Руководителей проектов редко оценивают по достоинству, хотя успех организации во многом зависит от них. Да, человек, занимающий эту должность, не занимается творческой работой (и не его осыпают комплиментами клиенты), но именно от него зависят качество продукта, а также своевременность и эффективность реализуемых задач. Руководители проектов должны предвидеть проблемы до того, как они становятся проблемами, создавать высокофункциональные рабочие группы и повышать итоговую прибыль по всем направлениям.
Мы попросили двух экспертов в области управления проектами и организации рабочих процессов поделиться советами для достижения высокой эффективности в качестве руководителя.
1. Сплотите сотрудников
В наш век виртуальных офисов и сотрудники, и клиенты могут ощущать себя покинутыми и одинокими. Ведь теперь нет возможности поболтать у кулера или как-нибудь вечерком посидеть в баре после работы, обсуждая наболевшее. Поэтому от вас требуется выделить время, чтобы участники команды могли общаться.
«Личные отношения являются важным инструментом сотрудничества», — говорит доктор Барбара Эдингтон, директор Центра обеспечения качества в области управления проектами и профессор кафедры менеджмента и информационных технологий в колледже Святого Франциска. Например, по пятницам в Dropbox проводится виртуальный «счастливый час» для копирайтеров. Они обсуждают прошедшую неделю, рассказывают о прочитанных книгах, наслаждаются чаем или кофе и общаются как обычные люди, а не как сотрудники.
Знаете, кто предложил эту идею? Руководитель проекта.
Чтобы персонализировать взаимодействие с клиентами и упрочить отношения, попробуйте отправлять стартовые заметки, новости и анализ хода реализации проекта в виде коротких видеороликов. (С помощью Dropbox Capture сделать это легко и просто!) Таким образом клиенты смогут почувствовать, что они общаются с живыми людьми с разными характерами и подходом к работе.
2. Внедрите процесс принятия решений
Во время работы над проектом неизбежно возникают вопросы: от команды, клиентов и всех участников процесса. Хороший руководитель устанавливает четкие правила, как отвечать на такие вопросы и как принимать решения в целом.
Корнелиус Фихтнер, ведущий подкаста Project Management, предлагает наладить «структуру управления, в которой четко определено, какие решения может принимать менеджер продукта, какие из них должны быть переданы на рассмотрение совету директоров или спонсору проекта».
«Понимание того, какой именно сотрудник отвечает за те или иные решения, помогает укрепить доверие», — добавляет он. Использование принципов DACI позволяет определить ответственного и лиц, вовлеченных в процесс на разных уровнях.
«Убедитесь, что люди, которым поручена та или иная задача, понимают, как устроен рабочий процесс для каждой из них», — также советует доктор Эдингтон. (Имеется в виду: занимайтесь своим делом.)
3. Сосредоточьтесь на индивидуальных связях
Эффективность работы в коллективе зависит от отношений между участниками. От руководителя требуется создать группы, в которых сотрудники будут усиливать сильные стороны друг друга и компенсировать слабые. Иногда это означает уменьшение размера команды.
«Руководители проектов должны сосредоточиться на сотрудничестве между высококвалифицированными специалистами, а не пытаться объединить их в одну большую команду», — объясняет доктор Эдингтон, — «Почему? Потому что следует дать сотрудникам возможность проявить свои сильные стороны, в противном случае может потеряться «ощущение ответственности».
Рекомендуем использовать блок-схемы, чтобы показать, как знания и умения отдельно взятого сотрудника вписываются в общую концепцию проекта и связаны с знаниями и умениями коллег. Используйте имена участников команды, а не названия отделов, чтобы усилить чувство индивидуальной ответственности и подотчетность. (Ничто не помогает привлечь всеобщее внимание так эффективно, как лесть!)
4. Разработайте план диспетчеризации
Подумайте, какой объем материалов используется в типичном проекте: как правило, речь идет о десятках документов, изображений, видеороликов или макетов. Умелый руководитель проекта визуализирует рабочий процесс, чтобы убедится, что подрядчики поставили подписи под договорами, у дизайнера есть нужные ресурсы, у разработчика — необходимые файлы, а креативный директор может своевременно все проверить. В идеале вам нужен единый центр управления, такой как Dropbox, чтобы заверять контракты электронной подписью, хранить рабочие материалы и отправлять их клиентам без риска для безопасности.
5. Возьмите рабочий график под контроль
Руководитель проекта — своего рода авиадиспетчер. В современном мире удаленной занятости умение работать асинхронно имеет большое значение. Руководители проектов должны знать, в какие часы участники команды работают и совпадает ли это время с часами остальных коллег, то есть важно представлять себе общую картину.
«Необходимо хорошо разбираться в управлении виртуальными проектами, уметь читать виртуальную комнату и понимать, как все происходит», — говорит Фихтнер.
Контроль рабочего расписания гарантирует, что сотруднику в Бостоне не придется ждать ответа, пока его коллега в Сингапуре крепко спит. В этом вам помогут правильные продукты: благодаря Dropbox Мэри в Бостоне может с легкостью добавить пометки в файл или включить в него персонализированное видео, и Брайан в Сингапуре ознакомится с ними, когда проснется. Таким образом, все вопросы и ответы будут храниться в одном месте, а руководитель Мэри и Брайана, находящийся в Лос-Анджелесе, сможет проверить их работу.
Что касается вас, рекомендуем использовать старую добрую доску для презентаций, чтобы быстро отслеживать распределение поручений и процесс их выполнения. (Делаете это в цифровом формате? Советуем использовать цветовую маркировку.) И, если это возможно, установите время, когда все сотрудники могут собраться и задать вопросы.
6. Запрашивайте обратную связь
Руководитель проекта — эмоциональный лидер, советчик, друг, тренер и менеджер, который объединяет команду. Уверенность в сотрудниках, технологиях и инструментах — залог его успеха.
И наоборот: чтобы команда работала эффективно, руководитель должен работать эффективно. Это означает, что он должен получать обратную связь от коллег и постоянно совершенствоваться.
«Обращайтесь к участникам команды по отдельности, а не ко всей группе», — подчеркивает д-р Эдингтон, — «Подойдите к каждому сотруднику по очереди и спросите: "Хорошо ли у меня получается?" и "Как я могу облегчить для вас работу?"».
По словам Эдинтона, при общении один на один люди более склонны отвечать честно. Создание безопасного пространства для высказывания мнений также помогает улучшить эффективность команды в целом.
7. Изучайте опыт лучших (и худших) руководителей
Чьей работой вы восхищаетесь? Внимательно присмотритесь к успешным и, что более важно, проблемным командам и лидерам. Эти люди не обязательно должны быть руководителями проектов или даже работать в вашей отрасли, они могут быть тренерами по баскетболу, генеральными директорами, классными руководителями, инженерами или модельерами.
«Наблюдение играет здесь ключевую роль», — отмечает доктор Эдингтон, — «С какими задачами ваш объект изучения справляется хорошо, а с какими — плохо?». Изучите действия других руководителей, а затем подумайте, что можно позаимствовать, чтобы сделать свой подход к работе более креативным и практичным.
Разработка и внедрение усовершенствованных методов работы с использованием инструментов Dropbox позволяет руководителям не просто выживать, а процветать. Простые и эффективные рабочие процессы — это реальность, и управление проектами не обязательно должно быть рутиной. Оно может быть удовольствием.
