Achter elke geslaagde organisatie schuilen geweldige projectmanagers. Misschien zijn ze niet de mensen die het creatieve werk doen waar klanten blij van worden, maar ze zorgen er wel voor dat het werk goed, op tijd en efficiënt wordt uitgevoerd. Ze zien problemen voordat deze de overhand nemen, creëren uiterst functionele eenheden en optimaliseren het bedrijfsresultaat over de hele linie.
We vroegen twee experts op het gebied van projectmanagement en bedrijfsfilosofie naar hun beste tips voor zeer effectieve projectmanagers.
1. Werk aan teambuilding
We leven in een asynchrone tijd waarin veel mensen op afstand werken. Teamleden en klanten kunnen zich snel geïsoleerd en eenzaam voelen. Geen gesprekjes bij de koffieautomaat, niet gezellig na het werk een biertje pakken, niet even lekker met elkaar over gezamenlijke frustraties zaniken. Dus maak het jouw taak om tijd voor teambuilding in te plannen.
"Persoonlijke relaties zijn een belangrijk instrument om een band te ontwikkelen in omgevingen waarin veel wordt samengewerkt," zegt Dr. Barbara Edington, directeur van het Center of Excellence in Project Management en professor op de afdeling Management en informatietechnologie van het St. Francis College. Bij Dropbox genieten onze schrijvers bijvoorbeeld elke vrijdagmiddag van een virtueel happy hour. Ze kletsen over hun week, vertellen wat ze aan het lezen zijn, doen een drankje en ontwikkelen een band als mensen, niet als collega's.
Weet je wie dit concept bedacht heeft? Een projectmanager.
Als je je klanten met een persoonlijk tintje bij je werk wilt betrekken, is het misschien handig om korte video's te sturen met opmerkingen om alles in gang te zetten, of met statusupdates en nabeschouwingen. (Met Dropbox Capture doe je dit in een handomdraai!) Op die manier krijgen ze meer zicht op de persoonlijkheden en stijlen van teamleden.
2. Zet een besluitvormingsproces op
Het is natuurlijk onvermijdelijk dat er vragen komen, zowel van het team, de klanten als iedereen daaromheen. Een goede PM stelt concrete regels op over het beantwoorden van vragen en goede besluitvorming.
Cornelius Fichtner, de host van de Project Management Podcast, stelt voor een "governancestructuur in te stellen die duidelijk maakt welk soort beslissingen door de productmanager worden genomen, welk soort beslissingen naar de directie moeten worden geëscaleerd en welke beslisingen naar de projectsponsor moeten worden doorgestuurd."
"Weten wie wat bepaalt, helpt vertrouwen op te bouwen," voegt hij toe. Het gebruik van een DACI-kader is een van de manieren om vast te stellen wiens verantwoordelijkheid het is om de uiteindelijke beslissing te nemen en wie daar op welk niveau bij betrokken is.
Dr. Edington voegt daaraan toe: "Zorg ervoor dat iedereen de workflow rondom elke taak kent; iedereen moet weten wie verantwoordelijk voor die taken is." (Oftewel: ken je plaats.)
3. Focus op individuele verbindingen
Een team is zo sterk als de band tussen de afzonderlijke teamleden. Leidinggevenden moeten eraan werken om sterke eenheden te ontwikkelen waarin de leden elkaars sterke punten versterken en elkaars zwakke plekken compenseren. Dat betekent soms dat een team kleiner moet worden gemaakt.
"Projectleiders moeten aandacht besteden aan de samenwerking tussen hoogopgeleide individuen en niet proberen om ze samen te brengen in één groot 'team'," legt Dr. Edington uit. Waarom? Je wilt, zo legt ze uit, niet de sterke punten van iemand beperken zodat ze 'hun verantwoordelijkheidsgevoel' kwijtraken. Dat is essentieel.
Gebruik bijvoorbeeld een stroomdiagram om te laten zien hoe de expertise van één persoon perfect aansluit bij het algemene project en hoe dat verband houdt met de expertise van anderen. Gebruik ook de namen van teamleden en verwijs niet alleen naar algemene afdelingen. Dit versterkt het gevoel dat iedereen individueel verantwoordelijk is en ter verantwoording kan worden geroepen. (Niets zo leuk als een beetje vleierij om de aandacht van iedereen te trekken!)
4. Ontwikkel een 'luchtverkeersplan'
Denk maar eens aan alle elementen waaruit een typisch project bestaat: tientallen documenten, foto's, video's, of draadmodellen. Een goede projectmanager visualiseert de workflow en zorgt ervoor dat opdrachtnemers alle documenten hebben ondertekend, de ontwerper over de juiste middelen beschikt, de ontwikkelaar alle bestanden heeft en de creative director alles op het juiste moment kan doornemen. In het beste geval regel je alles vanuit één locatie zoals Dropbox, van waaruit je contracten kunt verzenden voor eSignatures, waar je assets kunt organiseren en waar je ze veilig kunt overdragen.
5. Plan als een meester met een meesterplan
Jij bent de luchtverkeersleider. In deze globale wereld waarin we allemaal allang niet meer van 9 tot 5 op kantoor zitten, is het essentieel dat we asynchroon kunnen werken. Projectmanagers moeten weten wanneer teamleden aan het werk zijn en of ze ongeveer op dezelfde uren actief zijn als de juiste teamleden. En dan moet je ook nog het algemene plaatje in het oog houden.
"Je moet virtueel projectmanagement wel een beetje in de vingers hebben. Je moet een virtuele ruimte kunnen 'lezen' en begrijpen hoe het gaat", zegt Fichtner.
Zit bovenop planningen, zodat iemand in Boston niet op een antwoord zit te wachten terwijl hun collega in Singapore ligt te slapen. De juiste producten helpen je een heel eind op weg: met Dropbox kan Mary in Boston eenvoudig een bestand markeren of een persoonlijke video toevoegen, die Brian in Singapore vervolgens kan bekijken zodra hij wakker is. Op deze manier houd je alle vragen en antwoorden op één plek bij elkaar en kan ook hun manager in Los Angeles hun werk in de gaten houden.
Wat jou betreft: denk aan een ouderwets whiteboard, waarop je in één oogopslag kunt zien wie aan welk project werkt en wat er allemaal klaar is. (Ben je digitaal bezig? Denk dan eens aan kleurcoderingen). En stel, waar mogelijk, een vaste tijd in waarop iedereen kan aankloppen en vragen kan stellen.
6. Vraag om feedback
Aan het einde van de dag wordt alles bij elkaar gehouden door een PM; een emotioneel leider, consigliere, vriend, coach en manager tegelijk. Hun succes staat of valt bij vertrouwen in hun team, techniek en tools.
Omgekeerd geldt hetzelfde: een team kan alleen maar goed functioneren als de PM ook goed functioneert. Dat betekent dat je feedback aan je team vraagt en jezelf constant probeert te verbeteren.
"Vraag je teamleden afzonderlijk om feedback, vraag het nooit aan de groep", zegt Dr. Edington. "Loop even naar elk teamlid toe. Vraag ze hoe je het doet, vraag ze hoe je hun werk gemakkelijker kunt maken."
Een persoonlijk een-op-een gesprekje zorgt er, veel meer dan een groepsgesprek, voor dat mensen zich op hun gemak voelen om eerlijke feedback te geven", legt Dr. Edington uit. Ook de algemene functionaliteit van het team kan worden verbeterd door een veilige ruimte te creëren waarin mensen hun hart mogen luchten.
7. Bestudeer de beste leiders (en de slechte ook)
Is er iemand wiens werk je goed vindt? Kijk eens beter naar teams die het super doen, maar belangrijker: kijk naar teams en leidinggevenden die niet goed werken. Dit hoeven geen projectmanagers te zijn en het mag ook best buiten je eigen branche zijn. Denk bijvoorbeeld aan basketbaltrainers, CEO's, schooldocenten, technici of modeontwerpers.
"Alles draait om observeren", benadrukt Dr. Edington. "Op welke punten doen ze het goed, en op welke punten totaal niet?" Bestudeer hun werk en bekijk hoe je hen kunt imiteren om jouw team actiegerichter en creatiever te maken.
Door teams betere gewoontes te laten aanleren, deze vaak te oefenen en gebruik te maken van de hulpprogramma's van Dropbox kunnen PM's een stap verder gaan dan alleen maar overleven: ze komen tot bloei. Eenvoudigere processen en efficiëntere workflows hoeven geen luchtkasteel te zijn, net zo goed als projectbeheer geen klus hoeft te zijn waar je tegenop ziet. Geniet er ook van!
