Los grandes gerentes de proyectos son las estrellas no anunciadas de toda organización exitosa. Los gerentes de proyectos pueden no ser los que hacen el trabajo creativo que hace sonreír a los clientes, pero se aseguran de que el trabajo se haga bien, a tiempo y de manera eficiente. Ven problemas antes de que se conviertan en problemas, construyen unidades altamente funcionales e impulsan el resultado final en todos los ámbitos.
Pedimos a dos expertos en gestión de proyectos y filosofía organizacional que compartieran sus mejores sugerencias para gerentes de proyectos altamente eficientes.
1. Consigue que la gente se una
En esta era asincrónica de oficinas remotas, los miembros del equipo y los clientes pueden sentirse aislados y solos. No hay una charla casual, no hay bebidas espontáneas después del trabajo, no se quejan por las manías compartidas de sus mascotas. Así que haz de tu trabajo construir tiempo para que el equipo se una.
“Las relaciones personales son un importante instrumento de vinculación en entornos colaborativos”, comenta la Dra. Barbara Edington, directora del Centro de Excelencia en Gestión de Proyectos y profesora del Departamento de Gestión y Tecnología de la Información del St. Francis College. En Dropbox, por ejemplo, nuestros escritores tienen una hora feliz virtual de viernes por la tarde. Hablan sobre sus semanas, comparten lo que están leyendo, beben un trago y se conectan como humanos, no como compañeros de trabajo.
¿De qué persona fue la idea? De un gerente de proyectos
Cuando se trata de involucrar a tus clientes con un toque personal, considera enviar videos breves con notas iniciales, actualizaciones de estado y post-mortems. (¡Dropbox Capture hace que sea fácil!) De ese modo, pueden tener una sensación de las personalidades y estilos de los miembros del equipo.
2. Establece un proceso de toma de decisiones
Inevitablemente surgen preguntas, desde el equipo, los clientes y todos los demás. Un buen gerente de proyectos establece reglas concretas en torno a cómo responderlas y cómo tomar decisiones en general.
Cornelius Fichtner, presentador del Podcast de Gestión de Proyectos, sugiere tener “una estructura de gobierno que diga: ‘Este tipo de decisiones las puede tomar el gerente de productos; este tipo de decisiones deben escalarse a una junta directiva; estas decisiones deben escalarse al patrocinador del proyecto’”.
“Comprender quién decide qué ayudará a construir confianza”, agrega. El uso de un marco DACI es una forma de establecer quién es el responsable de tomar la decisión final, así como quién está involucrado en qué nivel.
La Dra. Edington agrega: “Hay que asegurarse de que el flujo de trabajo asociado a cada tarea sea entendible para los individuos que son responsables de esas tareas”. (Leer: Permanece en tu carril.)
3. Céntrate en las conexiones individuales
Un equipo es tan bueno como los lazos entre miembros individuales. Los líderes deben trabajar para crear unidades fuertes que refuercen las fortalezas de los otros y cubran cualquier debilidad. A veces, eso significa marcar el tamaño del equipo.
“Los líderes de proyectos se deben centrar en la colaboración entre individuos altamente calificados en lugar de intentar mezclarlos en un ‘equipo’ grande”, explica la Dra. Edington. ¿Por qué? No se quiere minimizar las fortalezas de las personas, explicó, y, sobre todo, perder “el sentimiento de responsabilidad”.
Evalúa utilizar un diagrama de flujo para mostrar cómo la experiencia individual encaja en el proyecto general y se conecta con la experiencia de otros, utilizando los nombres de los miembros del equipo en lugar de departamentos genéricos para reforzar un sentido de responsabilidad individual y responsabilidad. (¡Nada como un poco de adulación para llamar la atención de todos!)
4. Elabora un plan de control de tránsito aéreo
Piensa en los recursos involucrados con un proyecto típico: podría haber docenas de documentos, imágenes, videos o gráficos. Un gerente de proyectos fantástico visualizará el flujo de trabajo, asegurándose de que los contratistas hayan firmado en la línea de puntos, que el diseñador tenga los recursos correctos, que el desarrollador tenga los archivos adecuados y que el director creativo pueda revisar todo en el momento oportuno. Idealmente, tienes una ventanilla única como Dropbox, donde puedes enviar contratos para firmas electrónicas, organizar recursos y transferirlos de forma segura.
5. Elabora una programación maestra y crea una
Eres el control del tránsito aéreo. En este mundo global de empleo remoto, es esencial poder trabajar de manera asincrónica. Los gerentes de proyecto deben entender cuándo están trabajando los miembros del equipo y si sus horas de trabajo se superponen con los compañeros de equipo adecuados, y vigilar el panorama general.
“Hay que ser experto en la gestión de proyectos virtuales, en poder leer una sala virtual y entender cómo va”, cuenta Fichtner.
Estar al tanto de los horarios garantizará que alguien en Boston no esté esperando una respuesta mientras su homólogo de Singapur está profundamente dormido. Los productos adecuados ayudarán: Dropbox facilita que Mary en Boston marque un archivo o incluya un video personalizado que Brian en Singapur pueda revisar cuando despierte. Es una forma de que todas las preguntas y respuestas vivan en un solo lugar, y que su gerente en Los Ángeles revise también su trabajo.
En cuanto a ti, considera una buena pizarra blanca anticuada para que puedas saber de un vistazo quién está trabajando en qué y si se hace. (¿Hacer esto digitalmente? Considera la codificación de colores). Y, si es posible, establecer un tiempo de reposo en el que todos puedan reunirse y formular preguntas.
6. Solicita comentarios
En resumidas cuentas, un gerente de proyectos —líder emocional, consejero, amigo, entrenador y gestor— mantiene todo junto. La confianza en su equipo, tecnología y herramientas alimenta su éxito.
Por el contrario, para que el equipo sea grande, el gerente de proyectos debe ser genial. Eso significa recibir comentarios de tu equipo e intentar mejorar de manera constante.
“Obtén comentarios de tu equipo de forma individual, nunca como grupo”, señala la Dra. Edington. “Ve a cada miembro del equipo y pregunta: ‘¿Cómo estoy?’ y ‘¿Cómo puedo hacer tu trabajo más fácil?’”
Conversar uno a uno en vez de un entorno grupal ayudará a garantizar que las personas se sientan cómodas dando comentarios honestos, comenta la Dra. Edington. Crear un espacio seguro para que la gente hable lo que cree también debería mejorar la funcionalidad general del equipo.
7. Estudia a los líderes superiores (y también a los de más bajo nivel)
¿De quién es el trabajo admiras? Echa un vistazo de cerca a los equipos y líderes exitosos y, lo que es más importantes, disfuncionales. No tienen que ser gerentes de proyectos ni siquiera en tu industria, sino que pueden ser entrenadores de básquetbol, directores ejecutivos, profesores de aula, ingenieros o diseñadores de moda.
“Observa, observa, observa”, dice la Dra. Edington. “¿En qué elementos les fue bien y qué hicieron mal?” Estudia su trabajo, luego evalúa cómo puedes imitarlos para ayudar a tu equipo a ser creativo y orientado a la acción.
Al crear mejores hábitos, practicarlos y emplear las herramientas de Dropbox, los gerentes de proyectos pueden hacer más que sobrevivir: pueden prosperar. Los procesos más simples y los flujos de trabajo más eficientes no necesitan ser solo una quimera, y la gestión de proyectos no tiene que ser un quehacer. Haz que sea un placer.
