Sie sind ein kleines Social-Media-Marketing-Team – vielleicht sogar Ihr eigenes Ein-Mann-Unternehmen? Dann ist eine verschlankte und optimierte Upload- und Organisationsmethode für Ihre Kampagnenmaterialien mehr als nur eine nette Spielerei. Sie kann das Rädchen im Getriebe sein, das entscheidet, ob Ihre Projekte im Chaos enden oder sich in (relativer) Harmonie entfalten.
Ohne die richtigen Tools versuchen Sie sich in einem Meer von Namenskonventionen, Dateiformaten und Freigabeberechtigungen über Wasser zu halten. Ihre Kollegen überhäufen Sie mit Foto- und Filmmaterial zu einem großen Event, und statt Social-Media-Strategien zu ersinnen, verbringen Sie nun Tage mit der Standardisierung von Dateinamen. Mit den richtigen Tools haben Sie ein strukturiertes, aufgeräumtes Zuhause, in dem jedes Asset, jeder Beitrag seinen Platz hat. Damit Ihr System für Sie funktioniert, müssen Sie kaum Zeit investieren.
Die FSS-Funktionen von Dropbox – Funktionen zum Synchronisieren und Freigeben von Dateien – einschließlich Kamera-Uploads, Tags und Automatisierung straffen und beschleunigen Sie Ihr kleines Social-Media-Team. Lassen Sie diese Funktionen für Sie arbeiten, damit Sie das tun können, was Sie lieben: Menschen kreativ verbinden.
Kamera-Uploads: Visuelle Assets schnell hinzufügen und benennen
Ihr Team hat unglaubliche Fotos und Videos für Ihre Beiträge in sozialen Netzwerken aufgenommen. Mit Dropbox können Sie diese nun einfach direkt vom Smartphone oder der Kamera importieren – und sie sofort organisieren.
Wenn Sie in der Dropbox-App auf Ihrem iOS-, Android- oder Desktop-Gerät Kamera-Uploads aktivieren, werden Aufnahmen, die Sie zum Hochladen auswählen, automatisch zu Dropbox hinzugefügt. Sie finden sie dort im Ordner „Kamera-Uploads“ in chronologischer Reihenfolge, wenn Sie nach Namen sortieren.
Dropbox benennt jede Datei nach Datum und Uhrzeit der Aufnahme im Format „JJJJJ-MM-TT HH:MM:SS“ – eine praktische Namenskonvention, die beim Durchsuchen großer Assetmengen viel Zeit spart. Die Fotos und Videos aus dem Ordner „Kamera-Uploads“ können Sie jederzeit in einen anderen Ordner verschieben.
Automatisierung: In einem Teamprojekt Ordnung schaffen
Seit Kurzem helfen Ihnen Automatisierungen für Ihre in Dropbox gespeicherten Dateien und Ordner, widerspenstige Projekte in den Griff zu bekommen.
Wie so häufig tragen mehrere Teammitglieder in Ihrem Unternehmen zu Ihrer neuen Social-Media-Kampagne bei. Sie erhalten Texte vom Content-Team, Infografiken vom Design-Team und Videos vom PR-Team. Vorbei sind jedoch die Zeiten, in denen Sie jedem von ihnen einen Link zum freigegebenen Dropbox-Ordner schicken und darauf hoffen mussten, dass sie sich an die Dateiformate, Namenskonventionen und Unterordner halten würden, die Sie ihnen in Ihrer E-Mail so detailliert beschrieben hatten.
Verwenden Sie stattdessen Dropbox-Automatisierung und legen Sie die Regeln für die Einordnung der Assets in Ordner und Unterordner, die Dateikonvertierung, die Festlegung von Dateinamensstandards und vieles mehr fest. Jetzt laden Ihre Kollegen ihre Beiträge einfach hoch, und Sie können sich darauf verlassen, dass jedes JPEG im Unterordner „Visuals“ landet, aktualisierte Social-Media-Texte nach Uploaddatum in bestimmte Unterordner sortiert werden und jede Datei nach dem von Ihnen festgelegten System umbenannt wird.
Tags: Durchsuchbare Struktur für Dateien und Ordner
Ein weiteres neues Feature sind Tags, die Sie Ordnern, einzelnen Dateien oder auch einer großen Anzahl von Elementen in Dropbox hinzufügen können. Dateien, die Sie mit einem Tag versehen haben, finden Sie sehr schnell wieder, indem Sie in der Suchleiste oben auf der Seite nach diesem Tag suchen. Auch Ihre Kollegen können die von Ihnen hinzugefügten Tags freigegebener Dateien oder Ordner sehen. Nutzer mit Dropbox Professional oder Team-Abos können Dateien beim Hinzufügen zu bestimmten Ordnern automatisch mit Tags versehen.
Angenommen, Ihre Agentur arbeitet gleichzeitig an Social-Media-Kampagnen für drei Kunden, die Hautpflegeprodukte vertreiben. Das Kreativteam Ihrer Agentur möchte mehrere Hundert Produktfotos zum Dropbox-Konto Ihres Teams hinzufügen. Sie könnten jedem Kunden ein Tag zuweisen. Wenn Ihr Fotoredakteur nun die getaggten Dateien verschiedener Fotoshootings hochlädt, wissen Sie automatisch, für welche Kampagne die einzelnen Fotos vorgesehen sind.
Da eine Datei bis zu 20 Tags haben kann, können Sie Ihr Fotomaterial weiter kategorisieren, zum Beispiel nach UTM-Code, URL oder beliebigen anderen Aspekten, nach denen Sie Ihre Kampagnen ohnehin strukturieren würden.
Dateifreigabe: Nahtlose Erstellung und Zusammenarbeit
Wenn Sie gemeinsam mit einem externen Content-Team an einer Social-Media-Kampagne arbeiten, sollte die Suche nach Dateien, deren Austausch und der Zugriff darauf nicht auf umständliche Erklärungen über Slack und E-Mail angewiesen sein.
In Dropbox können Sie stattdessen direkt in einem Ordner unter Ihrem Dropbox-Konto Google Docs, Tabellen und Präsentationen erstellen, auf die jede Person, für die der Ordner freigegeben ist, automatisch Zugriff erhält. Dadurch vermeiden Sie Nachfragen nach Zugriff, E-Mails mit Links zu Content-Kalendern und Tabellen mit Social-Media-Entwürfen, die keiner bearbeiten kann, weil der Verfasser krank ist.
Darüber hinaus erleichtert Dropbox auch die gemeinsame Nutzung anderer Dateiformate, insbesondere großer Dateien. Sie können große Dateien versenden, ganz egal, an wen und von welchem Gerät aus. Angenommen, Sie arbeiten im Auftrag eines Kunden an einer PSD-Datei, deren endgültige Version Sie dem Kunden im PDF-Format liefern sollen. Für dieses Projekt können Sie einen Dropbox-Link zu einer Vorschau der PSD-Datei erstellen, der automatisch aktualisiert wird, wenn die Datei nach dem Versand des Links von Ihrem Team bearbeitet wird. Sie vermeiden dadurch die unnötige Erstellung von PDF-Dateien noch unfertiger Dateiversionen.
Sind Sie bereit für ein weiteres Plus? Wie wäre es hiermit: Auch große Videodateien, die beispielsweise Ihr Branding-Team in Auflösungen von 4K oder 8K produziert, können Sie nun unterbrechungsfrei auf Dropbox hochladen. Falls Ihr WLAN ausfällt, wird der Uploadprozess automatisch fortgesetzt, sobald die Verbindung wieder steht. Mit der Dropbox-App für Mobilgeräte oder Desktop-Apps können Sie Dateien mit einer Größe von bis zu 2 TB hochladen und die Videodateien direkt an Ihre Kollegen senden.
Machen Sie Dropbox zu Ihrem Kontrollzentrum für soziale Medien
Per Definition setzt Marketing in sozialen Netzwerken Zusammenarbeit zwischen mehreren Teams bei extrem straffen Fristen und unzähligen Teillieferungen voraus. Ihr Auftrag lautet, Kampagnen zu erstellen, die Hunderte von Inhalten auf Facebook, Instagram, TikTok, Twitter und LinkedIn umfassen – und dies schnell, perfekt und teilbar. Das ist ein beachtlicher Auftrag, insbesondere für kleine Teams unter Zeit- und Kostendruck.
Mit einem System, mit dem Sie Ihre Social-Media-Assets zuverlässig hochladen und strukturieren können, arbeiten Sie einfach besser und effizienter. Das müssen Sie sich aber nicht selbst erschaffen. Machen Sie Dropbox zur Operationsbasis Ihres Teams und nutzen Sie die Tools, die Ihnen den Weg für gut geplante, innovative Kampagnen ebnen.
Wenn die täglichen Abläufe in Ihrem Team stimmen und Sie einen klaren Plan für die Verwaltung Ihrer Kampagnen von den ersten Entwürfen bis zum publizierbaren Ergebnis haben, können Sie sich auf die Aspekte Ihrer Arbeit konzentrieren, die Sie wirklich lieben. So bleiben Sie am Puls der Kreativität und Dynamik des Social-Media-Marketings – und erinnern sich vermutlich auch wieder, warum Sie sich einst für diesen Beruf entschieden haben.
