Als je deel uitmaakt van een klein marketingteam voor sociale media, misschien zelfs een eenmansteam, is een gestroomlijnde methode voor het uploaden en organiseren van campagnemiddelen meer dan alleen maar leuk om te hebben. Het kan het verschil zijn tussen chaotische projecten en projecten die zich in (relatieve) harmonie ontvouwen.
Zonder de juiste tools kom je om in de naamgevingsconventies, bestandstypen en machtigingen voor delen. Je collega's zadelen je op met beelden van een recent evenement en je bent dagen bezig met het standaardiseren van bestandsnamen in plaats van het bedenken van strategieën voor sociale media. Met de juiste tools beschik je over een gestructureerde, opgeruimde omgeving voor elk bedrijfsmiddel en project, met een beperkte investering vooraf om je systeem aan jouw werkwijze aan te passen.
Met functies voor bestandssynchronisatie en delen op Dropbox, waaronder camera-uploads, tags en automatisering, kun je voor orde en efficiëntie zorgen in je kleine team voor sociale media. Hier lees je hoe je ze kunt gebruiken, zodat je weer kunt doen waar je goed in bent: materiaal produceren en contact leggen.
Camera-uploads: snel je visuele middelen toevoegen en benoemen
Als je team foto's of video's maakt voor sociale posts, kan Dropbox je helpen deze eenvoudig rechtstreeks vanaf je telefoon of camera te importeren en snel te ordenen.
Wanneer je camera-uploads inschakelt in de Dropbox-app op iOS, Android of je desktop, worden bestanden die je wilt uploaden vanuit je camerarol automatisch toegevoegd aan Dropbox. Je vindt ze in een map genaamd Camera-uploads, in chronologische volgorde als je ze op naam sorteert.
Dropbox geeft elk bestand een naam met de indeling JJJJ-MM-DD UU.MM.SS (de opnamedatum en -tijd van de foto). Zo krijg je meteen een naamgevingsconventie die tijd bespaart wanneer je een heleboel items hebt om door te spitten. Je kunt je foto's en video's op elk gewenst moment uit Camera-uploads naar een andere map verplaatsen.
Automatisering: orde scheppen in een samenwerkingsproject
We hebben onlangs automatiseringen uitgerold voor bestanden en mappen die zijn opgeslagen in Dropbox en die kunnen helpen een chaotisch project op orde te brengen.
Stel, meerdere teamleden in de hele organisatie leveren materialen voor een socialemediacampagne. Je krijgt tekst van het materiaalteam, infographics van het ontwerpteam en video van het PR-team. Eindelijk hoef je niet meer naar elk team een link naar een gedeelde Dropbox-map te sturen en je vingers te kruisen in de hoop dat ze de bestandstypen, naamgevingsconventies en submappen zouden gebruiken w waar je in je zorgvuldig opgestelde e-mail om had gevraagd.
Gebruik in plaats daarvan Dropbox-automatisering om regels in te stellen die materialen sorteren in mappen en submappen, bestanden converteren, standaarden voor bestandsnaamgeving vaststellen en nog veel meer. Je collega's kunnen eenvoudig hun bijdragen uploaden en daarbij weet je dat elke JPEG in de submap Visuele elementen terechtkomt, bijgewerkte teksten voor sociale media worden gesorteerd in specifieke submappen op uploaddatum en elk bestand wordt hernoemd volgens het systeem dat je hebt gekozen.
Tags: een doorzoekbare structuur toevoegen aan bestanden en mappen
Een andere nieuwe functie zijn tags, die je kunt toevoegen aan mappen, individuele bestanden of een grote reeks items in Dropbox. Wanneer je een tag aan meerdere bestanden toevoegt, kun je ze allemaal eenvoudig vinden door naar die tag te zoeken in de zoekbalk bovenaan de pagina. Je collega's zien ook de tags die je hebt toegevoegd wanneer je het bestand of de map deelt. Gebruikers met een Dropbox Professional- of teamabonnement kunnen automatisch tags toevoegen aan bestanden wanneer die bestanden aan een specifieke map worden toegevoegd.
Stel dat je bureau voor drie huidverzorgingsklanten tegelijkertijd aan socialemediacampagnes werkt. Het advertentiemateriaalteam wil honderden productfoto's toevoegen aan het Dropbox-account van je team. Je kunt aan elke klant een tag toewijzen, zodat wanneer de foto-editor bestanden van verschillende shoots uploadt, je automatisch weet voor welke campagne je ze gaat gebruiken.
Aangezien elk bestand tot 20 tags kan bevatten, kun je visuele middelen verder ordenen op basis van UTM-code, vanity-URL of hoe je je campagnes dan ook hebt gecategoriseerd.
Bestanden delen: naadloos materiaal produceren en samenwerken
Wanneer je met een apart materiaalteam aan een socialemediacampagne werkt, mag het vinden, delen en openen van bestanden niet leiden tot eindeloos over en weer communiceren via Slack en e-mail.
Je kunt Google-documenten, -presentaties en -spreadsheets rechtstreeks in een map in je Dropbox-account maken en automatisch toegang geven aan iedereen met wie je de map hebt gedeeld. Dat vermindert het aantal 'geef me alsjeblieft toegang'-berichten, e-mails met links naar materiaalkalenders en spreadsheets met materiaal voor sociale media die niemand kan bewerken omdat de maker ervan ziek is.
Met Dropbox kun je snel en eenvoudig andere soorten bestanden delen, vooral grote bestanden. Je kunt grote bestanden verzenden naar iedereen op elk apparaat. Stel dat je aan een psd-bestand werkt namens een klant die het in pdf-indeling wil zien. Je kunt Dropbox gebruiken om een voorbeeldlink naar het psd-bestand te maken die automatisch wordt bijgewerkt als iemand in je team het bewerkt nadat het is verzonden. Zo hoef je geen onnodige pdf te maken.
Nog een voordeel? Als het merkteam grote videobestanden maakt in resoluties zoals 4K of 8K, kun je deze naadloos uploaden naar Dropbox. Het uploadproces wordt zelfs automatisch hervat als je wifi wegvalt. Je kunt bestanden tot 2 TB uploaden met de Dropbox-app voor mobiel of desktop en de videobestanden rechtstreeks naar je collega's verzenden.
Dropbox als commandocentrum voor sociale media
Marketing via sociale media vereist per definitie samenwerking met meerdere teams die zich moeten houden aan strakke deadlines met talloze deliverables. Je wordt gevraagd om campagnes te bouwen met honderden stukjes materiaal op Facebook, Instagram, TikTok, Twitter en LinkedIn, en om ze actueel, nauwkeurig en deelbaar te maken. Dat is voor iedereen een flinke klus, maar vooral voor kleine teams die onder druk staan.
Je levert je beste, meest efficiënte werk als je een werkend systeem hebt om materiaal voor sociale media te uploaden en te organiseren. Gelukkig hoef je dat niet zelf op te lossen. Maak van Dropbox de uitvalsbasis voor je team en maak gebruik van de tools die de weg effenen voor goed geplande, innovatieve campagnes.
Als de dagelijkse werkzaamheden van je team gestructureerd zijn, met van begin tot eind duidelijke plannen voor het beheer van een campagne, kun je je richten op de leukere aspecten van het werk. Je verliest minder snel de creativiteit en levendigheid van socialemediamarketing uit het oog en houdt makkelijker voor ogen waarom je dit werk hebt gekozen.
