Kierownicy projektów osiągający doskonałe wyniki to prawdziwe gwiazdy każdego dobrze prosperującego przedsiębiorstwa. Może i nie są pracownikami, którzy wykonują kreatywną pracę i wywołują uśmiech na twarzach klientów, ale to oni dbają o to, żeby praca była wykonana dobrze, efektywnie i na czas. Widzą problemy, zanim dostrzega je inni, budują sprawnie działające zespoły i zwiększają zyski we wszystkich obszarach.
Poprosiliśmy dwóch ekspertów w dziedzinie zarządzania projektami i filozofii organizacji o podzielenie się z nami swoimi wskazówkami, jak być wyjątkowo skutecznym kierownikiem projektu.
1. Pomoc pracownikom w zacieśnianiu więzi
W dobie asynchronicznej pracy i biur zdalnych członkowie zespołów i klienci mogą czuć się odizolowani i samotni. Brakuje im pogawędek przy ekspresie do kawy, spontanicznych wyjść na piwo po pracy czy wspólnego narzekania na różne bolączki. Zadbaj więc o to, żeby stworzyć czas dla zespołu na zacieśnianie więzi.
„Relacje osobiste są ważnym instrumentem spajającym środowisko współpracy” – mówi dr Barbara Edington, dyrektor Centrum Doskonałości w Zarządzaniu Projektami i profesorka na Wydziale Zarządzania i Informatyki w St. Francis College. W Dropbox nasi pisarze mają na przykład w piątki po południu wirtualne spotkania happy hour. Rozmawiają o tym, jak minął im tydzień, dzielą się tym, co czytają, piją drinki i poznają się nie jako współpracownicy, ale jako ludzie.
Czyj to był pomysł? Jednego z kierowników projektów.
Jeśli chcesz podbić serca klientów osobistym akcentem, rozważ wysyłanie im krótkich filmów – z uwagami na początku realizacji projektu, z aktualizacjami statusu i podsumowaniami (z Dropbox Capture jest to banalnie proste). W ten sposób klienci mają okazję poznać charakter i styl poszczególnych członków zespołu.
2. Ustanowienie procesu podejmowania decyzji
To naturalne, że pojawiają się pytania – od zespołu, klientów i wielu innych zainteresowanych osób. Dobry kierownik projektu ustala konkretne zasady dotyczące tego, jak na nie odpowiadać i jak podejmować decyzje.
Cornelius Fichtner, gospodarz podcastu Project Management Podcast, zaleca wprowadzenie „struktury zarządzania, która określa, że »tego typu decyzje mogą być podejmowane przez kierownika produktu; tego typu decyzje muszą być eskalowane do zarządu; te decyzje muszą być eskalowane do sponsora projektu«”.
„Zrozumienie, kto o czym decyduje, pomoże zbudować zaufanie” – dodaje. Stosowanie ram DACI jest jednym ze sposobów na ustalenie, kto jest odpowiedzialny za podjęcie ostatecznej decyzji oraz kto jest zaangażowany na jakim poziomie.
Dr Edington dodaje: „Należy się upewnić, że przepływ pracy związany z każdym zadaniem jest zrozumiały pod kątem odpowiedzialności odpowiednich osób za poszczególne zadania” (w skrócie: nie wykraczaj poza swoje kompetencje).
3. Skupienie się na więziach osobistych
Zespół jest na tyle dobry, na ile dobre są więzi między poszczególnymi jego członkami. Liderzy powinni pracować nad stworzeniem silnych zespołów, których członkowie będą wzajemnie wzmacniać swoje mocne strony oraz niwelować słabości. Czasami oznacza to konieczność zmniejszenia liczebności zespołu.
„Liderzy projektów muszą skupić się na promowaniu współpracy pomiędzy wysoko wykwalifikowanymi pracownikami, zamiast wtłaczać [ich] w jeden duży »zespół«” – wyjaśnia dr Edington. „Dlaczego? Nie chcemy minimalizować mocnych stron poszczególnych osób ani, co istotne, tracić »poczucia odpowiedzialności«”.
Przykładem może być użycie schematu blokowego, w którym zamiast ogólnych działów podaje się nazwiska członków zespołu. Ma to pokazać, w jaki sposób wiedza danej osoby wpisuje się w całość projektu i łączy się z wiedzą innych pracowników, wzmacniając przy tym poczucie indywidualnej odpowiedzialności i rozliczalności (nie ma to jak odrobina pochlebstw, która skutecznie przykuje uwagę wszystkich).
4. Opracowanie planu kontroli ruchu lotniczego
Pomyśl o tym, ile zasobów jest zaangażowanych w realizację standardowego projektu – mogą to być dziesiątki dokumentów, obrazów, filmów czy schematów. Dobry kierownik projektu będzie w stanie zwizualizować przepływ pracy, upewniając się, że wykonawcy podpisali się wszędzie, gdzie powinni, projektant ma odpowiednie zasoby, deweloper otrzymał właściwe pliki, a dyrektor kreatywny jest w stanie w odpowiednim czasie wszystko przejrzeć. Idealnie byłoby, gdyby firma korzystała z kompleksowego rozwiązania takiego jak Dropbox, które umożliwia wysyłanie umów do podpisu elektronicznego, organizowanie zasobów i ich bezpieczny transfer.
5. Opanowanie sztuki tworzenia harmonogramów
Rzeczywiście jesteście kontrolerami ruchu lotniczego. W dobie pracy zdalnej umiejętność działania w trybie asynchronicznym jest niezbędna. Kierownicy projektów muszą wiedzieć, kiedy pracują członkowie ich zespołu i czy ich godziny pracy pokrywają się z godzinami pracy właściwych współpracowników, oraz mieć pełny wgląd w sytuację.
„Musisz wykazać się zaradnością w wirtualnym zarządzaniu projektami, w pełni rozumieć, co się dzieje w wirtualnym pokoju i w jakim kierunku to wszystko zmierza” – dodaje Fichtner.
Zachowanie pełnej kontroli nad harmonogramami pomoże uniknąć sytuacji, w której ktoś w Bostonie czeka na pilną odpowiedź, podczas gdy jego partner w Singapurze smacznie śpi. Pomocne mogą się okazać odpowiednie produkty: Dropbox umożliwi Mary w Bostonie oznaczenie pliku lub dołączenie spersonalizowanego filmu, który Brian w Singapurze będzie mógł obejrzeć, gdy już wstanie. W ten sposób wszystkie pytania i odpowiedzi znajdą się w jednym miejscu, a ich kierownik w Los Angeles też będzie mógł przejrzeć postępy pracy.
Kierownikowi projektu zalecamy zastosowanie starej, dobrej metody białej tablicy, aby mógł szybko stwierdzić, kto nad czym pracuje i czy określone zadanie zostało wykonane (jeśli robisz to w wersji cyfrowej, rozważ użycie systemu kodowania kolorami). Dobrym pomysłem jest też ustalenie w miarę możliwości stałego przedziału czasowego, w którym każdy może się z Tobą skontaktować i zadawać pytania.
6. Zbieranie opinii
Ostatecznie kierownik projektu – lider emocjonalny, doradca, przyjaciel, coach i menedżer – spaja wszystko w całość. Sukces może osiągnąć jedynie wtedy, gdy ma pewność co do niezawodności zespołu oraz stosowanych technologii i narzędzi.
I odwrotnie, aby zespół był świetny, kierownik projektu musi być świetny. To z kolei wiąże się z koniecznością uzyskiwania opinii pracowników i ciągłym dążeniem do doskonałości.
„Proś o opinie poszczególnych członków zespołu indywidualnie, nigdy w grupie” – mówi dr Edington. „Podejdź do każdego członka zespołu z osobna i zapytaj: »Jak sobie radzę?« oraz »Jak mogę ułatwić ci pracę?«
Rozmowa pomiędzy dwiema osobami, a nie w grupie zagwarantuje, że pracownicy będą czuli się komfortowo i przekażą szczere opinie” – tłumaczy dr Edington. „Stworzenie bezpiecznej przestrzeni, w której pracownicy mogą wyrazić swoje zdanie, powinno też przełożyć się na ogólną poprawę funkcjonowania zespołu”.
7. Analizowanie działań najlepszych liderów (a także tych kiepskich)
Czyją pracę podziwiasz? Przyjrzyj się uważnie liderom i zespołom, które odnoszą sukcesy, a także – co ważniejsze – tym, które działają w sposób dysfunkcyjny. Nie muszą to być kierownicy projektów ani nawet przedstawiciele Twojej branży, ale na przykład trenerzy koszykówki, prezesi firm, wychowawcy szkolni, inżynierowie czy projektanci mody.
„Obserwuj, obserwuj i jeszcze raz obserwuj” – mówi dr Edington. „Co zrobili dobrze, a co im nie wyszło?" Przeanalizuj ich metody pracy, a następnie zastanów się, jak możesz ich naśladować, żeby pomóc swojemu zespołowi wykazać się kreatywnością i zaangażowaniem.
Budując lepsze nawyki, stosując je i korzystając z narzędzi Dropbox, kierownicy projektów mogą zrobić coś więcej niż tylko przetrwać: mogą odnosić sukcesy. Prostsze procesy i bardziej wydajne przepływy pracy nie muszą być tylko mrzonką, a zarządzanie projektami – przykrym obowiązkiem. Spraw, aby stało się to przyjemnością.
