W przypadku małego zespołu marketingowego działającego w portalach społecznościowych (czasami takie zespoły są wręcz jednoosobowe) usprawnione przesyłanie i organizowanie zasobów kampanii jest czymś więcej niż tylko miłym dodatkiem. Tak naprawdę może to stanowić różnicę między projektami, w których panuje chaos, a tymi, które rozwijają się we względnej harmonii.
Bez odpowiednich narzędzi możesz się pogubić w konwencji nazewnictwa, typach plików i uprawnieniach do udostępniania. Twoi współpracownicy będą Cię zasypywać materiałami filmowymi z ostatnich wydarzeń, a Ty będziesz spędzać całe dnie na standaryzacji nazw plików, zamiast wymyślać strategie społecznościowe. Dzięki odpowiednim narzędziom zyskasz uporządkowane miejsce na wszystkie zasoby i projekty przy ograniczonej początkowej inwestycji czasu, aby system działał dla Ciebie.
Funkcje synchronizacji i udostępniania plików (FSS) w usłudze Dropbox, w tym przesyłanie z aparatu, tagi i automatyzacja, mogą zapewnić porządek i wydajność w małym zespole odpowiedzialnym za portale społecznościowe. Oto jak je wykorzystać, aby skupiać się na tym, co robisz najlepiej: tworzeniu i nawiązywaniu kontaktów.
Przesyłanie z aparatu: szybkie dodawanie i nazywanie zasobów wizualnych
Jeśli Twój zespół robi zdjęcia lub nagrywa filmy na potrzeby postów w serwisach społecznościowych, Dropbox pomoże Ci łatwo zaimportować te zasoby bezpośrednio z telefonu lub aparatu i szybko je uporządkować.
Po włączeniu funkcji przesyłania z aparatu w aplikacji Dropbox na system iOS lub Android albo komputer pliki wybrane do przesłania z rolki z aparatu zostaną automatycznie dodane do usługi Dropbox. Znajdziesz je w folderze o nazwie „Przesyłanie z aparatu”, wymienione w porządku chronologicznym, gdy posortujesz je według nazwy.
Dropbox nazwie każdy plik zgodnie ze schematem „RRRR-MM-DD GG.MM.SS” – to data i godzina wykonania zdjęcia – zapewniając konwencję nazewnictwa, która oszczędza czas, gdy masz mnóstwo zasobów do posortowania. Zdjęcia i filmy można w dowolnym momencie przenieść z folderu „Przesyłanie z aparatu” do innego miejsca.
Automatyzacja: porządek we wspólnym projekcie
Niedawno wprowadziliśmy automatyzację w przypadku plików i folderów przechowywanych w usłudze Dropbox, co pomoże w porządkowaniu niesfornych projektów.
Załóżmy, że wielu członków zespołu w całej organizacji przygotowuje zasoby do kampanii w portalach społecznościowych. Otrzymasz kopie od zespołu ds. treści, infografiki od zespołu projektowego oraz filmy od zespołu ds. PR. Dawno minęły czasy, gdy wysyłało się każdemu pracownikowi łącze do udostępnionego folderu Dropbox i trzymało kciuki w nadziei, że osoby te będą używać typów plików, konwencji nazewnictwa i podfolderów, które zostały przez Ciebie wskazane w fachowo przygotowanej wiadomości e-mail.
Zamiast tego możesz skorzystać z automatyzacji Dropbox, aby ustawić reguły sortowania zasobów w folderach i podfolderach, konwertowania plików, ustanawiania standardów nazewnictwa plików i nie tylko. Twoi współpracownicy mogą po prostu przesłać przygotowane przez siebie materiały, a Ty będziesz wiedzieć, że każdy plik JPEG trafi do podfolderu „Materiały wizualne”, zaktualizowane teksty postów do portali społecznościowa zostaną posortowane w określonych podfolderach według daty przesłania, a każdy plik zostanie przemianowany zgodnie z wybranym systemem.
Tagi: nadawanie plikom i folderom ułatwiającej szukanie struktury
Kolejną nową funkcją są tagi, które można dodawać do folderów, pojedynczych plików lub dużych partii elementów w usłudze Dropbox. Po dodaniu tagu do wielu plików można z łatwością znaleźć je wszystkie, wyszukując tag w pasku wyszukiwania u góry strony. Twoi współpracownicy również zobaczą dodane przez Ciebie tagi, gdy udostępnisz plik lub folder. Użytkownicy korzystający z taryfy Dropbox Professional lub taryfy dla zespołów mogą automatycznie dodawać tagi do plików, gdy te są dodawane do określonego folderu.
Załóżmy, że Twoja agencja pracuje jednocześnie nad kampaniami społecznościowymi dla trzech klientów z branży pielęgnacji skóry. Zespół kreatywny chce dodać setki zdjęć produktów do konta Dropbox zespołu. Do każdego klienta można przypisać tag, dzięki czemu po przesłaniu plików z różnych sesji zdjęciowych w edytorze zdjęć będzie wiadomo, w której kampanii zostaną wykorzystane.
Ponieważ każdy plik może mieć do 20 tagów, możesz dalej organizować zasoby wizualne według kodu UTM, adresu URL lub w dowolny sposób wybrany do kategoryzowania kampanii.
Udostępnianie plików: płynne tworzenie i współpraca
Kiedy pracujesz z oddzielnym zespołem ds. treści nad kampanią w portalach społecznościowych, znajdowanie, udostępnianie i uzyskiwanie dostępu do plików nie powinno wymagać ciągłych rozmów przez Slack i wiadomości e-mail.
Możesz tworzyć dokumenty, prezentacje i arkusze Google bezpośrednio w folderze na swoim koncie Dropbox, automatycznie dając dostęp każdemu, komu udostępnisz folder. Zmniejsza to liczbę wiadomości z prośbą o dostęp, wiadomości e-mail z łączami do kalendarzy treści oraz arkuszy kalkulacyjnych z tekstem postów do portali społecznościowych, których nikt nie może edytować, ponieważ ich twórca jest na zwolnieniu lekarskim.
Dropbox umożliwia również szybkie i łatwe udostępnianie innych rodzajów plików, zwłaszcza tych dużych. Możesz wysyłać duże pliki do każdego na dowolnym urządzeniu. Załóżmy, że pracujesz nad plikiem PSD w imieniu klienta pragnącego go zobaczyć go w formacie PDF. Możesz użyć usługi Dropbox, aby utworzyć łącze podglądu do pliku PSD, które będzie automatycznie aktualizowane, jeśli ktokolwiek z zespołu edytuje go po wysłaniu. W ten sposób unikniesz niepotrzebnego tworzenia pliku PDF.
Jaki jest kolejny plus? Jeśli zespół marki nagrywa duże pliki wideo w rozdzielczościach takich jak 4K lub 8K, możesz płynnie przesłać je do usługi Dropbox. Natomiast jeśli sieć Wi-Fi przestanie działać, proces przesyłania zostanie automatycznie wznowiony po odzyskaniu sygnału. Możesz przesyłać pliki o rozmiarze do 2 TB za pomocą aplikacji mobilnej lub komputerowej Dropbox i wysyłać pliki wideo bezpośrednio do współpracowników.
Zamień Dropbox w centrum kontroli portali społecznościowych
Z definicji marketing w portalach społecznościowych wymaga współpracy z wieloma zespołami w napiętych terminach z niezliczonymi rezultatami. Konieczne jest tworzenie kampanii obejmujących setki treści na takich portalach jak Facebook, Instagram, TikTok, Twitter czy LinkedIn, a także dbanie o ich aktualność, dokładność oraz możliwość ich udostępnienia. To trudne zadanie dla każdego, ale szczególnie dla zespołów będących pod presją.
Wykonasz najlepszą i najbardziej wydajną pracę, korzystając ze sprawnego systemu do przesyłania i organizowania zasobów do portali społecznościowych. Nie musisz jednak opracowywać go samodzielnie. Uczyń usługę Dropbox centrum operacyjnym swojego zespołu i korzystaj z narzędzi, które ułatwiają prowadzenie dobrze zaplanowanych, innowacyjnych kampanii.
Gdy codzienne zadania zespołu są ustrukturyzowane i obowiązuje jasny plan zarządzania kampanią od początku do końca, można skupić się na tej przyjemniejszej części pracy. Jest mniej prawdopodobne, że zapomnisz o kreatywności i żywotności marketingu w portalach społecznościowych, a także bardziej prawdopodobne, że będziesz pamiętać, dlaczego robisz to, co robisz.
