Saat Anda berada di tim pemasaran media sosial yang kecil – bahkan mungkin tim yang hanya berisi satu orang—metode yang disederhanakan untuk mengunggah dan mengatur aset kampanye bersifat lebih dari sekadar hal yang menyenangkan untuk dimiliki. Ini bisa menjadi perbedaan antara proyek yang kacau dan proyek yang terselesaikan dengan teratur.
Tanpa alat yang tepat, Anda akan disibukkan dengan konvensi penamaan, jenis file, dan izin berbagi. Kolega akan membebani Anda dengan cuplikan dari acara terbaru ini dan Anda akan menghabiskan waktu berhari-hari untuk membuat standar nama file alih-alih menginisiasi strategi sosial. Dengan alat yang tepat, Anda akan memiliki ruang yang terstruktur dan rapi untuk setiap aset dan proyek—dengan investasi waktu di awal yang terbatas untuk membuat sistem Anda bekerja otomatis.
Fitur sinkronisasi dan berbagi file (FSS) di Dropbox, termasuk unggahan kamera, tag, dan otomatisasi, dapat menertibkan dan efisiensi tim sosial kecil Anda. Berikut adalah cara menggunakannya sehingga Anda dapat kembali ke hal terbaik yang Anda lakukan: membuat dan menghubungkan.
Unggahan kamera: Tambahkan dan beri nama aset visual Anda dengan cepat
Jika tim Anda mengambil foto atau video untuk postingan sosial, Dropbox dapat membantu Anda untuk mengimpornya langsung dari ponsel atau kamera—dan mengaturnya dengan cepat.
Saat Anda mengaktifkan unggahan kamera di aplikasi Dropbox di iOS, Android, atau desktop, file yang Anda pilih untuk diunggah dari rol kamera Anda akan otomatis ditambahkan ke Dropbox. Anda akan menemukannya di folder bernama "Unggahan Kamera", yang tercantum dalam urutan kronologis saat Anda mengurutkannya berdasarkan nama.
Dropbox akan menamai setiap file sebagai “YYYY-MM-DD HH.MM.SS”—ini menunjukkan tanggal dan waktu pengambilan foto—sehingga memberi Anda konvensi penamaan langsung yang menghemat waktu saat Anda memiliki banyak aset untuk disortir. Anda dapat memindahkan foto dan video dari "Unggahan Kamera" ke folder lain kapan saja.
Pengotomatisan: Menertibkan proyek kolaboratif
Kami baru-baru ini meluncurkan otomatisasi untuk file dan folder yang disimpan di Dropbox yang dapat membantu menyelesaikan proyek yang sulit diatur.
Katakanlah beberapa anggota tim di seluruh organisasi menyumbangkan aset untuk kampanye sosial. Anda akan mendapatkan salinan dari tim konten, infografis dari tim desain, dan video dari tim PR. Lewatlah sudah hari-hari ketika Anda mengirimi mereka masing-masing tautan ke folder Dropbox bersama dan berharap mereka akan menggunakan jenis file, konvensi penamaan, dan subfolder yang Anda minta di email Anda yang dibuat dengan ahli.
Alih-alih, gunakan otomatisasi Dropbox untuk menetapkan aturan yang mengurutkan aset ke dalam folder dan subfolder, mengonversi file, menetapkan standar penamaan file, dan banyak lagi. Kolega Anda cukup mengunggah kontribusi mereka, dan Anda akan tahu bahwa setiap JPEG akan berakhir di subfolder "Visual", salinan sosial yang diperbarui akan diurutkan ke dalam subfolder tertentu berdasarkan tanggal pengunggahan, dan setiap file akan diganti namanya sesuai dengan sistem yang telah Anda pilih.
Tag: Berikan struktur yang dapat dicari ke file dan folder
Fitur baru lainnya adalah tag, yang dapat Anda tambahkan ke folder, file individual, atau sejumlah besar item di Dropbox. Saat menambahkan tag ke beberapa file, Anda dapat dengan mudah menemukan semuanya dengan mencari tag tersebut di bilah pencarian di dekat bagian atas halaman. Kolega Anda juga akan melihat tag yang telah Anda tambahkan saat membagikan file atau folder. Pengguna dengan paket Dropbox Professional atau tim dapat secara otomatis menambahkan tag ke file saat file tersebut ditambahkan ke folder tertentu.
Katakanlah agensi Anda secara bersamaan mengerjakan kampanye sosial untuk tiga klien perawatan kulit. Tim kreatif ingin menambahkan ratusan foto produk ke akun Dropbox tim Anda. Anda dapat menetapkan tag untuk setiap klien sehingga ketika editor foto mengunggah file dari jepretan yang berbeda, Anda akan secara otomatis mengetahui untuk kampanye mana Anda akan menggunakannya.
Karena setiap file dapat memiliki hingga 20 tag, Anda dapat mengatur lebih lanjut aset visual menurut kode UTM, URL cantik, atau hampir semua cara yang Anda pilih untuk mengategorikan kampanye.
Berbagi file: Buat dan berkolaborasi dengan lancar
Saat Anda mengerjakan kampanye sosial dengan tim konten terpisah, jangan sampai melakukan aktivitas mencari, berbagi dan mengakses file bolak-balik di Slack dan email.
Anda dapat membuat Google Docs, Slides, dan Sheets langsung di dalam folder di akun Dropbox Anda, yang secara otomatis memberikan akses kepada siapa pun yang menerima folder tersebut. Hal itu akan mengurangi pesan permintaan akses, email dengan tautan ke kalender konten, dan spreadsheet dengan salinan sosial yang tidak dapat diedit siapa pun karena pembuatnya sedang sakit.
Dropbox juga membuat berbagi jenis file lainnya, terutama yang berukuran besar, dengan cepat dan mudah. Anda dapat mengirim file besar ke siapa pun di perangkat apa pun. Katakanlah Anda sedang mengerjakan file PSD atas nama klien yang ingin melihatnya dalam format PDF. Anda dapat menggunakan Dropbox untuk membuat tautan pratinjau ke file PSD yang akan diperbarui secara otomatis jika ada orang di tim Anda yang mengeditnya setelah dikirim—dan Anda dapat melewatkan pembuatan PDF yang tidak perlu.
Kelebihan lainnya? Jika tim merek merekam file video besar dalam resolusi seperti 4K atau 8K, Anda dapat mengunggahnya ke Dropbox dengan lancar; proses pengunggahan akan dilanjutkan secara otomatis jika Wi-Fi Anda terputus. Anda dapat mengunggah file berukuran hingga 2 TB menggunakan aplikasi seluler atau desktop Dropbox dan mengirimkan file video langsung ke kolega Anda.
Jadikan Dropbox sebagai kendali misi media sosial Anda
Secara definitif, pemasaran media sosial membutuhkan kolaborasi dengan banyak tim dalam tenggat waktu yang ketat dan dengan hasil yang tak terhitung jumlahnya. Anda akan diminta untuk membuat kampanye yang menggabungkan ratusan konten di Facebook, Instagram, TikTok, Twitter, dan LinkedIn—dan membuatnya tepat waktu, akurat, serta dapat dibagikan. Itu adalah tugas yang berat bagi siapa pun, tetapi terutama bagi tim lean yang berada di bawah tekanan.
Anda akan melakukan pekerjaan terbaik dan paling efisien saat memiliki sistem yang berfungsi untuk mengunggah dan mengatur aset sosial. Namun, Anda tidak harus memikirkannya sendiri. Jadikan Dropbox sebagai basis operasi tim Anda, dan manfaatkan alat yang memuluskan jalan untuk kampanye inovatif yang terencana dengan baik.
Saat operasional harian tim Anda terstruktur, dengan rencana yang jelas tentang cara mengelola kampanye dari awal hingga akhir, Anda dapat berfokus pada bagian pekerjaan yang menyenangkan. Anda cenderung tidak melupakan kreativitas dan semangat pemasaran media sosial—dan cenderung lebih mengingat alasan Anda melakukan suatu hal.
