I bravi project manager sono le star dietro le quinte di ogni organizzazione di successo. Potranno anche non occuparsi in prima persona dei lavori creativi che fanno divertire i clienti, ma si assicurano che vengano svolti bene, rispettando le scadenze e in maniera efficiente. Inoltre, riconoscono i problemi prima che si verifichino, creano unità altamente funzionali e aumentano i profitti dell'azienda.
Abbiamo chiesto a due esperti di gestione dei progetti e filosofia organizzativa di fornirci i loro migliori consigli per diventare project manager efficienti.
1. Favorisci i legami tra le persone
In quest'era asincrona fatta di uffici in remoto, membri del team e clienti possono sentirsi soli e isolati: niente più chiacchiere davanti alla macchinetta del caffè, aperitivi dopo il lavoro, né commenti sulle disavventure condivise. Perciò, uno dei tuoi compiti è quello di trovare occasioni per consolidare i legami tra i membri del team.
"Le relazioni personali sono un importante strumento per stringere legami negli ambienti collaborativi", dice la dott.ssa Barbara Edington, direttrice del Center of Excellence in Project Management e docente presso la facoltà di Gestione e tecnologia dell'informazione al St. Francis College. In Dropbox, ad esempio, i nostri autori organizzano un aperitivo virtuale il venerdì pomeriggio, in cui si raccontano com'è andata la settimana, parlano delle loro ultime letture, sorseggiano un drink e si rapportano tra loro come persone, anziché come colleghi.
E di chi è stata l'idea? Di un project manager.
Per comunicare con i clienti con un tocco personale, prova a inviare loro brevi video con informazioni sui progetti, aggiornamenti sullo stato e analisi retrospettive. Con Dropbox Capture, è un gioco da ragazzi. In questo modo i clienti potranno farsi un'idea della personalità e dello stile di ciascun membro del team.
2. Stabilisci un processo decisionale
I membri del team, i clienti e tutte le altre persone coinvolte porgono inevitabilmente delle domande; un buon project manager sa stabilire delle regole precise su come rispondere e su come prendere decisioni in generale.
Cornelius Fichtner, conduttore del Project Management Podcast, consiglia di avere "una struttura di governance che stabilisca quali decisioni possono essere prese dal responsabile di prodotto, quali devono essere assegnate al consiglio di amministrazione e quali allo sponsor del progetto".
"Capire chi prende determinate decisioni aiuta a creare maggiore fiducia", aggiunge. Per stabilire in modo univoco a chi spetta prendere la decisione finale, chi sono le persone coinvolte e in che misura, può essere utile affidarsi a un quadro decisionale DACI.
La dott.ssa Edington aggiunge: "Assicuratevi che il flusso di lavoro associato a ogni attività venga compreso da chi ne è responsabile". In poche parole: ognuno si occupi di ciò che gli compete.
3. Dai spazio ai rapporti individuali
La forza di un team si vede dal legame che unisce i vari membri. I leader devono impegnarsi a creare unità solide che valorizzino i punti di forza di ogni membro e compensino eventuali debolezze. A volte, ciò significa ridurre le dimensioni del team.
"I responsabili di progetto devono creare collaborazioni tra persone altamente qualificate anziché cercare di unirle in un unico grande team", spiega la dott.ssa Edington. Perché? Secondo l'esperta, ciò eviterebbe di oscurare i punti di forza delle singole persone e di far perdere, quindi, il senso di responsabilità.
Un diagramma di flusso può essere una buona soluzione per vedere in che modo l'esperienza di una persona può contribuire all'intero progetto e come si incastra con quella degli altri membri del team. Inoltre, chiamare le persone con il loro nome anziché parlare dei reparti in maniera generica rafforzerà il senso di responsabilità individuale e affidabilità. Nulla di più efficace di un complimento per avere l'attenzione di tutti!
4. Sviluppa un piano di controllo del traffico aereo
Pensa alle risorse necessarie per svolgere un progetto tipo: decine di documenti, immagini, video o wireframe. Un bravo project manager è in grado di visualizzare l'intero flusso di lavoro, assicurandosi che gli appaltatori abbiano apposto le firme al posto giusto, che il designer disponga delle risorse adeguate, che lo sviluppatore abbia i file corretti e che il direttore creativo possa revisionare il tutto al momento opportuno. La soluzione ideale sarebbe avere a disposizione un'unica piattaforma come Dropbox, da cui inviare i contratti per la firma elettronica, organizzare le risorse e trasferirle in modo sicuro.
5. Specializzati nella pianificazione e crea un programma generale
Tu sei il controllore del traffico aereo. In questo mondo di lavoro in remoto, è fondamentale saper operare in modo asincrono. I project manager devono essere a conoscenza degli orari di lavoro dei membri del team, sapere se i propri orari corrispondono a quelli dei colleghi giusti e tenere sotto controllo il quadro generale.
"Bisogna essere abili nella gestione dei progetti virtuali per saper leggere una stanza virtuale e capire come procede il lavoro", afferma Fichtner.
Essere al corrente degli orari di lavoro dei membri del team serve a evitare che la collaboratrice di Boston rimanga ad aspettare una risposta mentre il suo collega di Singapore sta già dormendo. Affidati ai prodotti giusti: con Dropbox, Mary di Boston può facilmente inserire un'annotazione in un file o registrare un video personalizzato che Brian di Singapore può visualizzare quando si sveglia. In questo modo, tutte le domande e risposte saranno raccolte in un'unica posizione e anche il loro manager nella sede di Los Angeles potrà esaminare il loro lavoro.
Quanto a te, potresti affidarti alla buona vecchia lavagna bianca per vedere a colpo d'occhio chi sta lavorando su quali contenuti e se ha già terminato. Vuoi farlo in maniera digitale? Prova a identificare ogni persona o attività con un colore. Inoltre, se è possibile, stabilisci un orario fisso in cui tutti i membri del team possono confrontarsi tra loro e fare domande.
6. Richiedi un feedback
Alla fine, un project manager è anche un leader emotivo, un consigliere, un amico, un coach e un responsabile che tiene tutto sotto controllo. Gli ingredienti del suo successo sono: la fiducia nel team, la tecnologia e gli strumenti.
Al contrario, affinché un team sia efficiente, è necessario che il project manager sia competente; il che implica che deve richiedere feedback al team e cercare sempre di migliorarsi.
"Richiedi un feedback individuale, non di gruppo", precisa la dott.ssa Edington. "Vai da ogni membro del team e chiedi: 'Come stai andando? Posso fare qualcosa per semplificarti il lavoro?'".
Secondo la dottoressa, avere una conversazione individuale anziché di gruppo fa sì che le persone si sentano a proprio agio nel dare un giudizio sincero. Creare uno spazio sicuro in cui ognuno è libero di esprimere la propria opinione migliora l'operatività del team in generale.
7. Impara dai migliori leader (e anche dai peggiori)
Qual è la figura di cui ammiri di più il lavoro? Osserva i team e i leader di successo, dedicando particolare attenzione a quelli disfunzionali. Non devono essere per forza project manager e nemmeno lavorare nel tuo settore; possono essere allenatori sportivi, CEO, insegnanti, ingegneri o stilisti.
"Osservare, osservare, osservare", consiglia la dott.ssa Edington. "In quali ambiti sono andati bene e in quali male?". Studia il loro lavoro e pensa a come imitarli per rendere il tuo team più creativo e proattivo.
Creando nuove abitudini, mettendole in pratica e usando gli strumenti offerti da Dropbox i project manager non si limiteranno solo a sopravvivere, ma potranno anche prosperare. Processi semplificati e flussi di lavoro efficienti non devono essere solo un'utopia, così come la gestione di progetto non deve essere un peso. Rendila piacevole.
