เมื่อคุณอยู่ในทีมการตลาดโซเชียลมีเดียขนาดเล็กหรือทีมอาจมีแค่คุณคนเดียว วิธีการที่คล่องตัวในการอัปโหลดและจัดระเบียบเนื้อหาแคมเปญเป็นมากกว่าแค่มีเผื่อไว้ ซึ่งอาจเป็นความแตกต่างระหว่างโปรเจ็กต์ที่เกิดความเสียหายกับโปรเจ็กต์ที่ดำเนินไปอย่างกลมกลืน (สัมพันธ์กัน)
หากไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสม คุณจะต้องวุ่นวายกับหลักการตั้งชื่อ ประเภทไฟล์ และสิทธิ์การแบ่งปัน เพื่อนร่วมงานของคุณจะสร้างปัญหาให้คุณด้วยฟุตเทจจากกิจกรรมล่าสุด และคุณจะใช้เวลาหลายวันในการกำหนดชื่อไฟล์ให้เป็นมาตรฐาน แทนที่จะคิดวางแผนกลยุทธ์ทางโซเชียล การใช้เครื่องมือที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณมีหน้าหลักที่มีโครงสร้างและเป็นระเบียบเรียบร้อยสำหรับทุกเนื้อหาและทุกโปรเจ็กต์ โดยใช้เวลาล่วงหน้าอย่างจำกัดเพื่อให้ระบบทำงานแทนคุณ
คุณสมบัติการซิงค์และแบ่งปันไฟล์ (FSS) บน Dropbox รวมถึงการอัปโหลดรูปจากกล้อง แท็ก และระบบอัตโนมัติ สามารถนำความเป็นระเบียบและประสิทธิภาพมาสู่ทีมโซเชียลขนาดเล็กของคุณได้ ต่อไปนี้คือวิธีนำคุณสมบัติเหล่านี้ไปใช้เพื่อให้คุณกลับไปทำสิ่งที่ทำได้ดีที่สุด นั่นคือการสร้างและเชื่อมต่อ
การอัปโหลดรูปจากกล้อง: เพิ่มและตั้งชื่อเนื้อหาภาพของคุณอย่างรวดเร็ว
หากทีมของคุณถ่ายภาพหรือวิดีโอสำหรับโพสต์ทางโซเชียล Dropbox สามารถช่วยคุณนำเข้าโดยตรงจากโทรศัพท์หรือกล้องของคุณได้อย่างง่ายดาย และจัดระเบียบได้อย่างรวดเร็ว
เมื่อคุณเปิดการอัปโหลดรูปจากกล้องในแอป Dropbox บน iOS, Android หรือเดสก์ท็อป ไฟล์ที่คุณเลือกอัปโหลดจาก Camera Roll ของคุณจะถูกเพิ่มไปยัง Dropbox โดยอัตโนมัติ คุณจะพบไฟล์เหล่านี้ในโฟลเดอร์ชื่อ “การอัปโหลดรูปจากกล้อง” ซึ่งแสดงรายการตามลำดับเวลาเมื่อคุณจัดเรียงตามชื่อ
Dropbox จะตั้งชื่อไฟล์แต่ละไฟล์เป็น “ปปปป-ดด-วว ชช.นน.วว” ซึ่งเป็นวันที่และเวลาที่ถ่ายรูปภาพและจะช่วยให้คุณตั้งชื่อตามหลักได้ทันที วิธีการนี้ช่วยประหยัดเวลาเมื่อคุณมีเนื้อหาจำนวนมากมายให้จัดเรียง รวมทั้งยังสามารถย้ายรูปภาพและวิดีโอของคุณออกจาก "การอัปโหลดรูปจากกล้อง" ไปยังโฟลเดอร์อื่นได้ทุกเมื่ออีกด้วย
ระบบอัตโนมัติ: นำคำสั่งมาใช้ในโปรเจ็กต์การทำงานร่วมกัน
เราเพิ่งเปิดตัวระบบอัตโนมัติสำหรับไฟล์และโฟลเดอร์ที่จัดเก็บไว้ใน Dropbox ซึ่งสามารถช่วยจัดการโปรเจ็กต์ที่ไม่เป็นระเบียบได้
สมมติว่าสมาชิกในทีมหลายคนทั่วทั้งองค์กรกำลังมีส่วนร่วมในการจัดการเนื้อหาของแคมเปญโซเชียล คุณจะได้รับสำเนาจากทีมเนื้อหา อินโฟกราฟิกจากทีมออกแบบ และวิดีโอจากทีมประชาสัมพันธ์ หมดยุคแล้วที่คุณจะส่งแต่ละลิงก์ไปยังโฟลเดอร์ Dropbox ที่ใช้ร่วมกันให้กับทีม และได้แต่คาดหวังว่าทีมจะใช้ประเภทไฟล์ หลักการตั้งชื่อ และโฟลเดอร์ย่อยที่คุณร้องขอในอีเมลที่สร้างขึ้นอย่างเชี่ยวชาญ
ในทางกลับกัน ให้ใช้ระบบอัตโนมัติของ Dropbox เพื่อตั้งกฎที่จัดเรียงเนื้อหาเป็นโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย แปลงไฟล์ สร้างมาตรฐานการตั้งชื่อไฟล์ และอื่นๆ อีกมากมาย เพื่อนร่วมงานของคุณสามารถอัปโหลดผลงานของตนเองอย่างง่ายดาย แล้วคุณก็ทราบว่าไฟล์ JPEG ทั้งหมดจะไปอยู่ในโฟลเดอร์ย่อย “รูปภาพ” สำเนาโซเชียลที่อัปเดตจะถูกจัดเรียงลงในโฟลเดอร์ย่อยเฉพาะตามวันที่อัปโหลด และไฟล์ทั้งหมดจะถูกเปลี่ยนชื่อตามระบบที่คุณเลือก
แท็ก: กำหนดโครงสร้างที่ค้นหาได้ให้กับไฟล์และโฟลเดอร์
คุณสมบัติใหม่อีกอย่างคือแท็ก ซึ่งคุณสามารถเพิ่มไปยังโฟลเดอร์ ไฟล์แต่ละไฟล์ หรือรายการจำนวนมากใน Dropbox ได้ เมื่อคุณเพิ่มแท็กลงในไฟล์หลายๆ ไฟล์ คุณจะสามารถค้นหาไฟล์ทั้งหมดได้อย่างง่ายดายโดยค้นหาแท็กนั้นในแถบค้นหาใกล้กับด้านบนของหน้า เพื่อนร่วมงานของคุณก็จะเห็นแท็กที่คุณเพิ่มเมื่อคุณแบ่งปันไฟล์หรือโฟลเดอร์ด้วยเช่นกัน ผู้ใช้ที่มีแผนบริการ Dropbox Professional หรือแผนบริการสำหรับทีมสามารถเพิ่มแท็กลงในไฟล์ได้โดยอัตโนมัติ เมื่อไฟล์เหล่านั้นถูกเพิ่มไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ
สมมติว่าเอเจนซี่ของคุณทำงานพร้อมกันในแคมเปญโซเชียลสำหรับลูกค้าผลิตภัณฑ์ดูแลผิว 3 ราย ทีมครีเอทีฟต้องการเพิ่มภาพถ่ายผลิตภัณฑ์หลายร้อยรูปไปยังบัญชี Dropbox ของทีม คุณก็สามารถกำหนดแท็กให้กับลูกค้าแต่ละรายได้ เพื่อที่ว่าเมื่อโปรแกรมแก้ไขรูปภาพอัปโหลดไฟล์จากการถ่ายภาพต่างๆ คุณจะทราบได้โดยอัตโนมัติว่าจะใช้ภาพถ่ายสำหรับแคมเปญใด
เนื่องจากแต่ละไฟล์สามารถติดแท็กได้สูงสุด 20 แท็ก คุณจึงสามารถจัดระเบียบเนื้อหารูปภาพเพิ่มเติมได้ด้วยรหัส UTM, Vanity URL หรือวิธีใดก็ได้ที่คุณเลือกเพื่อจัดหมวดหมู่แคมเปญ
การแบ่งปันไฟล์: สร้างสรรค์และทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น
เมื่อคุณทำงานเกี่ยวกับแคมเปญโซเชียลกับทีมเนื้อหาที่แยกจากกัน การค้นหา การแบ่งปัน และการเข้าถึงไฟล์ไม่ควรทำให้เกิดการกลับไปกลับมาไม่รู้จบบน Slack และอีเมล
คุณสามารถสร้าง Google เอกสาร, สไลด์ และชีตได้โดยตรงภายในโฟลเดอร์จากบัญชี Dropbox ของตนเอง ซึ่งจะให้สิทธิ์เข้าถึงแก่คนที่คุณแบ่งปันโฟลเดอร์ด้วยโดยอัตโนมัติ วิธีการนี้จะช่วยลดข้อความ "โปรดมอบสิทธิ์ให้ฉันเข้าถึง" อีเมลที่มีลิงก์ไปยังปฏิทินเนื้อหา และสเปรดชีตที่มีสำเนาโซเชียลซึ่งไม่มีใครสามารถแก้ไขได้เนื่องจากผู้สร้างเอกสารลาป่วย
Dropbox ยังทำให้การแบ่งปันไฟล์ประเภทอื่นๆ รวดเร็วและง่ายดายด้วย โดยเฉพาะไฟล์ขนาดใหญ่ คุณสามารถส่งไฟล์ขนาดใหญ่ให้กับทุกคนบนอุปกรณ์ใดก็ได้ สมมติว่าคุณกำลังแก้ไขไฟล์ PSD ในนามของลูกค้าที่ต้องการดูไฟล์ในรูปแบบ PDF คุณสามารถใช้ Dropbox เพื่อสร้างลิงก์แสดงตัวอย่างไปยังไฟล์ PSD ซึ่งจะอัปเดตอัตโนมัติหากมีคนในทีมของคุณแก้ไขไฟล์หลังจากที่ส่งไปแล้ว และยังสามารถหลีกเลี่ยงการสร้าง PDF ที่ไม่จำเป็นได้ด้วย
มีข้อดีอื่นๆ อีกไหม หากทีมแบรนด์ถ่ายไฟล์วิดีโอขนาดใหญ่ด้วยความละเอียดเช่น 4K หรือ 8K คุณก็สามารถอัปโหลดไปยัง Dropbox ได้อย่างราบรื่น กระบวนการอัปโหลดจะกลับมาดำเนินการต่อโดยอัตโนมัติหากตัดการเชื่อมต่อ Wi-Fi คุณสามารถอัปโหลดไฟล์ที่มีขนาดสูงสุด 2 TB โดยใช้แอป Dropbox สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่หรือแอปเดสก์ท็อป และส่งไฟล์วิดีโอให้เพื่อนร่วมงานของคุณได้โดยตรง
ให้ Dropbox ควบคุมภารกิจทางโซเชียลมีเดียของคุณ
ตามคำนิยามแล้ว การตลาดบนโซเชียลมีเดียต้องทำงานร่วมกับทีมหลายทีมในกำหนดเวลาที่กระชั้นชิดโดยมีการส่งมอบงานนับไม่ถ้วน คุณจะถูกขอให้สร้างแคมเปญที่รวมเนื้อหาหลายร้อยรายการใน Facebook, Instagram, TikTok, Twitter และ LinkedIn แล้วจะต้องทำให้ทันเวลา ถูกต้อง อีกทั้งแบ่งปันได้ ซึ่งเป็นงานยากที่จะจัดการสำหรับทุกคน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมแบบลีนที่อยู่ภายใต้ความกดดัน
คุณจะทำงานได้ดีและมีประสิทธิภาพมากที่สุดเมื่อคุณมีระบบที่ใช้งานได้เพื่ออัปโหลดและจัดระเบียบเนื้อหาโซเชียล แต่คุณไม่จำเป็นต้องแก้ปัญหาด้วยตัวเอง ทำให้ Dropbox เป็นฐานปฏิบัติการของทีม และใช้ประโยชน์จากเครื่องมือที่ช่วยลดความยุ่งยากให้กับแคมเปญที่สร้างสรรค์และวางแผนมาอย่างดี
เมื่อการดำเนินงานในแต่ละวันของทีมมีโครงสร้างและแผนที่ชัดเจนสำหรับวิธีจัดการแคมเปญตั้งแต่ต้นจนจบ คุณก็สามารถมุ่งเน้นไปที่ส่วนที่สนุกของงานได้ คุณมีแนวโน้มที่จะมองข้ามความคิดสร้างสรรค์และความมีชีวิตชีวาของการตลาดบนโซเชียลมีเดียน้อยลง และมีแนวโน้มที่จะจำได้ว่าทำไมคุณถึงเลือกทำในสิ่งที่คุณทำมากขึ้น
