Les grands chefs de projet sont les héros méconnus des organisations prospères. Si on ne peut pas leur imputer l'aspect créatif du travail, ils veillent au bon déroulement des projets et au respect des délais. Ils détectent les problèmes en amont, mettent en place des unités hautement fonctionnelles et optimisent les résultats de l'ensemble de l'entreprise.
Nous avons demandé à deux experts en gestion de projet et en philosophie organisationnelle de nous faire part de leurs principaux conseils pour améliorer l'efficacité des chefs de projet.
1. Favorisez les liens entre les personnes
À une époque où tout se fait de manière asynchrone dans des bureaux à distance, les membres d'équipes et les clients peuvent se sentir isolés. Finis les discussions autour de la fontaine à eau et les verres après le travail. C'est à vous de dégager du temps pour que l'équipe puisse se retrouver et créer des liens.
“Les relations personnelles jouent un rôle important dans la création de liens au sein d'environnements collaboratifs”, explique le Dr Barbara Edington, directrice du centre d'excellence en gestion de projet et professeur au département de gestion et de technologie de l'information du Saint Francis College. Chez Dropbox, par exemple, nos rédacteurs ont l'habitude de se retrouver autour d'un happy hour virtuel le vendredi après‑midi. Ils discutent de la semaine écoulée, parlent de leurs lectures, prennent un verre et tissent des relations plus personnelles.
Qui a eu cette idée ? Un chef de projet.
Si vous voulez impliquer vos clients de façon plus personnelle, envoyez de courtes vidéos avec les notes de lancement, l'état d'avancement et les analyses post‑mortem des projets (un jeu d'enfant avec Dropbox Capture !). Ils se feront ainsi une idée de la personnalité et du style des membres de l'équipe.
2. Établissez un processus de prise de décision
Des questions surgissent inévitablement, de la part de l'équipe, des clients et de tous les autres intervenants. Un bon chef de projet établit des règles concrètes sur la manière d'y répondre et sur la prise de décision en général.
Cornelius Fichtner, animateur du podcast sur la gestion de projet, suggère de mettre en place une structure de gouvernance qui stipule quelles décisions peuvent être prises par le responsable produit, par un conseil d'administration ou par le commanditaire du projet.
“Comprendre qui décide de quoi aidera à instaurer la confiance”, ajoute‑t‑il. L'utilisation d'un cadre DACI permet de désigner la personne responsable de la décision finale et les personnes impliquées à différents niveaux.
Le Dr Edington précise : “Assurez‑vous que les personnes chargées de chaque tâche comprennent de façon claire les responsabilités qui leur incombent”. Autrement dit : tenez-vous-en à vos responsabilités.
3. Concentrez‑vous sur les liens entre individus
La qualité d'une équipe dépend des liens qui unissent ses membres. Les responsables doivent s'efforcer de constituer des unités solides qui réaffirmeront les forces de chacun et pallieront les faiblesses éventuelles. Parfois, cela passe par la réduction de la taille de l'équipe.
“Les chefs de projet doivent avoir la volonté de faire collaborer des personnes hautement qualifiées plutôt que constituer à tout prix une seule grande équipe”, explique le Dr Edington. Pourquoi ? Il ne faut pas minimiser les points forts des individus, a‑t‑elle expliqué, et ainsi perdre la notion “de sentiment de responsabilité”.
Vous pouvez utiliser un organigramme pour montrer comment une expertise personnelle s'intègre au projet global et se relie à l'expertise d'autres personnes. Employez les noms des membres de l'équipe plutôt que des noms de département génériques pour renforcer le sens de la responsabilité de chacun. (Rien de tel qu'un peu de flatterie pour capter l'attention de tout le monde !)
4. Élaborez un plan de contrôle du trafic aérien
Pensez au nombre de ressources que peut comprendre un projet classique : des dizaines de documents, d'images, de vidéos ou de maquettes. Un excellent chef de projet visualisera le workflow et fera en sorte que les sous‑traitants ont bien signé les documents, que le concepteur dispose des bonnes ressources, que le développeur a les bons fichiers et que le directeur de la création pourra tout réviser dans les délais. Dans l'idéal, vous disposez d'un emplacement centralisé comme Dropbox pour envoyer des contrats à signer électroniquement, organiser les ressources et les transférer de façon sécurisée.
5. Établissez un schéma directeur
Vous êtes le contrôle du trafic aérien. Dans ce monde globalisé où le travail à distance est devenu la norme, il est essentiel de pouvoir travailler de manière asynchrone. Les chefs de projet doivent connaître les horaires de travail de tous les membres de l'équipe et savoir s'ils coïncident avec ceux des collègues, sans jamais perdre de vue la situation d'ensemble.
“Il faut savoir gérer un projet virtuel, être capable de lire une salle virtuelle et comprendre comment elle se déroule”, explique Cornelius Fichtner.
La maîtrise des plannings permet d'éviter qu'une personne résidant à Boston attende en vain une réponse pendant les heures de sommeil de son homologue de Singapour. Vous pouvez pour cela vous appuyer sur les bons produits : grâce à Dropbox, Mary à Boston peut facilement annoter un fichier ou inclure une vidéo personnalisée que Brian à Singapour pourra examiner à son réveil. C'est un moyen efficace de centraliser toutes les questions et les réponses, et de permettre à leur responsable à Los Angeles de réviser leur travail.
Quant à vous, pensez au bon vieux tableau blanc qui vous permettra de savoir en un coup d'œil qui travaille sur quoi et si le travail est terminé. (Vous utilisez le numérique ? Utilisez un code couleur.) Et, si c'est possible, fixez une heure à laquelle tout le monde peut se présenter et poser des questions.
6. Demandez du feedback
En fin de compte, c'est sur les épaules du chef de projet que tout repose. Le succès de sa mission dépend de la confiance au sein de l'équipe, des technologies et des outils utilisés.
Pour que l'équipe soit performante, le chef de projet doit faire preuve de qualités incontestables. Cela veut dire recevoir des commentaires de la part de votre équipe et essayer constamment de vous améliorer.
“Demandez à votre équipe de vous adresser ses commentaires individuellement, jamais en groupe”, indique le Dr Edington. “Allez voir chaque membre de l'équipe et demandez‑leur comment vous vous en sortez et comment vous pouvez faciliter leur travail.
“Le fait de discuter en tête‑à‑tête plutôt qu'en groupe favorise la sincérité, parce que les personnes se sentent plus à l'aise”, explique le Dr Edington. Aménager un lieu sûr dans lequel les gens peuvent dire ce qu'ils pensent permettra également d'améliorer le fonctionnement général de l'équipe.
7. Étudiez les grands leaders (et les mauvais aussi)
Quels sont les leaders dont vous admirez le travail ? Examinez attentivement les équipes et les leaders performants et, plus important encore, ceux qui sont dysfonctionnels. Il ne s'agit pas forcément de chefs de projet, et vous pouvez aussi envisager un autre secteur d'activité que le vôtre. Penchez‑vous sur des entraîneurs de basket‑ball, des PDG, des enseignants, des ingénieurs ou des créateurs de mode.
“Observez, observez et observez”, déclare le Dr Edington. “Qu'est‑ce qu'ils ont fait de bien et qu'est‑ce qui pourrait être amélioré ?” Étudiez leur travail, puis voyez comment les imiter pour renforcer la créativité et la réactivité de votre équipe.
En prenant de meilleures habitudes, en les mettant en pratique et en utilisant les outils Dropbox, le succès sera au rendez‑vous pour les chefs de projet. Des processus plus simples et des workflows plus efficaces ne doivent pas être une chimère, et la gestion de projet ne doit pas être une corvée. Ce doit être un plaisir.
