若您待在小型社群媒體行銷團隊，或甚至是一人團隊中工作，擁有簡化的活動素材上傳和整理方法，往往不只有簡單的加分作用。這可能會決定一個專案的進行是亂無章法或相對協調。
如果沒有正確的工具，就會被命名慣例、檔案類型和共享使用權限淹沒。同事把最近活動的影片交給您之後，光是設定一致的檔案名稱就得花上數天時間，導致您無暇思考社群策略。但有了正確的工具，您就能結構嚴謹、井然有序地安放每份素材和專案，只要在前期投入一些時間熟悉系統即可。
Dropbox 的檔案同步和共享 (FSS) 功能，包括相機上傳、標籤和自動化作業，能讓您的小規模社群工作團隊更加整齊有效率。透過以下使用方法，您就能專心發揮所長，盡情創作並與人交流。
相機上傳：快速新增並命名您的視覺素材
如果您的工作團隊為社群貼文拍攝相片或影片，Dropbox 能協助您直接從手機或相機輕鬆匯入，並快速整理。
在 iOS、Android 或桌面 Dropbox 應用程式上開啟相機上傳功能後，您選擇從相機膠卷上傳的檔案就會自動新增至 Dropbox。您會在名為「相機上傳」的資料夾中找到檔案，只要按名稱排序，檔案就會依時間順序排列。
Dropbox 會依相片拍攝的日期和時間，將每個檔案命名為「YYYY-MM-DD HH.MM.SS」。這項立即性命名慣例能在為大量素材排序時幫您節省時間。您可隨時將相片和影片從「相機上傳」移至另一個資料夾。
自動化作業：讓協作專案井井有條
我們最近為 Dropbox 上儲存的檔案和資料夾推出自動化作業功能，幫助您處理亂無章法的專案。
假設組織內有多位工作團隊成員都正為社群活動提供素材，內容團隊提供複本，設計團隊提供資訊圖表，公關團隊則提供影片。您將共享 Dropbox 資料夾的連結一一傳送給他們，祈禱他們會乖乖沿用您在特意撰寫的電子郵件中，要求他們使用的檔案類型、命名慣例和子資料夾，這些都將成為過去式。
現在，您可以用 Dropbox 自動化作業設定規則，將素材分類至資料夾和子資料夾、轉換檔案，以及建立檔案命名標準等等。同事只要上傳提供的內容，您就知道每個 JPEG 檔都會進入「視覺效果」子資料夾，更新過的社群文案會依照上傳日期分類至特定子資料夾，每個檔案也都會根據您選擇的系統重新命名。
標籤：為檔案和資料夾賦予易於搜尋的結構
另一項新功能是標籤，您能將標籤新增至 Dropbox 的資料夾、個別檔案或大批項目中。將標籤新增至數個檔案後，只要在頁面頂端附近的搜尋列中搜尋該標籤，就能輕鬆找到這些檔案。分享檔案或資料夾時，您的同事也會看到您新增的標籤。擁有 Dropbox Professional 或工作團隊方案的使用者可以在檔案新增至特定資料夾時自動為檔案新增標籤。
假設您的行銷公司同時為三個護膚公司的客戶規劃社群活動。創意工作團隊想在您工作團隊的 Dropbox 帳戶中新增上百張產品照片。您可為每位客戶指派標籤，這樣相片編輯人員上傳不同次拍攝的檔案時，您就能自動得知這些相片適用的活動。
由於每個檔案最多能擁有 20 個標籤，您可進一步運用 UTM 編碼、虛名 URL 或幾乎任何您選擇的方式，來整理視覺素材並對活動進行分類。
檔案共享：流暢建立並協作
當您與獨立的內容工作團隊合作規劃社群活動時，不該因為要尋找、共享和存取檔案，而導致無止境的 Slack 和電子郵件往返。
您可直接在 Dropbox 帳戶的資料夾內建立 Google 文件、簡報和試算表，系統會自動為與您共用資料夾的對象提供存取權限。這麼做能免去要求權限的訊息、附帶內容行事曆連結的電子郵件，以及由於建立者請病假，根本沒有人可以編輯的社群文案試算表。
Dropbox 也能輕鬆快速地分享其他類型的檔案，尤其是大型檔案。您可透過任何裝置向任何人傳送大型檔案。假設您代表客戶處理 PSD 檔，而客戶想用 PDF 格式檢視。您可用 Dropbox 建立 PSD 檔案的預覽連結。只要工作團隊上有人在檔案傳送後進行編輯，該連結就會自動更新，您也不必額外建立不必要的 PDF 檔案。
還有什麼額外的好處？假使品牌工作團隊用 4K 或 8K 等解析度拍攝大型影片檔案，您仍可流暢將其上傳至 Dropbox。即使 Wi-Fi 中途斷線，上傳流程也會自動接續。您可使用 Dropbox 行動版或桌面應用程式上傳高達 2 TB 的檔案，並直接將影片檔案傳送給同事。
讓 Dropbox 成為您的社群媒體指揮中心
社群媒體行銷本來就需要在緊迫的截止期限內與許多工作團隊協同合作，並提供無數的交付成果。您舉辦的活動必須在 Facebook、Instagram、TikTok、Twitter 和 LinkedIn 上整合上百則內容，並讓這些內容符合時效、準確且可供分享。這對任何人來說都是艱鉅的任務，但對於壓力下人力精簡的工作團隊而言更是如此。
唯有具備能上傳並整理社群素材的有效系統，您才能以最高效率做出最佳表現。但要達成這樣的系統，您不必單打獨鬥。讓 Dropbox 成為工作團隊運作的基礎，善用工具來讓精心策畫的創新活動順暢進行。
當工作團隊的日常營運有條不紊，並對活動全程的管理有明確規劃時，您就能專注於工作中的樂趣。如此一來，您便能盡情揮灑社群媒體行銷的創意和活力，並時刻想起當初選擇這份工作的初心。
