが、PM の成功の原動力になります。
逆に言えば、チームが優れたものになるためには、優れた PM が必要です。つまり、メンバーの意見を聞き、常に改善を試みる PM です。
「チームからのフィードバックは、グループからではなく、メンバー個人からもらってください。」とエディントン博士は述べています。「各チーム メンバーに、あなたの仕事ぶりはどうか、彼らの仕事を楽にするためにあなたにできることがあるかを尋ねるのです。」
グループではなく 1 対 1 で話し合うことで、人は安心して正直な意見が述べられる、とエディントン博士は言います。また、安心して自分の気持ちを伝えられる場を設けることで、チーム全体の機能アップにもつながるはずです。
7. 優れたリーダー（および反面教師）に学ぶ
あなたが尊敬する人物は誰ですか？成功したチームやリーダーをよく見てみましょう。さらに、機能しないチームやリーダーを観察することも大切です。プロジェクト マネージャーでなくても良いし、同じ業界である必要もありません。バスケットボールのコーチ、CEO、学校の先生、エンジニア、ファッション デザイナーでもかまいません。
「一にも二にも観察です」とエディントン博士は言います。「どのような部分が上手く行き、どのような部分が上手く行かなかったのでしょうか？」成功者の仕事ぶりを研究し、その人々を真似ることで、自分のチームがクリエイティブで行動的になれる方法を考えてみてください。
より良い習慣を身につけ、それを実践し、Dropbox のツールを使うことで、PM は単に仕事をこなすだけでなく、成功を収めることができます。よりシンプルなプロセスやより効率的なワークフローの実現は単なる夢物語ではありませんし、プロジェクト管理は退屈な仕事ではありません。楽しんでください。
